会社から内定通知が届いたときは、すぐに返答するのがマナーです。しかしメールや電話でどのように返答すればいいか、わからない人も多いのではないでしょうか。本記事では、内定承諾メールの送り方や電話でのやりとりのし方などについて解説します。
内定をもらうと、嬉しさのあまりすぐに内定を承諾したくなるかもしれませんが、承諾の前に注意が必要です。再度以下のポイントを確認しましょう。
入社後に「思っていた仕事と違う」といったギャップが生じないように、内定を承諾する前に労働条件や仕事内容を再度確認しておきましょう。
厚生労働省の「令和5年雇用動向調査結果の概況」によれば、離職する理由で多いのは、定年退職やその他の理由などを除くと、1位が人間関係で、続いて給料や労働条件の悪さが挙がっています。入社前に労働時間や休日などを確認しておくことが重要です。また、内定承諾の前に配属先を確認するなど、仕事内容もできる範囲で把握しておきましょう。
内定が決まった後であれば、よほどのことがないかぎり内定取り消しになることはありません。面接時に躊躇した質問も、このタイミングでしておきましょう。
内定を承諾することは、就職・転職活動の終了を意味します。オファー内容をしっかり見直し、十分に検討した上で内定承諾メールを送りましょう。
内定をもらった会社が第一志望ではない場合、すぐに内定を承諾する必要はありません。第一志望の結果を見てから判断するのも、一つの手です。内定を保留するときのメールの送り方は、後ほど紹介しますので、参考にしてください。
内定通知に対する返信の基本マナーを3つ紹介します。
内定通知への返信は、基本的には内定先の連絡手段に合わせましょう。一般的には電話で連絡を受けた場合は電話で、メールの場合はメールで返信します。
採用担当者に直接伝えたい場合は、メールでの連絡に電話で返しても構いません。また、電話で連絡した際に採用担当者が不在であれば、メールに替えることも可能です。その際は、「お電話を差し上げましたが、ご不在のようでしたのでメールにて失礼します」と書き添えるようにしましょう。
内定通知が届いたらなるべく早く返答しましょう。返答が遅くなると、会社側は内定通知が伝わっているかどうか心配になってしまいます。
内定を承諾するつもりでいた場合は、24時間以内の返信を心がけてください。保留や辞退の場合でも1週間以内が目安です。会社によっては承諾期限を定めているところもあります。
転職エージェントを通して転職活動を行っている場合は、一般的に転職エージェントから内定通知が来ます。そのため、内定への返答も転職エージェント宛てです。
転職エージェントは、選考だけでなく入社準備までサポートしてくれます。入社日の調節や返答の保留などの要望があれば、担当のエージェントに相談しましょう。
まずはメールで内定承諾する場合のメールの送り方を見ていきましょう。
内定承認メールを送るときの例文を3パターンご用意しました。それぞれについて見ていきましょう。
内定承諾のみの場合
【件名】Re: 選考結果のご連絡について
【本文】
〇〇〇〇株式会社
〇〇部 〇〇〇〇様
お世話になっております。
貴社の中途採用に応募いたしました、〇〇です。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
謹んで貴社の内定をお受けいたします。
これまでの経験を生かし、1日でも早く貴社で活躍できるように努めて参ります。
つきましては、今後の手続きについてお教えいただきたく存じます。
必要な書類などがあればお教えください。
これからもどうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
TEL：000-0000-0000
Email：××××××＠××××××.jp
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確認事項がある場合
【件名】Re: 選考結果のご連絡について
【本文】
〇〇〇〇株式会社
〇〇部 〇〇〇〇様
お世話になっております。
貴社の中途採用に応募いたしました、〇〇です。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
内定承諾を前向きに検討しております。
正式なお返事の前に、労働条件について確認させていただければと思っております。
つきましては、労働条件を書面にてご提示いただけないでしょうか。
ご多用のところ、大変恐縮ではございますがご検討いただけますと幸いです。
どうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
TEL：000-0000-0000
Email：××××××＠××××××.jp
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転職エージェントに返信する場合
【件名】Re: 選考結果のご連絡について
【本文】
株式会社〇〇〇〇エージェント
〇〇様
いつもお世話になっております、〇〇です。
株式会社✕✕の内定通知のご連絡をいただき、ありがとうございます。
この度は面接対策など様々なサポートをいただき、深く感謝しております。
株式会社✕✕の採用担当者様に、内定承諾する旨をお伝えいただけますでしょうか。
入社後に1日でも早く貢献できるよう努めて参ります。
つきましては、今後の手続きについてお教えいただきたく存じます。
必要な書類などがあればお教えください。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
（署名）
TEL：000-0000-0000
Email：××××××＠××××××.jp
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採用担当者にマイナスの印象を与えないためにも、以下の気をつけるポイントを見ていきましょう。
内定を承諾する場合は、明確に意思表示することが重要です。
「謹んで内定をお受けいたします」「内定を承諾します」のように伝え、「嬉しく思っております」など曖昧な表現は避けます。
内定を受けるかどうか決まっていない場合も、「前向きに検討しています」と検討中であることをはっきり伝えましょう。
内定を承諾する場合は、明確に意思表示することが重要です。
「謹んで内定をお受けいたします」「内定を承諾します」のように伝え、「嬉しく思っております」など曖昧な表現は避けます。
