Pour de nombreuses personnes, les e-mails entrants sont une véritable source de stress au travail. Vous vérifiez votre boîte de réception toutes les cinq minutes ? Ou vous ne lisez vos messages qu’à des moments fixes dans la journée ? Et qu’en est-il au juste de l’étiquette à respecter dans ses courriers électroniques professionnels ? Découvrez nos conseils et astuces pour mieux gérer vos e-mails et réduire ainsi votre stress au travail.
Réduisez votre stress en vous fixant des moments pour vérifier votre boîte mail
Certains ne jurent que par des moments fixes pour contrôler leur boîte de réception. D’autres assurent que c’est, au contraire, une source de stress supplémentaire puisque vous accumulez ainsi un important retard.
Il n’existe pas de réponse toute faite à la question : quand devez-vous vérifier vos e-mails ? Tout dépend de votre manière de travailler, et du travail que vous faites. C’est donc à vous de définir la façon la plus efficace pour vous de lutter contre le stress des e-mails.
Astuce : modifiez les paramètres de vos notifications
Dans Outlook, vous pouvez utiliser une « Boîte de réception prioritaire » dans laquelle arrivent uniquement les messages des expéditeurs importants. Vous pouvez ainsi choisir de ne recevoir des notifications que pour cette boîte de réception spécifique, sans être dérangé par des e-mails moins essentiels. Dans la boîte de réception d’Apple, vous pouvez travailler avec un système similaire, grâce auquel vous pouvez identifier des expéditeurs « VIP ». Gmail propose quant à lui de créer une catégorie d’« e-mails importants » en leur attribuant des marqueurs d’importance.
Évitez les e-mails en copie et les « Répondre à tous »
Rien de plus agaçant qu’une boîte de réception pleine à cause d’e-mails pour lesquels vous êtes seulement en copie, et des « Répondre à tous » de collègues. Selon certaines études , un e-mail sur cinq contiendrait des cc inutiles. Ne mettez donc en copie que les personnes qui ont effectivement quelque chose à voir avec l’objet du message.
Évitez aussi la touche « Répondre à tous ». Votre message est essentiellement pertinent pour celui qui vous a envoyé l’e-mail, et pas forcément pour tous les autres collègues inclus dans la conversation. Vous éviterez ainsi le stress des e-mails à vos collègues.
Astuce : mentionnez la raison pour laquelle vous avez mis quelqu’un en copie
Si vous mettez l’un de vos collègues en copie, indiquez-le dès le début de votre e-mail. Par exemple :
« En cc : @Marie pour info »
Formulez votre message le plus clairement possible
Des études montrent que pas moins de 46 % des e-mails envoyés ne stipulent pas clairement ce que l’on attend du destinataire. Formulez donc votre message de la manière le plus claire et la plus concise possible.
Astuce : mentionnez l’action à entreprendre
Si vous envoyez un mail à plusieurs personnes, indiquez clairement ce que vous attendez de chacune d’entre elles.
N’utilisez pas d’e-mail pour un message urgent
Quoi de plus énervant que quelqu’un qui ne répond pas immédiatement à votre mail urgent ? Mais peut-être cette personne ne gère-t-elle pas ses e-mails de la même manière que vous. Lorsque c’est urgent, privilégiez donc toujours la communication en face à face ou par téléphone.
Astuce : envoyez les informations complémentaires par e-mail
Vous avez besoin d’une réponse urgence, mais pouvez difficilement poser votre question sans envoyer des documents ou des informations complémentaires ? Avant d’appeler votre personne de contact par téléphone, envoyez-lui un e-mail avec les éléments nécessaires afin qu’il les ait sous les yeux lorsque vous lui poserez votre question.
Gardez une boîte de réception bien ordonnée
Organisez votre boîte de réception par dossier. Vous pourrez ainsi facilement retrouver les e-mails que vous souhaitez conserver, sans qu’ils prennent de la place dans votre boîte de réception. Vous pouvez éventuellement utiliser des règles pour que les messages de certaines personnes arrivent directement dans un dossier dédié. Une boîte de réception qui ne déborde pas de message est essentielle pour éviter le stress des e-mails.
Astuce : décidez immédiatement de ce que vous souhaitez faire avec vos nouveaux messages
Pour une bonne gestion de vos e-mails, ne laissez pas traîner vos messages entrants. Traitez immédiatement les e-mails auxquels vous pouvez répondre directement et rapidement. Supprimez les e-mails inutiles et ne conservez que ceux qui vous demanderont un temps de traitement plus long.
Règles d’étiquettes pour les e-mails au sein de votre entreprise
Les attentes en matière d’e-mails dépendent fortement de l’entreprise pour laquelle vous travaillez. La vôtre ne dispose pas encore d’une réelle politique dans ce domaine ? Vous pouvez proposer un cadre rassemblant les règles d’étiquette à appliquer et, après validation de votre hiérarchie, formaliser un document de protocole pour le reste de vos collègues. Mentionnez les attentes de l’entreprise, tant sur le plan de la communication interne qu’externe en termes de ton, délai de réponse, etc. Chacun saura ainsi clairement ce que l’entreprise attend de lui, et vos e-mails y gagneront en professionnalisme et en cohérence.
