就職活動で書類審査を通過したら、次はいよいよ面接です。面接の日程調整はメールで行われることが多く、顔が見えないやりとりである分、ビジネスマナーが求められます。「返信が遅い」「敬語が間違っている」といったことがあれば、企業に悪い印象を与えてしまいます。
本記事では、面接日程メールの返信方法やマナーを例文付きで解説しますので、参考にしてください。
面接日程調整メールは、企業と面接の日程を決めるためのメールです。面接をする前の段階ではありますが、企業とのメールのやりとりはビジネスマナーが問われる場面でもあるため、選考の一部と言っても過言ではないでしょう。メールでの第一印象を良くするためにも、以下のポイントに気をつけてください。
誤字脱字をなくす
丁寧な言葉遣いを心がける
面接の機会を与えてもらったことに対する感謝の気持ちを示す
面接が可能な日を複数提示する
面接日程調整メールの例文をシチュエーション別で見ていきましょう。アレンジして使える例文になっていますので、状況に応じて使い分けてください。
企業から提示された面接日程に自分の都合が合わない場合の例文です。
【返信のポイント】
まずは日程を調整してもらったのに、都合がつかないことに対するお詫びの気持ちを表しましょう。企業側が調節しやすいように、都合がつく日程を3日以上、提示することが重要です。こちらから再調整をお願いしているため、「第一希望」とは書かず、面接が可能な日を羅列していきます。提示する日程は、なるべく元の日程から間隔を開けないように設定しましょう。
【件名】Re: 〇〇株式会社 面接日程につきまして
〇〇株式会社
人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。
この度、貴社の求人に応募させていただきました〇〇（自分の氏名）と申します。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
恐れ入りますが、ご提示いただきました日程では都合がつかず、
別の日程に変更することは可能でしょうか。
私都合で大変恐縮ではございますが、以下の日程の中でご検討いただけますと幸いです。
- △△月△△日（△） △時～△時
- △△月△△日（△） △時～△時
- △△月△△日（△） △時～△時
- △△月△△日（△） △時～△時
お忙しい中、大変ご迷惑をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
また、上記の日程ではご都合がつかない場合は、再度日程を提示していただけますと幸いです。
お手数おかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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〇〇（自分の氏名）
電話番号：123-4567-8910
メールアドレス：〇〇〇＠〇〇〇
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面接日程の調整が済み、日程が確定したときの例文です。
【返信のポイント】
面接日程が確定した場合は、認識をすり合わせるために、面接日時や場所を改めて記載したうえで返信しましょう。
【件名】Re: 〇〇株式会社 面接日程につきまして
〇〇株式会社
人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。
この度、貴社の求人に応募させていただきました〇〇（自分の氏名）と申します。
面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました、下記の日程にて面接会場へお伺いします。
【面接日時】△△月△△日（△） △時～
【面接会場】△△△△
お忙しい中、面接日程を調整していただき、誠にありがとうございます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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〇〇（自分の氏名）
電話番号：123-4567-8910
メールアドレス：〇〇〇＠〇〇〇
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面接日程が確定した後に、やむを得ない理由で日程を変更したい場合の例文です。
【返信のポイント】
面接日程を変更する場合は、返信ではなく新たな日程調節メールとしてタイトルを設定して送ります。まずは、確定していた面接日時とともに名前を示すことで、誰からのメールなのか明確に伝えます。調整してもらった日程に行けなくなったことに対し、お詫びの一言を添えましょう。
都合が悪くなった理由は書いたほうが誠意が感じられ、企業側も納得できます。どうしても書きにくいようなら「私事で大変恐縮ですが、お伺いするのが難しくなりました」とまとめる方法もありますが、自分勝手な人という印象を与えてしまう恐れもあります。また、面接日の前日か当日の場合はメールではなく、電話ですぐに連絡しましょう。
【件名】△月△日の面接日程の変更のお願い
〇〇株式会社
人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。
△月△日（△）△時から面接のお約束をしております、〇〇（自分の氏名）と申します。
