ほとんどの企業は、業績考課で従業員の働きぶりを評価します。
しかしForbesによれば、従業員が自己防衛的になるのを防ぎ、業績考課を通じて建設的なフィードバックを返すのが難しいと感じる管理職は少なくありません。
次の業績考課の項目例では、必ず評価すべきポイントと、それらとビジネスの成功との関連性をご説明します。
自己評価
自己評価のセクションには、考課を受けるスタッフ自身の観点から、成果、課題、関心、改善すべき分野を記載します。スタッフ自身が事前に記入し、通常、SWOT（強み、弱み、機会、脅威）方式で業績を分析します。これを見れば、スタッフの自己認識（強み、弱み）や問題解決スキル（機会、脅威）がわかります。
業績考課のミーティングでは、スタッフの気に入ったプロジェクトについて詳しく話してもらい、一緒に検討するのが良いでしょう。これにより、スタッフは自主性を持ち、管理職は従業員が仕事で何を重視しているかを理解できます。
スタッフに自分の業績を評価してもらうために、業績考課で尋ねるべき質問をご紹介しましょう。
- 仕事において、これまで最大の業績は何だと思いますか？
- 仕事の好きな点とその理由を話してください。
- 仕事の好きでない点とその理由を話してください。
- 自身の課題のいくつかをどうすれば克服できると思いますか？
目標
業績評価で仕事の目標を確認すれば、従業員の業績を職務の目的に照らして評価しやすくなります。また、考課で話し合う内容を職務の重要事項に絞ることができます。 考課の対象期間に達成した目標を振り返りながら、次の期間の新しい目標も設定しましょう。
考課の期間が始まるときに目標を明確にしなければ、管理職は従業員の進歩を見極めることが難しくなります。従業員にとっては、キャリアの方向性が定まらず、「とりあえずしなければならないこと」や重要でない仕事をして終わってしまいます。それは仕事の生産性の観点から望ましくありません。
目標達成度を評価するための質問例をいくつかご紹介しましょう。
- あなたの短期的な目標は何ですか？
- あなたの長期的な目標は何ですか？
- どのような新しいスキルを習得したいですか？
- どのような既存のスキルを伸ばしたいですか？
コンピテンシー
ほとんどの業績考課の中核とも言えるこのセクションは、企業の主要業績指標（KPI）に従って、そのチームメンバーがどれだけ優れた業績を収めたかを示します。
これにより従業員自身に、自分がどこにいて、どこに向かっているかを評価させます。KPI群を事前に決めておけば、従業員にとって管理職と企業が自分に何を求めているかを知る目安になります。KPIは一般に、個人または企業の目標、あるいは近い将来に迫っているプロジェクトに関連したものとします。
評価システムは、チームメンバーを客観的に評価し、業績を比較する手段ともなります。これは、業績考課の結果に従ってボーナスが決まる場合には非常に重要です。 このセクションの準備として、フィードバックが具体的で行動に結びつけやすいことを確認してください。マイナスの評価をする場合は、その従業員に事前に知らせ、考課の前にフィードバックを受け止め、対応を考える時間を与えます。
一般に業績考課に使用される主要業績指標には、2種類があります。
定量的なKPI
これらのKPIは数値で示すことができ、従業員の業績を統計的に証明します。たとえば、管理する資産の増加、収益、新規リードや新規顧客、ミスなしでサービスを提供する割合などです。
従業員の役割によっては、それぞれのKPIに重みを加える必要があります。たとえば、取引先関係担当者の場合は、管理する資産の増加と新規リードや新規顧客の目標を達成することが重要であり、IT担当者ならミスなしでサービスを提供する割合が重要となります。
定性的なKPI
数値で示すことはできなくても、定性的なKPIも業績考課では考慮する必要があります。コミュニケーション、カスタマーサービス、問題解決、態度、チームワークなど、これらのKPIは、業績に直接影響する重要なソフトスキルを示します。
定性的なKPIを評価するには、360度のアプローチが最適です。従業員と日常的に接しているすべての関係者にフィードバックを依頼してください。これにより、従業員の得意なスキルや不得意なスキルを多面的に捉えることができます。
トレーニングと能力開発計画
業績考課にトレーニングと能力開発計画を含めることには、2つの目的があります。つまり、改善のための具体的な行動を提案することと、将来の業績の説明責任を果たすことです。 トレーニングと能力開発計画のセクションがあることは、チームメンバーに欠点があれば対処し、弱点を改善することに管理職が意欲的であるという証拠です。
このセクションでは、3つの疑問に答えてください。
- 考課対象の従業員が新しい目標を達成するには、どんなスキルが必要ですか？
- そのようなスキルにおける従業員の現在の能力/自信はどの程度ですか？
- 考課対象の従業員が目標を達成するのを助けるために、どんな具体的なスタッフトレーニングや能力開発がありますか？/li>
フォローアップ日
チームを管理する者として、11カ月前に成功したプロジェクトのことを忘れ、年次考課で言及し損ねることがあります。
これは「新近性効果」、つまり最近の出来事に関する記憶が残りやすいという心理効果によるものです。人事ソーシャルネットワークのHR.comによれば、管理職には最近の出来事に基づいて年間業績を評価する傾向がよく見られ、従業員には業績考課が近づくにつれて仕事に熱を入れる傾向があります。
業績考課にフォローアップ日を入れれば、管理職は忘れずに頻繁に（毎四半期など）フィードバックを返すことができます。
次の業績考課の日付が書いてあれば、従業員も自分の進歩が順調かどうか確認しやすくなります。
従業員のコメント
業績考課の締めくくりは、従業員のフィードバックです。これにより、従業員も考課で上司からのフィードバックを受動的に聞くだけでなく、自分の意見を言うことができます。
さらに一歩進めて、業績考課のミーティングについても意見を言うことを奨励しましょう。
業績考課の項目例を活用
ここで紹介した業績考課の項目例を参考に、従業員に業績を効果的に伝えてください。適切な評価のシステムがあれば、業績考課は、従業員のキャリアアップと企業の成長につながる前向きなプロセスとなるでしょう。
