Il est bon de se préparer aux questions générales d’entrevue — (comme « Quels sont vos points forts et vos points faibles? » ou « Pourquoi seriez-vous un bon candidat pour ce poste? »), mais il est encore plus important de se préparer à des questions pointues que le gestionnaire recruteur pourrait poser concernant les compétences et les traits de personnalité nécessaires au poste administratif que vous convoitez.Robert Half Canada peut vous aider grâce à une liste de questions d’entrevue qui risquent de vous être posées si vous êtes un candidat sérieux à un poste de soutien administratif.Questions d’entrevue auxquelles s'attendre pour un poste en soutien administratif:1. Qu’est-ce qui vous attire dans le travail de soutien administratif/de bureau?2. En général, que trouvez-vous le plus difficile dans le travail de soutien administratif/de bureau?3. Pourquoi croyez-vous être le candidat idéal pour ce poste administratif?4. Quelles technologies ou applications avez-vous utilisées dans vos emplois antérieurs en soutien administratif/de bureau? Avec lesquelles êtes-vous le plus à l’aise?5. Avec quels types de documents ou de rapports avez-vous déjà travaillé? Lesquels vous a-t-on déjà demandé de produire?6. Quelles étapes suivez-vous pour vous assurer que les documents que vous produisez sont exacts et ne contiennent pas d’erreurs?N’oubliez pas que l’entrevue est aussi l’occasion pour vous de poser des questions à l’employeur potentiel sur les tâches et le milieu de travail. Voyez comment évaluer une culture organisationnelle.7. Quel type de milieu de travail vous incite à vous surpasser?8. Avez-vous de l'expérience avec le télétravail? Si c’est le cas, comment avez-vous fait pour assurer un soutien adéquat même si vous étiez à l’extérieur du bureau?9. Que répondrait votre ancien employeur si on lui demandait votre point fort comme professionnel administratif?10. Quelle était la structure hiérarchique de vos emplois précédents en soutien administratif/de bureau?11. Avez-vous déjà relevé de plusieurs superviseurs en même temps? Si c’est le cas, comment parveniez-vous à concilier les priorités de chacun12. Le cas échéant, quelles interactions aviez-vous régulièrement avec vos collègues des autres services? Avec des supérieurs?Conseil :Pour les questions 11 et 12, une bonne façon de structurer votre réponse est de suivre ce modèle : identifiez la partie prenante, quel était le flux de communication, comment les priorités ont-elles été respectées. Abordez la question avec des faits plutôt qu'avec des émotions. Il ne faut jamais dire du mal des autres ou les blâmer, car cela peut donner l'impression que vous n'avez pas le sens du travail d'équipe. Vous cherchez votre prochaine opportunité? Parcourez les emplois administratifs13. Parlez-moi de votre expérience de travail avec la clientèle, les fournisseurs et le public.14. Parlez-moi du client – interne ou externe – le plus exigeant que vous ayez jamais rencontré. Comment avez-vous fait pour répondre à ses besoins?Conseil : Pour répondre à la question 14 et à d'autres questions similaires : utilisez des exemples spécifiques, définissez le défi rencontré de manière succincte, décrivez votre approche basée sur les solutions et faites preuve de professionnalisme dans la manière dont vous parlez d'une situation difficile. Votre capacité à être clair et concis dans votre réponse est ce que les responsables de l'entretien recherchent.15. Dans vos précédents emplois en soutien administratif/de bureau, avez-vous déjà été en conflit avec un membre plus expérimenté de l’équipe? Si c’est le cas, dites-moi comment vous avez géré cette situation.16. Que pensez-vous d’avoir d’autres employés sous votre responsabilité?17. Que pensez-vous de déléguer du travail à des collègues même si vous n’êtes pas leur supérieur immédiat?Arrêtez de vous remettre en question et de vous demander si vous avez réussi ou raté votre coup. Découvrez les 7 signes qui prouvent que l'entretien s'est bien passé.18. Parlez-moi d’un projet complexe qui vous a été confié. Comment l’avez-vous coordonné et comment avez-vous géré votre temps?
Conseil : Choisissez un projet sur lequel vous concentrer plutôt que d'utiliser plusieurs projets dont les multiples aspects pourraient être partagés avec le responsable de l'entretien. Préparez un projet à l'avance et décomposez-le en une explication simplifiée afin de ne pas être pris au dépourvu et éviter de divaguer. 19. Vu le rythme effréné et les imprévus qui caractérisent le travail de soutien administratif/de bureau, comment définissez-vous la priorité des tâches d’une journée de travail normale?20. Parlez-moi d’un projet administratif que vous avez réalisé et dont vous êtes fier.21. Parlez-moi d’un projet administratif dont vous étiez responsable et dont les échéances ou les livrables ont soudainement changé. Comment avez-vous géré la situation?Conseil : Les responsables d'entretien posent cette question pour évaluer la manière dont vous agissez sous la pression. Votre réponse doit refléter votre capacité d'adaptation. Pour toutes les questions d'entretien difficiles, n'oubliez pas de rester honnête et de souligner vos points forts dans la situation. 22. Pouvez-vous me donner des exemples de mesures que vous avez prises dans vos emplois administratifs précédents pour réduire les coûts, augmenter les revenus et accroître l’efficacité?23. Décrivez une situation où vous avez dépassé les attentes et offert un service à la clientèle exceptionnel.24. Au cours de la dernière année, qu’avez-vous fait pour améliorer vos compétences ou vos connaissances dans le domaine administratif?25. Quels traits de personnalités ou qualités sont nécessaires pour bien réussir dans un poste administratif?Ressources additionnellesComment répondre à la question « Pourquoi voulez-vous travailler chez nous?Comment parler de vos faiblesses lors d’une entrevueComment rédiger un courriel de remerciement après une entrevueEn préparant des réponses judicieuses à ces questions d'entretien administratif, les chercheurs d'emploi peuvent présenter leurs compétences en toute confiance et faire forte impression sur les employeurs potentiels. Un peu de préparation peut vous aider à décrocher le poste de vos rêves!Vous voulez plus de conseils? Découvrez ces conseils sur la manière de décrocher un emploi.
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