私事で大変恐縮ですが、親戚が急逝した関係で、お約束した日程で貴社にお伺いすることが難しくなりました。
面接日程を調整していただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
誠に勝手なお願いで大変恐縮ですが、下記の日程の中で再調整していただくことは可能でしょうか。いずれかの日程でご検討いただけますと幸いです。
- △△月△△日（△） △時～△時
- △△月△△日（△） △時～△時
- △△月△△日（△） △時～△時
- △△月△△日（△） △時～△時
お忙しい中、ご迷惑をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
また、上記の日程ではご都合がつかない場合は、再度日程を提示していただけますと幸いです。
お手数おかけしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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〇〇（自分の氏名）
電話番号：123-4567-8910
メールアドレス：〇〇〇＠〇〇〇
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面接日程を調整している途中で、企業からメールの返信が来なくなり、問い合わせる場合の例文です。
【返信のポイント】
企業からの返信がなかったとしても、相手を責めるような言い回しをしてはいけません。また、催促のメールを送るタイミングにも気をつけてください。
採用担当者が体調不良などで仕事を休んでいる可能性があるため、一週間程度は返信を待ちましょう。ただし、面接候補日の2～3日前や、「△月△日までに連絡します」といった企業側の返信期日から2日程度経ったあとは、面接日の確認メールを送っても問題ありません。
【件名】Re: 〇〇株式会社 面接日程につきまして
〇〇株式会社
人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。
この度、貴社の求人に応募させていただきました〇〇（自分の氏名）と申します。
本日は面接日程について、お尋ねしたいことがあり、ご連絡させていただきました。
貴社から面接日程をご提示いただき、△月△日（△）のメールにて希望する日程をご連絡いたしましたが、今のところ、面接日時の確定についてこちらで確認ができておりません。ご都合に合う面接日程をご提示いただけますと幸いです。
お忙しい中、大変ご迷惑をおかけしますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。
また、こちらのメールと入れ違いにご連絡をいただいておりましたら、大変申し訳ございません。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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〇〇（自分の氏名）
電話番号：123-4567-8910
メールアドレス：〇〇〇＠〇〇〇
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企業に面接日程調整メールを送るときは、以下の10のビジネスマナーを守りましょう。
採用担当者からのメールが来てから、24時間以内に返信するよう心がけましょう。「報告・連絡・相談」は、ビジネスマナーの基本です。返信が遅いとマイナスの印象を与えるため、注意してください。
すぐに面接可能日を提示できない場合は、まず「ご連絡ありがとうございます。△日までに希望日を提示いたします」と伝えましょう。そして具体的な日程がわかってから、再度連絡します。24時間以内に返信できなかった場合は、「返信が遅くなってしまい誠に申し訳ございません」といった一言を添えるようにしましょう。
また、メールを送信する時間帯にも配慮が必要です。基本的には企業側の就業時間内に送るようにしましょう。在職中の人は時間調節が難しい場合がありますが、送信予約機能を使うなどして就業時間内に送れるよう工夫することが望ましいです。深夜や明け方の時間帯は「マナーがなっていない」「生活リズムがおかしい」といったマイナスの印象を与えてしまいます。
正しい敬語が使えていることもマナーの1つです。とくにメールは文章で伝えるため、目に見える形で残ります。話しているとき以上に言葉遣いに気をつけましょう。よく使われる敬語としては、以下のようなものがあります。
丁寧体
| 敬語
|
了解しました・わかりました
| かしこまりました・承知しました
|
（相手のところへ）行きます
| 伺います
|
見ました
| 拝見しました
|
言います
| 申します・申し上げます
|
いいですか
| よろしいでしょうか
|
～だと思います
| ～かと存じます
|
会います
| お目にかかります
|
また丁寧な言葉遣いを意識しすぎてしまい、二重敬語にならないように気をつけてください。あまりにも丁寧すぎる言葉遣いは、却って相手を見下している印象を与えてしまいます。以下のような間違いに気をつけましょう。
誤った敬語
| 正しい敬語
|
拝見させていただきます
| 拝見します
|
伺わせていただきます・お伺いいたします
| 伺います
|
おっしゃられます
| おっしゃいます