内定を受けるかどうか決まっていない場合も、「前向きに検討しています」と検討中であることをはっきり伝えましょう。
メールを送信する前には、必ず何度も読み直し、誤字脱字がないかチェックしてください。とくに尊敬語や謙譲語、二重表現などに注意しましょう。
また、見た目の読みやすさも大切です。改行が少なかったり、平仮名と漢字のバランスが悪かったりすると読みにくくなります。誤字脱字を確認する際に、併せてチェックしておきましょう。
メールの件名は変更せずに「Re:」をつけて返信します。採用担当者は、1日に多くのメールに目を通します。件名が変わってしまうと、何に対する返信メールなのかわかりにくくなってしまいます。件名を変えずに同じ話題のメールに返信することは、内定承諾メールに限らずビジネスマナーの基本です。
電話で内定承諾する場合は、担当者がその場にいるかどうかで対応が異なります。2つのパターンを見ていきましょう。
担当者との会話例
内定先の社員：「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇の〇〇でございます。」
内定者：「いつもお世話になっております。わたくし、内定通知をいただきました〇〇と申します。〇〇部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。」
内定先の社員：「内定者の〇〇さんですね。〇〇に代わりますので、少々お待ちください。」
採用担当者：「お待たせいたしました、〇〇です。」
内定者：「お世話になっております。わたくし、内定通知をいただきました〇〇と申します。今、お時間よろしいでしょうか」
採用担当者：「はい、大丈夫ですよ」
内定者：「先日は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。御社からの内定を謹んでお受けいたします。入社後に1日でも早く貢献できるように努力しますので、今後ともよろしくお願いいたします。」
採用担当者：「いえいえ、ありがとうございます。今後の流れなど詳細につきましては、後ほどメールにてご連絡させていただきます。」
内定者：「承知いたしました。ご連絡お待ちしております。お忙しいところ、ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。」
採用担当者：「こちらこそよろしくお願いいたします。〇〇様のご入社を社員一同、心待ちしております。それでは失礼いたします。」
内定者：「失礼いたします。」
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担当者が不在の場合
内定先の社員：「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇の〇〇でございます。」
内定者：「いつもお世話になっております。わたくし、内定通知をいただきました〇〇と申します。〇〇部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。」
内定先の社員：「大変申し訳ございません。ただいま、〇〇は席を外しております。」
内定者：「かしこまりました。改めてご連絡したいのですが、〇〇様は何時ごろお戻りになるでしょうか。」
内定先の社員：「16時ごろには戻ってくると思います。」
内定者：「承知いたしました。それでは16時半ごろに改めてご連絡させていだきます。よろしくお願いいたします。」
内定先の社員：「かしこまりました。それでは失礼いたします。」
内定者：「失礼いたします。」
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メールとは違い電話は、状況に合わせてその場で対応を判断しなければなりません。採用担当者が不在の場合も考えて、どちらにも対応できるようにしておきましょう。
電話をかける際は、時間帯に気をつけてください。営業時間内であっても、出退勤のタイミングやお昼休み、忙しい時間帯は避けるようにしましょう。
例えば、営業時間が8～17時の場合、10～11時や14～16時がおすすめの時間帯です。また、土日休みの会社であれば、月曜日の午前中や金曜日の午後が忙しくなる可能性があるため、避けたほうが無難です。
内定連絡の電話をするときは、相手や自分の声が聞き取れるように静かな場所から電話しましょう。連絡を受けてすぐに返事をすることは大切ですが、駅や人通りの多い場所は避けてください。万が一の情報漏れにも配慮し、できるだけ周りに人がいない場所が望ましいです。
電話をかける前にメモと筆記用具を用意してください。電話中に担当者の所属先・名前など必要な情報を、書き留めましょう。また、緊張して伝えるべき内容を忘れないため、事前にメモに書いておくことをおすすめします。
以下のような情報をメモしておき、聞いておくといいでしょう。
労働条件について
内定に関する書類の返送先や期限
入社までに準備するもの
今後のスケジュールについて
電話対応した人の名前
内定を保留したいときは、保留する理由と期間を伝えましょう。保留する理由は、他の会社の選考結果を見てから判断したいことを、素直に答えることが大切です。ただし、「第一志望の結果を待っている」などは応募先が第一志望ではないという意味になり、失礼な言い方に当たるため注意しましょう。
内定を保留し、辞退する場合でも指定した期間内に必ず伝えて下さい。事前に〇〇月〇〇日までに最終的な連絡をすることを伝えておき、指定した期間内に内定承諾するかどうかの返事をしましょう。
内定保留の伝え方に関しては、こちら「転職時に役立つ、内定保留の伝え方」の記事で詳しく紹介していますので、参考にしてください。
内定を辞退するときは、早めに会社へ連絡しましょう。内定承諾書を提出したあとでも辞退はできます。法律上は入社2週間前まで辞退が可能ですが、違法ではなくても入社ギリギリになって連絡すると迷惑がかかるので、できるだけ早い連絡を心がけましょう。
また、辞退を伝える場合はなるべく電話が好ましいです。直接電話で伝えることで誠意が伝わりやすくなります。内定をもらったことへのお礼の言葉や、辞退することへのお詫びの言葉も忘れずに伝えましょう。
内定に関するメールは、すぐに返答することがマナーです。他の会社の選考結果を待つ場合でも、その旨を伝えましょう。メールでも電話でも、感謝の気持ちを伝えることを忘れず、基本マナーを守って好印象を与えられるように心がけましょう。
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