Le succès d'une entreprise repose en grande partie sur l'excellence de ses professionnels administratifs. Astucieux, l’adjoint administratif est un magicien dans l’ombre de l’entreprise, celui qui voit à ce que tout tourne rondement au bureau. De plus, l’adjoint administratif compétent est toujours à l’affût de nouvelles idées pour soutenir ou améliorer l’entreprise.

Les meilleurs professionnels administratifs ne jouent pas qu’un rôle de soutien, ils constituent un apport si utile qu’ils deviennent indispensables à la réussite de l’entreprise.

Mais que faut-il faire pour être le type d’adjoint administratif dont l’entreprise ne peut se passer? Voici cinq qualités exceptionnelles de tout professionnel administratif convoité.

Connaître son secteur d’activité

Si vous connaissez les trois T de votre secteur d’activité – terminologie, tendances et technologie –, vous pourrez vous montrer utile dès votre embauche. En fait, un professionnel administratif averti doit non seulement connaître ces trois T, mais aussi savoir en tirer pleinement profit.

  • Terminologie : Le nouvel adjoint administratif qui maîtrise le langage propre à un secteur d’activité peut comprendre les conversations de son nouveau milieu de travail et y participer dès le départ.
  • Tendances : De nos jours, un professionnel administratif doit être au courant des grandes tendances de son secteur d’activité. Il doit aussi savoir analyser ces tendances de manière proactive afin d’en voir les effets qu’elles pourraient avoir sur l’entreprise.
  • Technologie : Les employeurs préfèrent les professionnels administratifs qui, en plus d’être technophiles, connaissent bien les technologies les plus utilisées dans l’entreprise. Ils cherchent des personnes qui maintiennent leurs connaissances à jour en suivant des formations qui leur permettent d’exploiter au maximum ces outils.

Perfectionner son savoir-faire technologique

Savoir comment utiliser les logiciels Word, Outlook et Excel est essentiel à tout adjoint administratif, mais savoir comment organiser des réunions virtuelles, planifier l’envoi d’infolettre et créer des présentations PowerPoint le place un cran au-dessus de la moyenne. Les gestionnaires aiment les adjoints qui savent aussi comment utiliser les logiciels de comptabilité et de paie ainsi que les applications dédiées aux ressources humaines.

Un adjoint administratif possédant une connaissance pratique des tenants et aboutissants des médias sociaux constitue un atout énorme pour un employeur. Les petites et moyennes entreprises, en particulier, ont parfois besoin d’aide pour gérer leurs comptes Facebook ou Twitter, mais n’ont pas les moyens d’embaucher un spécialiste des médias sociaux. Votre connaissance dans ce domaine peut aider l’entreprise à bâtir sa présence en ligne, ce qui est essentiel pour rester dans la course de nos jours.

Les meilleurs professionnels administratifs ne jouent pas qu’un rôle de soutien, ils constituent un apport si utile qu’ils deviennent indispensables à la réussite de l’entreprise.

Peaufiner son éloquence

Pour connaître une belle carrière, l’adjoint administratif doit être un habile communicateur. En effet, l’adjoint est souvent le premier point de contact avec les clients et les fournisseurs. Il y a de bonnes chances qu’il soit aussi la personne vers qui tout le monde se tourne à l’interne. La capacité de communiquer de façon claire et concise, à l’oral et à l’écrit, jumelée à un talent de persuasion, est une compétence que les gestionnaires recruteurs recherchent chez les meilleurs professionnels administratifs, car l’éloquence favorise l’obtention de résultats.

Surveiller les dépenses

Une entreprise est toujours à la recherche d’un adjoint administratif qui peut lui proposer des moyens d’économiser de l’argent et d’améliorer sa productivité. À titre d’adjoint, vous êtes en première ligne chaque jour (vous supervisez les activités quotidiennes, choisissez les fournisseurs et négociez les contrats), ce qui vous place dans une position idéale pour trouver des moyens de réduire les dépenses. Proposer des solutions économiques est une bonne façon de vous rendre indispensable à l’entreprise.

Sortir des sentiers battus

Les gestionnaires aiment les adjoints administratifs qui sont capables de réagir rapidement. Chaque jour, de nouvelles situations se présentent au bureau. Des décisions et des mesures doivent être prises rapidement. Exercer des fonctions administratives qui dépassent la description de poste initiale pour parer aux imprévus montre que vous êtes capable de faire face aux complexités du marché du travail actuel.