Comment faciliter la saison des impôts au Canada pour vos équipes comptables, administratives et de soutien à la clientèle

Article

6 stratégies pour aider les gestionnaires à prévenir l’épuisement professionnel pendant la saison des impôts :

Tirer des enseignements du passé pour améliorer l’avenir
Rester flexible sur le « où » du travail
Intégrer les bons outils technologiques
Encourager les membres de l’équipe à prioriser leur bien-être
Se concentrer davantage sur la productivité et la qualité du travail
Anticiper et planifier les renforts

C’est la saison des impôts au Canada — ce qui signifie que votre entreprise a besoin de toutes les ressources disponibles pour gérer des charges de travail importantes, respecter des délais serrés, répondre aux attentes des clients et maintenir un service exceptionnel. Votre équipe comptable est soumise à une pression intense, tout comme votre personnel administratif et de soutien à la clientèle.

La question est : comment les soutenez-vous alors qu’ils travaillent d’arrache-pied pour votre entreprise en cette période stressante?

Si vous ne savez pas comment alléger la charge de travail de vos équipes comptables, administratives et de soutien à la clientèle durant la saison des impôts, appliquez les six stratégies ci-dessous. Elles peuvent vous aider à accroître la productivité et à prévenir l’épuisement professionnel pendant l’une des périodes de travail les plus exigeantes de l’année.

1. Tirer des enseignements du passé pour améliorer l’avenir

Préparer une saison des impôts plus agile au Canada commence par une analyse des années précédentes. Quels défis vos équipes ont-elles rencontrés l’an dernier? Ces problèmes étaient-ils récurrents? Par exemple, avez-vous identifié des facteurs de ralentissements dans des processus clés? Vos employés se sont-ils sentis dépassés en raison d’un manque de personnel? Y avait-il un manque de clarté dans les rôles et responsabilités?

Cette analyse rétrospective peut vous aider à optimiser les flux de travail et à anticiper les besoins futurs. Vous pourriez également définir des indicateurs de performance clés (KPI) spécifiques à la saison des impôts pour suivre la progression de vos équipes et identifier des pistes d’amélioration.

Par exemple, un KPI pour l’équipe comptable pourrait être le taux de précision, soit le pourcentage de déclarations de revenus soumises sans erreurs ni corrections requises. Pour votre équipe de soutien à la clientèle, vous pourriez suivre le temps de réponse aux demandes des clients.

Créer des guides pratiques pour vos équipes comptables, administratives et de soutien à la clientèle peut également être une initiative précieuse. Documentez les leçons apprises, identifiez les meilleures pratiques pour gérer les problèmes courants et répertoriez les erreurs à éviter. Assurez-vous de mettre ces guides à jour régulièrement pour refléter les évolutions des politiques de l’entreprise ou des exigences réglementaires.

2. Rester flexible sur le « où » du travail

Aujourd’hui, la flexibilité du travail est de plus en plus associée à la satisfaction et à la productivité des employés. Elle peut également vous aider à recruter et à fidéliser les meilleurs talents pour votre entreprise. Selon le Guide salarial canadien 2025 de Robert Half, les employeurs qui privilégient le travail hybride et les horaires flexibles ont souvent plus de facilité à attirer du personnel qualifié.

Permettre aux employés de travailler à l’endroit où ils se sentent le plus à l’aise peut les aider à réduire leur stress et à améliorer leurs performances. Durant la saison des impôts au Canada, en particulier, soutenir le travail à distance et hybride peut :

Offrir aux équipes comptables un environnement calme pour se concentrer sur l’exactitude des tâches complexes, comme la préparation des déclarations. Étant donné que les comptables manipulent souvent des données sensibles, il est essentiel de leur fournir des solutions sécurisées d’accès à distance—comme des réseaux privés virtuels (VPN), des plateformes de partage de fichiers chiffrées et des logiciels comptables basés sur le cloud—afin de protéger les informations des clients et de garantir la confidentialité.

Aider les équipes administratives et de soutien à la clientèle à améliorer la qualité du service et la productivité. Le personnel de soutien à la clientèle doit souvent gérer des demandes urgentes, et la possibilité de travailler à distance peut leur permettre d’accélérer les temps de réponse. Quant aux employés administratifs en charge de la saisie de données ou de la gestion documentaire, ils peuvent bénéficier d’un espace de travail calme et sans interruptions.

Si votre entreprise ne peut pas offrir d’options de travail à distance ou hybride, envisagez des horaires flexibles. Par exemple, certains employés préféreront commencer leur journée plus tôt pour s’attaquer aux tâches complexes lorsqu’ils sont plus concentrés, tandis que d’autres opteront pour des horaires décalés afin de mieux concilier travail et obligations personnelles.

Découvrez pourquoi le modèle de travail hybride pourrait être un choix optimal pour votre organisation.

3. Intégrer les bons outils technologiques

Des outils numériques obsolètes ou inefficaces peuvent transformer la saison des impôts au Canada en véritable casse-tête. Équipez vos équipes des logiciels et ressources les plus récents pour optimiser leurs flux de travail. Pour les équipes comptables, cela peut inclure la formation des employés à l’utilisation de logiciels fiscaux infonuagiques qui exploitent l’IA pour automatiser les calculs, gérer la conformité et générer des rapports. Ces solutions permettent de réduire les erreurs et d’accélérer le travail.

