ビジネス上のミーティングすべてに共通することですが、会社を辞める際のミーティングも、正式な場として臨むべきです。退職は、（可能な限り）電話やメールで済ませるのではなく、直接会って上司に伝えるべきです。
日本では、退職しようとするのであれば、多くの場合、正式な退職願や退職届を提出する必要があります。また、これはマナーの問題でもあります。上司に正式に退職届を提出するのが、礼儀であり、相手に配慮する行動です。
後先考えずとにかく辞めてしまおうというのであれば話は別ですが、そうでもない限り、退職のプロセス全体を通じてあなたが目指すべきは、同僚にできるだけ迷惑をかけず、良い印象を残して辞めることです。堅苦しくないカジュアルな雰囲気の社風で、特に国際的な会社であるとしても、退職は正式に進めるのが賢明です。
退職願や退職届を提出する前に考慮すべき重要なことがいくつかあります。
- どれだけ前に通知するのが会社の規定か
- 大事な締切やイベントの予定があるかどうか
- 上司があなたの退職をどのように受け止めると思われるか
これらのことが、退職のタイミングに影響します。
的には、少なくとも2週間前に会社に通知することが求められますが、ただしあなたと会社の雇用契約によっても異なります。自信がなければ、署名した雇用契約を読み直し、それでも不明であれば、法律のアドバイスを受けてください。
また、上司と同僚のことも十分に配慮すべきです。例えば、大きな締切やイベントの直前に退職するというニュースを発表すれば、チームの負担が増すかもしれません。そのような場合は、ストレスのかかる忙しい時期が過ぎるのを待ったほうが良いでしょう。
同様に、上司があなたの退職をどのように受け止めるかも、計画に影響します。上司がよく思わない、あるいは個人的に受け止めると予想されるのであれば、週の最後の日にミーティングを設定するのが賢明かもしれません。そうすれば、オフィスから離れてこのニュースを消化する時間が上司にできます。
上司とのミーティングでは、いくつか確認すべきことがあります。退職にまつわる会社の規定について確認し、退職届のテンプレートがあるかどうかも確認します。テンプレートがないのであれば、退職届に何を記載すべきかも確認してください。
また、正式な退職日も確認すべきです。この日付を退職願や退職届に記載する必要があります。少なくとも1カ月前に通知するのが慣習的ですが、それだけの期間があれば、あなたの担当業務に区切りを付け、引き継ぎのミーティングを予定したり、場合によっては後継者を見つけてトレーニングを手伝ったりする時間ができるでしょう。
電話やメールではなく正式な文書を提出する
可能な限り、電話やメールで伝えるのではなく、正式な退職願や退職届を使います。できれば手書きにすべきですが、字が下手な方の場合はタイプしたほうが良いでしょう。きれいに折り畳んで、無地白色の封筒に入れます。
事前にある程度の余裕をもって、上司の都合が良い時を選んで、二人だけで話せるミーティングを設定します。退職願や退職届は、両手で持って手渡します。この上司が採用してくれた上司だったのであれば、機会を与えてもらったことへの感謝を伝え、そうでない場合は、在職中に受けたサポートと指導に対してお礼を言います。
このミーティングは、退職に伴う業務上の詳細を確認する機会でもあります。これには、誰が業務を引き継ぐのか、同僚や顧客との引き継ぎのミーティングをいつ行うべきか、退職の予定をいつ発表すべきか（そもそも自分から発表すべきか）などが含まれます。ほかにも、例えばクリエイティブ業界で働いているのであれば、ポートフォリオのサンプルをもらえるかどうかなど、重要な詳細があるかもしれません。
上司にお礼の品を贈りたいのであれば、このミーティングが良い機会となります。特に、同僚への贈り物とは違うものを考えている場合は、この機会を利用すると良いでしょう。
