忙しいスケジュールに右往左往している人もいれば、楽にこなしている人もいます。
何が違うのでしょう？
何よりも、生産性の高い人は楽しげです。HICAによれば、生活に満足している人は最大12%も生産性に優れています。しかし、生産性の高い人には特徴的な習慣もあります。
生産性の高い人は、一般に他の人よりきちんとしています。机の上が整頓されていて、スケジュールが綿密なだけではありません。無駄な時間の省き方を知っているのです。最も重要なのは、ストレスの増加や混乱によって仕事の生産性を下げるような行動を取らないことです。
では、生産性の低い社員にありがちな行動とは何でしょう？
1. 先延ばし
この悪習慣は広く蔓延し、きっぱりやめるのは非常に困難です。しかし、今日やらなければ、明日の「やるべきことリスト」に入ることは間違いありません。先延ばしはやめて、今日済ませましょう。
2. すべての会議に出席
実際には15分の共同作業で済むことが、会議で1時間以上もかかることがよくあります。避けられない会議もありますが、不要なら欠席するか、早く要点に至るよう参加者を促しましょう。
3. スマホの奴隷
プッシュ通知をオンにしていても、すべてのメッセージにすぐ返答する必要はありません。緊急案件にのみSMSアラートを設定し、残りは決めた時間に処理しましょう。
4. 完璧主義
十分良ければ良いのです。生産性の低い社員は、プロジェクトや提案書の最終原稿をいつまでもいじる傾向にあります。改善可能な点は常にありますが、ある程度に達した後は、努力を続けてもそれほど変わらないものです。
5. 1時間単位で時間を計る
弁護士や会計士は分単位で時間を計測（料金を請求）します。時間は保存することも、後で取り戻すこともできません。人間にとって最も貴重なものです。1分1分を大切に使うよう、時間管理のテクニックを学びましょう。
6. 責任を取らない
生産性の高い人は、何の期限がいつなのか正確に把握しているだけではありません。自分のプロジェクトに責任感を持っています。約束は必ず果たしましょう。果たさなければ、結局、仕事が増えるのが普通です。自分の仕事には責任を持ってください。
7. 常に「はい」と答える
ときには押し返す必要があります。信頼できる人のふりをして、すべてに「はい」と言うのは簡単です。しかし、スピーディーに処理できないなら、仕事を抱え込むべきではありません。生産性の高い人は、断るべきときや手助けを求めるときを知っています。
8. 気持ちが分散している
生産性の低い社員は、複数のプロジェクトに手を出し、1つの作業に集中しません。最優先の仕事、つまりやらなければならない最も重要なことを、常に1つに絞りましょう。気持ちが分散すると、重要なことを見失う恐れがあります。
9. すべて記憶に頼る
人の脳は完璧ではありません。優先事項をすべて記憶するのではなく、紙に書くか、印刷すれば、わかりやすくなります。
10. 物を山積みにする
ちらっと見て、「後で」と積んだ書類はどんどん増えて行きます。減ることはありません。どんどん処理し、不要な紙はリサイクルしましょう。電子的なメッセージであれば、簡単な返事を書くか、タスクをスケジュールするか、読むと同時に対応することが重要です。
11. あきらめが悪い
生産性の低い社員は潮時を知りません。作業、会話、プロジェクトが時間や労力の無駄になると判断すれば、そこで終止符を打ち、リソースの流出を防ぐ必要があります。
生産性を高める秘訣
実は、スマートに働き、ワークライフバランスを維持するのがポイントです。DeskTimeの調査によれば、最も生産性の高い人が必ずしも最も長く働いているわけではありません。52分働いて17分休むなど、定期的な休憩も取っています。オフィスに緑を取り入れるのも有効です。クイーンズランド大学の研究によれば、植物を置くと生産性が15%向上します。
時間と労力を最大限に活用し、日常業務を楽にこなすテクニックは数多くあります。また、悪い習慣をやめ、職場と家庭の生活を改善しましょう。
