採用活動の質を高めるために、転職者について第三者の意見を求める「リファレンスチェック」というものがあります。外資系企業を中心に導入されており、必要に応じて転職者は自身の推薦者を探しておくことが必要です。
しかし、現職の上司に推薦を依頼するのは、転職活動を公にしていない人にとってはためらわれることでしょう。また、リファレンスチェックでどのようなやりとりが企業と推薦者の間で行われるのかわからず不安なため、チェックを受けたくないと思う人もいるのではないでしょうか。
本記事では、リファレンスチェックとは何かや質問内容、転職活動がバレないようにする方法を解説します。
リファレンスチェックとは、中途採用の過程において転職者の勤務状況や人となりを、採用前の職場の上司や同僚に確認する調査のことです。簡単にいえば、転職者の「身元照会」です。事前に転職者や推薦者の許可を得たうえで、企業から電話などで問い合わせます。最終面接の前後に行われるのが一般的です。
リファレンスチェックの目的は、書類や面接内容に偽りがないか判断するためです。また、書類や面接だけではわからない転職者の長所や短所を知り、企業とのミスマッチを防ぐこともできます。
リファレンスチェックは、欧米諸国などでは中途採用に限らず従来から浸透している手段です。日本ではコロナ禍で対面での面接ができなくなったことにより、応募者の人柄やスキルを多角的に知る手段として注目されるようになりました。外資系企業を中心に、日本国内でも実施する企業が増えているようです。
バックグラウンドチェック（前職調査）は、転職者について以下のようなことを調べます。
学歴・経歴詐欺がないか
金銭トラブルがないか
犯罪歴がないか
反社会的グループとの関わりがないか
前職の勤務状況や勤務態度はどうだったか
企業にとって採用リスクのある人物かどうかを調べるために用いられるのが、バックグラウンドチェックです。一方のリファレンスチェックはバックグラウンドチェックの一部で、転職者の人となりや働きぶりなど、企業との相性の確認に焦点が当てられています。
また、リファレンスチェックは転職先の企業が行いますが、バックグラウンドチェックは第三者の調査機関に依頼するところも異なるところです。
企業がリファレンスチェックする目的は、主に3つあります。それぞれについて見ていきましょう。
リファレンスチェックで、転職者の情報をより詳しく把握し理解することにより、企業に合った人材かどうか判断できます。入社後のミスマッチは仕事が効率的に回らず、企業側と転職者の双方に不利益です。リファレンスチェックを行うことで、長期的に見て双方の負担を減らすことができます。
面接や書類は、転職者が自身のアピールポイントを伝える場ですが、本人からの情報に終始し、面接や書類だけでは伝わりきらない部分があります。リファレンスチェックすることで第三者の視点が入り、より多角的に転職者を判断することができます。
例えば、本人が強みだと思っていなくても第三者から見れば「情報収集能力が長けている」「誰とでも気さくに話しコミュニケーション能力が高い」などの評価を受けている場合があります。転職者の自己アピールが十分ではなかった場合でも、推薦者が応援に入るような形になるため、転職者本来の強みが伝わりやすいのがメリットです。
逆に、リファレンスチェックによって面接や書類で見栄を張った内容を伝えていたことがわかった場合は、マイナスの評価を受けることになるため、注意しましょう。
転職者が休職歴を申告していない場合、リファレンスチェックによって未申告を発見できることがあります。休職理由によっては企業に不利益をもたらすことがあり、採用に影響する場合があります。
転職者が休職歴を申告する義務はありません。とくに病歴は「要配慮個人情報」に該当するため、プライベートな情報です。採用前に休職期間の有無を知ることができるのは、書類や面接での自己申告や、リファレンスチェックなどに限られます。
リファレンスチェックのタイミングとしては、最終面接後（内定前）が多いです。ただし、企業によっては内定後に実施することもあります。タイミングは、以下の4つがあります。
選考初期（一次面接後）
最終面接前
最終面接後（内定前）
内定後
選考初期や最終面接前に行われるリファレンスチェックは、人数を絞ったり、その後の面接を効率的に行うために利用されるケースが多いです。
内定前や内定後に行われるリファレンスチェックは、最終確認として利用されるケースがほとんどです。面接には直接活かされませんが、決め手に欠けるときの追加情報として利用したり、入社後の配属先の参考にしたりします。
内定前であればリファレンスチェックの結果次第で、不採用となる可能性があります。しかし、内定後に内定を取り消すと解雇と同様の扱いになるため注意が必要です。経歴詐欺などの場合は内定を取り消せる可能性がありますが、面接での印象と違っていたという理由での取り消しは違法になりかねません。
リファレンスチェックは、一般的に電話で調査しますが、その他にもメールや、オンライン・対面の面談などで実施されることがあります。それぞれについて見ていきましょう。
