Il ne reste plus rien sur votre liste de choses à faire, et votre boîte de réception est vide. Vous avez toutefois une dernière tâche à accomplir avant de quitter officiellement le travail pour une escapade de une longue fin de semaine ou pour quelques semaines de vacances d'été. Vous devez créer et activer un message d’absence du bureau pour votre boîte de réception (et probablement aussi pour les autres voies de communication que vous utilisez au travail).

Un message d’absence du bureau vague ou incomplet, voire inexistant, risque d’occasionner des problèmes pendant votre congé et à votre retour.

Par exemple, si vous n’indiquez pas les dates précises de votre absence, vous recevrez probablement plusieurs courriels de vos collègues de bureau et de vos clients. À votre retour, vous aurez de la difficulté à désencombrer votre boîte de réception. De plus, si vous ne fournissez pas les coordonnées des collègues qui vous remplacent, vous risquez, sans le vouloir, de faire dérailler des projets en cours au sein de l’entreprise ou de laisser tomber de précieux clients.

Alors, que sont les éléments d’un message efficace d’absence du bureau? Voici quelques conseils pour en rédiger un, ainsi que quelques exemples :

À inclure dans un message d’absence du bureau

Pour être efficace, un courriel automatique d’absence du bureau doit comprendre les éléments suivants :

  • Les dates exactes de votre congé – Si vous réactivez simplement le message d’absence que vous avez utilisé la dernière fois, assurez-vous de modifier les dates et de vérifier la pertinence de tous les autres renseignements fournis.

  • La raison principale de votre absence – Vous n’avez pas à préciser où vous allez ni pourquoi, mais il est bien d’indiquer si vous prenez des congés personnels ou des vacances. Sinon, des collègues pourraient tout de même tenter de vous contacter s’ils pensent que vous consulterez vos messages professionnels.

  • Les personnes à contacter en votre absence – Indiquez le nom, le numéro de téléphone et l’adresse courriel de tous les collègues qui vous remplaceront pendant votre congé. Précisez le domaine de compétence de chaque personne afin que collègues et clients sachent exactement à qui s’adresser pour obtenir de l’aide.

À éviter dans un message d’absence du bureau

Voici les pièges à éviter quand vous rédigez et activez votre message d’absence du bureau :

  • Chercher à faire des blagues ou se vanter – Évitez de recourir à l’humour dans votre message d’absence du bureau. Les tentatives d’humour peuvent facilement être mal interprétées et tomber à plat auprès du mauvais public (comme votre patron). De plus, ne sous-entendez pas que vous êtes heureux d’être absent et ne vous vantez pas de partir pour une destination prisée (alors que vos collègues sont au travail). Même si ça semble très ennuyeux, la meilleure approche consiste à garder votre message d’absence clair, simple et, surtout, professionnel.

  • Promettre l’aide immédiate d’un collègue – Vous ne pouvez prévoir la rapidité avec laquelle vos collègues seront en mesure de répondre aux courriels en votre absence, alors ne promettez pas qu’ils le feront sans délai. À ce propos, demandez à vos collègues avant d’indiquer leur adresse courriel et leur numéro de téléphone dans votre message d’absence du bureau. Peut-être travailleront-ils sur un projet important qui les empêchera de vous remplacer.

  • Assurer une réponse dès votre retour – Le jour de votre retour, vous aurez beaucoup de travail à rattraper, alors évitez de dire que vous répondrez aux courriels dans un délai précis. Ne faites aucune promesse que vous ne serez peut-être pas en mesure de respecter.

Exemples de messages d’absence du bureau

Alors, à quoi ressemble un bon message d’absence du bureau? Voici quelques modèles de réponses automatiques efficaces pour les courriels provenant de l’intérieur et de l’extérieur de votre entreprise :

  • « Merci pour votre courriel. Je ne serai pas au bureau du 6 au 10 mars. Si vous avez besoin d’aide pendant mon absence, veuillez communiquer avec Sheila Jones (courriel et numéro de téléphone) pour toute question concernant le marketing, ou avec Chad Miller (courriel et numéro de téléphone) pour la comptabilité. »

  • « Je serai absent(e) du 25 au 29 juillet. Pour les questions urgentes, vous pouvez communiquer avec ma collègue Marilyn Morales par courriel ou par téléphone (courriel et numéro de téléphone). »

  • « Merci pour votre courriel. Je suis absent(e) du bureau en ce moment, et je ne vérifie pas les messages. Je ne reviendrai qu’après le 26 août. S’il s’agit d’une question urgente, veuillez contacter Jim Ricci : [courriel et numéro de téléphone]. Sinon, je répondrai à votre courriel dès que possible après mon retour. »

Penser aux autres voies de communication

Il est conseillé de créer un message d’absence du bureau pour votre boîte de réception professionnelle lorsque vous prenez des congés. Même si vous ne prévoyez vous absenter qu’une seule journée, vos collègues et vos clients vous seront reconnaissants de les tenir informés. Vous ne voulez pas qu’ils se demandent pourquoi ils n’ont pas de réponse ou ce qu’ils doivent faire en votre absence, surtout s’il s’agit d’une question urgente.

Si vous vous absentez pendant plusieurs jours, évaluez si vous devriez configurer des messages d’absence du bureau pour les autres voies de communication que vous utilisez quotidiennement au travail. Par exemple, Slack propose des conseils sur son site Web pour définir un statut personnalisé et gérer vos notifications durant votre absence. Microsoft fournit également des instructions pour configurer un message d’absence du bureau dans Teams.

De plus, configurez votre réponse automatique de manière à ce qu’elle soit transmise uniquement aux collègues et aux relations externes devant être informés de votre absence. N’oubliez pas non plus de bloquer votre temps dans les agendas électroniques que vous partagez avec vos pairs. Au besoin, créez également un message d’absence pour votre boîte vocale.

Une fois que vous êtes certain d’avoir configuré des messages d’absence du bureau indiquant clairement la date de votre départ, la date de votre retour et vos remplaçants, attrapez votre valise, prenez la route et amusez-vous!

    Ressources additionnelles :