プレゼン資料のアプローチは大きく分けて２つあります。発表者のスピーチをメインに、ポイントとなる情報を補足的に資料で示すパターンと、資料を見るだけで概要をつかませ、スピーチを補助的に添えるパターンです。
まずは、どちらのアプローチが求められているのかを考察しましょう。大勢の前で登壇するプレゼン資料は、詳細に書き込まれていると読みづらく不適切です。逆に、対面で具体的な内容を詰めていくときは、キーワードだけを羅列した資料は、漠然としすぎていて伝わりません。
次に、プレゼン内容の５W２Hを整理しましょう。これらを網羅した上で、最初に結論を提示します。結論を冒頭に示すことで、聴衆は期待感を持ってプレゼンを聞くことができ、５W２Hがスムーズに伝わります。
- Why なぜこの提案が必要か
- What どんな提案内容か
- When いつ実施するか
- Where どこで実施するか
- Who 誰が実施するか
- How どのように実施するか
- How Much いくらで実施するか
見出し・文章は「相手のメリット」「聞き手の興味」を意識して構成する
プレゼン資料は文字をなるべく少なく、コンパクトに構成するのが原則です。１スライドに1メッセージとし、体言止めで言い切る形が伝わりやすく効果的です。
その際は「自分の言いたいこと」ではなく「相手のメリット」を考えて作成します。例えば、「３年間で関連会社が5社増加した」という自社の特徴を語るならば、「幅広いオーダーが出せるようになった」という相手のメリットを目立つように訴えると、主旨がダイレクトに伝わります。
プレゼン資料の構成には、緩急も重要です。ところどころに以下のような効果的な表現を使い、聞き手を飽きさせないことも大切です。
- Q&Aを使う 例.「なぜ〇〇が必要なのか？」→聞き手に答えを求める→「△△のため」（正解の提示）
- ソフトのエフェクト機能を使う 例.「〇〇を行うと」→フェードインやアニメーションなど→「売上〇〇％アップ」など
余白の分量も重要です。同じ情報量を詰め込むにも、文字を大きくしすぎず十分な余白を取って構成すると、ポイントが際立って伝わりやすさがアップします。