企業が転職者の上司や同僚などに電話でリファレンスチェックする方法です。転職者と推薦者からリファレンスチェックの同意を得たうえで行います。企業が推薦者と日程調整した後に、企業から電話をかけ転職者について質問します。
電話はその場でやりとりできるため、回答に対するちょっとした疑問点もすぐに聞けるのがメリットです。
また質問内容があらかじめ共有されている場合があります。質問内容が共有されている場合は、どのように回答するのか、打ち合わせすることも大切です。転職者の納得がいく回答をしてもらえるように、上司や同僚に協力してもらいましょう。
企業から推薦者にメールでリファレンスチェックする方法です。電話と同様に転職者と推薦者に同意を得たうえで質問を送り、推薦者から回答を得ます。転職者を通して質問が送られる場合もあります。こちらも電話と同様に質問に対してどのように回答するか決めておきましょう。
電話と違ってすぐに返答する必要がないため、上司や同僚と考えながら返信することも1つの手です。ただし、メールの来る日時がわかっている場合は、速やかに返信するなどの配慮も忘れてはいけません。
企業が転職者の上司や同僚などの推薦者と面談し、リファレンスチェックする方法です。事前に転職者と推薦者の同意を得て、日程調節を行います。
近年ではZoomなどでのオンライン面談も増えています。電話やメールと違い、採用担当者と対面で話します。上司や同僚との信頼関係がより伝わりやすいでしょう。
リファレンスチェックの流れを知ることで、イメージが高まり具体的な対策をしやすくなります。それぞれについて見ていきましょう。
リファレンスチェックは、事前に企業から転職者に実施可否が確認されます。企業が個人データを第三者に開示する際は、本人の同意を得ていないと個人情報保護法に違反する場合があります。そのため、転職者本人の承認が必要なのです。
リファレンスチェックは強制ではないため、転職者は断ることが可能ですが、とくに隠したいことがなければリファレンスチェックを受けた方が印象がよくなります。
転職者が合意したら、リファレンス先、つまり転職者のことを推薦してくれる人を決定します。リファレンス先を決めるパターンは以下の2つです。
転職者がリファレンス先を企業に紹介する
企業がリファレンス先を探す
転職者がリファレンス先を決める場合、前職や現職で一緒に働いていた上司または同僚に依頼するのが一般的です。承諾を受けたら、電話番号などの連絡先を企業に伝えてよいかどうかも確認します。転職者がリファレンス先を企業に紹介した後は、企業が推薦者と直接やりとりし、リファレンスチェックの日程を決めます。
一方、企業がリファレンス先を決める場合は、転職者はリファレンスチェックに同意さえすれば、他にとくにすることはありません。リファレンス探しは、調査会社や転職エージェントに委託する場合もあります。
リファレンスチェックの時間は、電話やオンライン面談であれば10～30分程度で実施されます。メールであれば、期日までに送付されます。あらかじめ質問内容が共有されている場合は、実施日までに上司などと打ち合わせしておきましょう。
リファレンスチェックの結果は、選考に関わるメンバーに共有され、その後の面接や入社後の配属先の決定の際などに利用されます。
転職者がリファレンス先の相手を決める場合、誰に依頼するのが理想でしょうか。依頼する相手を見ていきましょう。
リファレンスチェックを依頼する相手として、一番理想的な人物は関係が良好な現職の上司です。上司は転職者の仕事ぶりを一番身近で見ている存在です。そのため転職者の人柄やスキルについて的確に答えてもらえるでしょう。現職の関係者は、転職者の最近の様子がわかることからも、転職に結びつけやすいというメリットがあります。
リファレンス先は、2人以上推薦するのが一般的です。そのため、関係が良好な上司の次位として信頼できる同僚に依頼しましょう。また、上司との関係が良好ではない場合や、上司に転職がバレたくない場合も、同僚に依頼するのがおすすめです。
現職の会社に転職活動がバレたくない人や現職に依頼できる人がいない場合は、前職の上司に依頼しましょう。転職先と関連性のある業界や業種の職場が望ましいです。
転職者がリファレンスチェックを受けるときには、3つの注意点があります。それぞれについて見ていきましょう。
リファレンスチェックを受けることで、現在の職場に転職活動がバレる可能性があります。バレたくない場合は、リファレンス先を前職・前々職、もしくは同僚にしましょう。
リファレンス先が現職の会社に設定されている場合でも、企業にリファレンス先を変更できるか相談してみることが大切です。転職活動がバレたくない旨を説明すれば、問題ないでしょう。
リファレンスチェックは強制ではないため、拒否することが可能です。ただし、拒否する場合は正当な理由を用意しましょう。理由もなく拒否すれば、職場の人と良好な関係を築けていないのではないかなどマイナスのイメージを持たれる恐れがあります。
断る理由としては、「転職活動がバレたくない」「前職の上司に嫌がらせを受けた」「前職の上司が退職した」などがあります。
