残念ながら不採用となった候補者への不採用通知は応募してくれた候補者への最後の対応で、企業のイメージを損なわない為にも極めて重要な採用活動です。
全ての候補者へ敬意を払い必ず連絡をするよう心がけましょう。将来的にお客様や取引先へ勤務する可能性もありますので企業ブランドに影響しないよう断り方には注意し、慎重な対応が必要です。
またタイミングの問題や大幅な募集定員を上回った為、惜しくも不採用になった有力人材には今後ポジションが空いたら連絡出来るように、予め了承を得ておき、友好関係を築いていくことも大切です。
不採用通知を重要視する理由:
① プロとしては勿論、候補者の時間と努力に敬意を示す
② 企業のマイナスイメージを与えないよう配慮が必要
③ 友好関係を築き、もう一度挑戦したい若しくは他者に薦めてもらえるようにする
④ ポジティブな経験は将来顧客として自社商品・サービスの購入へ繋がる
⑤ 人材パイプラインの構築、より良い人材の採用へ繋がる
＜不採用通知・メール文の例＞
（書類選考のみの場合）
件名：□□株式会社の選考結果について
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〇〇様
□□株式会社の△△と申します。
時下益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社(XXXX)求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。
つきましては、応募書類をもとに慎重に選考した結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくことになりました。
ご希望に添えず恐縮ですが、何卒ご了承下さいますようお願いいたします。
ご応募いただいたことに御礼申し上げると共に、略式ながらメールにて通知申し上げます。
末筆になりますが、〇〇様の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。
□□株式会社
（署名）
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（面接後の場合）
件名：□□株式会社の選考結果について
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〇〇様
□□株式会社の△△と申します。
時下益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。
このたびは弊社(XXXX)求人にご応募いただき、誠にありがとうございます。
つきましては、慎重に選考した結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくことになりました。
ご希望に添えず恐縮ですが、何卒ご了承下さいますようお願いいたします。
面接にお越しいただいたことに御礼申し上げると共に、略式ながらメールにて通知申し上げます。
末筆になりますが、〇〇様の今後益々のご活躍をお祈り申し上げます。
□□株式会社
（署名）
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不採用通知を書く時の必須ポイント：
① 面接の為に時間を割いてくれた事、応募してくれたことに感謝する
② 名前を言及することで、自動入力でないこと、個別に作成していると思える文面にする
③ 敬意を払い、言葉遣いもビジネス用語を使う
④ 簡潔にまとめる。
⑤ 不採用内容は厳密には言及しないようにし、言葉を選ぶ
⑥ 送付のタイミングは１週間以内を目安とする
不採用通知の書き方のアドバイスはお気軽にお問い合わせください。