Par ailleurs, les équipes administratives et de soutien à la clientèle peuvent tirer parti de systèmes de gestion de la relation client (CRM) propulsés par l’IA, qui suivent les interactions avec les clients et résolvent plus efficacement les demandes. L’IA peut également aider à diriger les requêtes des clients vers les bons membres de l’équipe et à répondre aux questions fréquentes, ce qui améliore les délais de réponse et la satisfaction client.

4. Encourager les membres de l’équipe à prioriser leur bien-être

Nous avons déjà mentionné que la saison des impôts au Canada est stressante (mais vous le saviez déjà!). Il est toutefois important de souligner à quel point un stress non maîtrisé peut nuire au moral des employés et entraîner une augmentation des cas d’épuisement professionnel et du roulement du personnel.

Pour les équipes comptables, les délais serrés, les longues heures de travail et la complexité des tâches financières sont souvent des sources majeures de stress. Des suivis réguliers avec les gestionnaires pour discuter des préoccupations ou redistribuer les charges de travail peuvent faire une réelle différence. Organiser des moments de cohésion d’équipe—comme un repas de célébration après l’atteinte d’un objectif majeur—peut également aider les employés à rester motivés durant la saison des impôts.

Pour les équipes administratives et de soutien à la clientèle, le rythme effréné des interactions avec les clients et de la gestion des opérations peut rapidement devenir accablant. Leur permettre de prendre de courtes pauses pendant les heures de pointe leur offre l’occasion de souffler, de se ressourcer et de revenir avec une meilleure concentration. Mettre en place des rencontres informelles sous forme de réunions « flash » leur permet aussi d’exprimer leurs défis, de célébrer leurs réussites et de se sentir valorisés.

Pour d’autres conseils sur la reconnaissance des employés tout au long de l’année, consultez cet article.

5. Se concentrer davantage sur la productivité et la qualité du travail

Il peut être tentant de mesurer la réussite de vos équipes durant la saison des impôts au Canada en fonction du nombre d’heures travaillées. Cependant, une approche plus efficace consiste à évaluer la productivité globale et la qualité du travail. De cette manière, vous encouragez vos employés à offrir des résultats optimaux tout en leur rappelant l’importance de gérer leur énergie et de maintenir un équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

L’exemple doit venir d’en haut. Évitez d’envoyer des courriels tard le soir ou de promouvoir une culture d’entreprise basée sur le surmenage. Pour favoriser un environnement axé sur la qualité plutôt que sur la quantité, définissez des priorités claires et des échéances réalistes. Aidez vos employés à découper les grandes tâches en étapes plus gérables et offrez-leur une rétroaction régulière pour les garder sur la bonne voie.

Lorsque vous constatez que vos équipes comptables, administratives et de soutien à la clientèle subissent une pression accrue, donnez-leur l’espace nécessaire pour souffler et récupérer. De petits gestes, comme des notes de remerciement ou des pauses-café surprises, peuvent aussi contribuer à maintenir le moral des troupes tout en soulignant votre engagement envers leur bien-être.

6. Anticiper et planifier les renforts

Si les saisons des impôts précédentes ont mis votre équipe à rude épreuve, n’hésitez pas à prévoir des renforts dès maintenant. Des professionnels temporaires peuvent offrir un soutien précieux au moment où vous en avez le plus besoin. Des agences de recrutement spécialisées comme Robert Half peuvent vous aider à identifier des talents qualifiés pour des rôles en comptabilité, en administration et en soutien à la clientèle, prêts à être opérationnels immédiatement.

Les renforts pour les équipes comptables peuvent inclure des comptables expérimentés ou des préparateurs de déclarations fiscales qui prendront en charge des dossiers complexes, assureront la conformité et géreront la production de rapports financiers. Ces professionnels peuvent également s’occuper de tâches chronophages comme la vérification des dossiers ou le rapprochement des comptes, permettant ainsi à votre équipe principale de se concentrer sur les priorités essentielles.

Quant aux renforts pour vos équipes administratives et de soutien à la clientèle, ils peuvent contribuer à gérer l’augmentation des demandes des clients, la saisie de données, la gestion documentaire et bien plus encore.

Renforcer votre effectif pour répondre aux besoins saisonniers permet non seulement d’alléger la charge de travail, mais aussi de garantir que les tâches essentielles sont réalisées avec précision et dans les délais impartis. Avec une planification et une exécution réfléchies, la saison des impôts au Canada peut se transformer d’une période de stress en une occasion de croissance et de réussite.

Vous devez élargir vos équipes pour la saison des impôts au Canada?

Robert Half est là pour vous aider. Découvrez nos solutions de dotation flexibles et comment nous pouvons collaborer avec vous pour trouver l’approche la mieux adaptée à vos besoins.

Idées de reconnaissance des employés pour renforcer vos stratégies de rétention

Comment les employeurs canadiens peuvent exprimer leur reconnaissance envers leurs employés

Pourquoi la réputation est essentielle en recrutement de cadres pour les entreprises et les candidats au Canada