|
「お伺いします」も二重敬語ですが、日常的に使用されることが多いため、メールに記載しても失礼には当たりません。「お伺いいたします」は三重敬語になってしまうため、使用を避けるのが無難です。あくまで正しいのは「伺います」なので、公式の文書の作成やスピーチなどでは「伺います」が望ましいでしょう。
自分が希望する面接日時を伝えるときは、複数の候補日を出します。3日程が目安です。
面接官は多くの応募者と面接し、日常の業務も並行して行っています。候補の日程が少ないとスケジュールが合わなくなり、再度日程調整が必要になってしまいます。面接可能な時間帯についても、できるだけ幅を持たせておくと良いでしょう。
メールを返信する際は、返信元の「本文」と「件名」を残しておくのがビジネスマナーです。メールの件名を変えてしまうと、何の連絡についてのメールなのかがわからなくなってしまいます。また、元の本文が残っていないと、これまでのやりとりの流れがすぐに確認できません。
メールの返信機能を使えば、自動的に元の本文と件名が残ることがほとんどですが、フリーメールによっては返信時に「引用返信」を選ぶ必要があります。
返信を繰り返すうちに、件名に「Re:」の数が増えていく場合がありますが、あとの件名が見にくくなってしまうため「Re:」は消しても構いません。返信メールとわかるよう一つは残しておきましょう。
企業にメールを送る際は、初めに宛名を記載します。宛名は「会社名」「部署」「採用担当者名」の順に、正式名称で記載しましょう。
株式会社を(株)と省略しないように注意してください。採用担当者の名前や部署名がわからない場合は、「採用ご担当者様」と記載しておけば問題ありません。
あいさつやお礼は、ビジネスマナーの一つです。口頭だけでなく文面でも忘れてはいけません。宛名を書いた後は、「お世話になっております」とあいさつし、自分の名前を提示します。それから、「面接日程を調整していただき、ありがとうございます」「面接のご連絡をいただき、ありがとうございます」といったお礼の文面を加えます。
メールの文章に、色文字や太文字などの装飾は基本的に不要です。相手のパソコンによっては、文字化けしたり、文字サイズがバラバラになったりして、却って読みにくくなってしまう場合があります。また、赤色の文は威圧感を感じるなど、人によってはマイナスの印象を持たれることもあります。
社内メールでは相手に要点がわかるよう簡単な装飾を施すことがありますが、就職活動におけるメールではしないほうが無難です。改行や段落を使ったり、一文を長くしないようにしたりして読みやすくする工夫をしましょう。
メールの最後に、署名を記載するのを忘れないようにしましょう。署名があることでメールの送り主が誰なのか明確になります。また、メールの内容の終わりを示すこともできます。
署名には自分の氏名・住所（郵便番号）・電話番号・メールアドレスなどを記載するのが一般的です。署名をメールに登録しておけば、送信時に自動的に挿入されます。
メールを送る前に必ず文章を読み直し、誤字脱字がないかチェックしましょう。誤字脱字は文書作成など仕事に直結する部分があります。あまりにミスが多いと、注意力のない人だと思われてしまいます。送信する前に必ず読み返し、ケアレスミスのないように気をつけましょう。
面接日程メールに関するよくある質問を見ていきましょう。
面接の日程が確定しても、基本的には企業に返信した方が好ましいです。確定した日程に合意していることを伝えることで、認識が合っていることを企業側も確かめることができます。
ただし、企業からきたメールに「返信不要」や「ご返事いただくには及びません」といった文言があれば、返信する必要はありません。このような文言があるにもかかわらず、返信すると「文章をしっかり読んでいない」「注意力に欠ける」と思われる可能性があるので、注意しましょう。
面接の返信メールの件名は、企業から送られた件名の前に「Re:」をつけたもので構いません。つまり、受信したメールの件名を引用します。
件名を変更してしまうと、これまでにやりとりのない新しいタスクについてのメールと誤解され、内容理解に時間がかかってしまいます。面接日程の調節中であるとすぐにわかるよう、「Re:」はつけておきましょう。
面接の日程を変更するなど、新たなやりとりが必要な場合は、返信ではなくメールを新規作成します。件名は「面接の日程調整について」「面接の日程変更のご相談（自分の名前）」など、シンプルにするのがポイントです。丁寧さを意識しすぎるあまり「面接の日程調整ありがとうございます」など、あいさつやお礼を入れないように気をつけましょう。
メールでは「貴社」を選びましょう。「御社」と「貴社」はどちらも相手の会社を敬う呼び方ですが、使い方が異なります。
「御社」は話し言葉のため、面接で採用担当者と話しているときに使います。一方の「貴社」は書き言葉です。メールや履歴書など文章で書く際に用います。これらもビジネスマナーですので、間違えないように気をつけましょう。
面接日程メールで重要なのは「ビジネスマナーを守ること」です。面接をする前ではあっても、すでに仕事の能力が問われているとも言えるでしょう。本記事では10のマナーを紹介しましたが、ポイントは相手の立場に立って考えることです。気持ちのよいやりとりを心がければ、マナーは自ずと理解できるでしょう。
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