リファレンスチェックは外資系企業で導入されているケースが多いです。そのため、担当者が外国人の可能性もあり、推薦者に英語力などが求められることがあります。リファレンス先の条件を確かめたうえで、推薦者を探しましょう。
リファレンスチェックの質問内容は、大きく分けて「人間関係」「勤務状況・勤務態度」「スキル」の3つです。よくある質問例を見ていきましょう。
人間関係では、上司や部下との接し方やコミュニケーションスキル、周囲への影響力などを調査します。質問例としては以下の通りです。
他の従業員とコミュニケーションが取れていましたか？
上司や部下との接し方はどうでしたか？
〇〇さん（転職者の名前）とはどのような関係でしたか？
〇〇さんが苦手な人はいましたか？いた場合はどのような人物像ですか？
〇〇さんは、どのような人物でしたか？
〇〇さんとまた一緒に働きたいと思いますか？
〇〇さんと一緒に働いていて何か感じたことはありますか？
勤務態度では、転職者の勤務状況や働き方について調査します。質問例としては以下の通りです。
〇〇さんは御社に勤務されて何年になりますか？
〇〇さんの業務内容や役職について間違いはありませんか？
御社に入社される前は、どのような仕事をしていたかご存知でしょうか？
〇〇さんは、遅刻や欠勤、業務中に居眠りしていたことがありますか？
（遅刻などがある場合）どのくらいの頻度でありましたか？
パワハラやセクハラなど、社内でのトラブルはありましたか？
スキルでは、転職者の長所や短所、トラブルがあったときの対応力などについて調査します。質問例としては以下の通りです。
〇〇さんの、長所・短所は何ですか？
〇〇さんは、具体的にどのような実績をあげましたか？
〇〇さんと同様の職務に就かれている人と比較して、仕事ぶりはどうでしたか？
急な仕事やトラブルが発生したとき、〇〇さんの対応はどうでしたか？
〇〇さんの仕事ぶりを見て、無駄に感じるところはありましたか？
〇〇さんにアドバイスするとしたら何かありますか？
〇〇さんのスキルが発揮できる環境はどのような環境でしょうか？
リファレンスチェックは自身のことを調査されるため、マイナスなイメージを持つ転職者が多いのではないでしょうか。しかし、リファレンスチェックを受けることで2つのメリットがあります。
一つ目のメリットは、自分の評価に対する信頼度が上がることです。面接や書類選考で伝える内容は、転職者の主観的な意見に過ぎません。つまり、転職者が自分に対して過大評価している場合があります。
しかし、リファレンスチェックで第三者からの客観的な評価が加わることにより、転職者の評価への信頼度が上がります。面接や書類の内容が正しいことが証明されたり、面接ではわからなかった長所が見つかったりすることもあります。
入社後のミスマッチが防げることも、リファレンスチェックのメリットです。リファレンスチェックを受けることで転職者の適性を把握できるため、適切なポジションに配置できます。転職者のスキルを発揮し、即戦力として活躍するための環境作りとしても、リファレンスチェックは有効であると言えます。
リファレンスチェックに関するよくある質問をまとめました。
リファレンスチェックの内容によっては採用を見送る場合もあります。実施されるケースが多い内定前のリファレンスチェックは、面接や書類内容の最終確認のために用いられます。内容に大きな食い違いがなければ内定する確率が高いでしょう。リファレンスチェックによって企業とのミスマッチが見込まれるときは、不採用となるケースがあります。
リファレンスチェックで推薦者が嘘をついたり、なりすましで回答したりするのは詐欺にあたり、採用に悪影響を及ぼす可能性があります。オンラインリファレンスチェックサービスなど本人確認ができるサービスもあるため、嘘はバレるものだと認識しておきましょう。
転職者がリファレンス先を決める際に、頼める人材がいない場合があります。現職の会社だけでなく、前職・前々職の上司や同僚も探してみて、それでもいない場合はその旨を正直に企業に伝え指示を仰ぎましょう。
はい、あります。転職者が面接や書類選考で伝えた内容とリファレンスチェックした結果に相違がある場合です。経歴詐欺が発覚した場合は、選考に落ちる可能性が高いと思っておきましょう。
またリファレンスチェックによって、転職者の印象が明らかに違い、自社とミスマッチだと判断した場合も落ちる可能性があります。
基本的に転職者が嘘や不正をしていない限りは、リファレンスチェックが原因で落ちることはないと考えてよいでしょう。
リファレンスチェックの質問内容や実施の流れ、注意点について解説しました。
転職者が面接や書類で嘘や不正をしていない限り、リファレンスチェックによって不利益になることはありません。企業とのミスマッチを防げるメリットもありますので、プラスに考えていきましょう。
リファレンスチェックは外資系企業で導入されていることが多いです。ロバート・ハーフは、外資系・日系グローバル企業への転職サポートをしています。求職者側と採用企業側の双方の視点から、質の高い転職活動につなげていますので、ぜひご相談ください。
