Aujourd'hui, la plupart des travailleurs (ou devrions-nous dire : la plupart des gens ?) passent leur temps à essayer de trouver du temps. Nous volons d'une réunion à une autre, tentons vainement de vider notre de boite de réception électronique... et, avant de l'avoir réalisé, la journée est écoulée. Si vous souhaitez tirer plus de vos heures de travail et être plus performant en tant que travailleur administratif, ces outils sont faits pour vous. Ils promettent en effet d'accroître considérablement votre productivité.
1. Gestion des tâches pour améliorer votre productivité
Une bonne gestion des tâches et des projets est essentielle. Non seulement pour veiller à avoir terminé un certain nombre de tâches à la fin de la semaine ou de la journée, mais aussi pour vous assurer que vous ayez fait ce qu'il y avait à faire. Les petites listes au dos d'une enveloppe ou sur des post-it sont très bien (il s'agit souvent de barrer des points qui sont prêts), mais leurs variantes numériques sur votre smartphone, elles, ne vous quittent pas. Remember the Milk, Evernote et Todoist sont des exemples de ces applis pratiques qui font office d'aide-mémoire.
Parmi elles, Trello est peut-être la plus flexible. Trello est utilisé tant pour faire ses listes de course que pour gérer le personnel de votre entreprise. L'outil s'avère également très intéressant pour votre personnel administratif. Vous pouvez réaliser des « tableaux » auxquels vous reliez différentes tâches. Ces dernières sont en outre faciles à déplacer et vous pouvez y affecter des personnes. Lorsque les tâches sont achevées, il suffit de les décocher.
2. Emploi administratif : un agenda pour ne rien perdre de vue
À moins que la mémoire ne vous fasse jamais défaut, l'agenda est un outil essentiel, à la maison comme au travail. L'agenda vous permet de brosser votre emploi du temps de la semaine ou du mois et de vous rappeler vos échéances. Vous pouvez choisir entre un agenda papier et son homologue numérique, sachant que ce dernier vous offre nettement plus de possibilités. Prenez Google Calendar. Cet agenda numérique est très convivial, flexible (rien de plus facile que de déplacer un rendez-vous), et vous permet d'inviter sans délai vos collègues à un rendez-vous ou à une réunion. Si vous optez pour la version supérieure payante, Google Calendar for Business, vous bénéficiez également de ces fonctionnalités intéressantes :
- notamment, des fonctions de sécurisation pour que la consultation et le partage confidentiels de votre agenda ne comporte plus aucun risque.
- Vous pouvez établir un calendrier d'équipe et partager facilement un agenda avec le reste de l'entreprise.
- Vous pouvez donner une autorisation d'accès à un autre utilisateur, par exemple un assistant personnel, lequel peut également noter des rendez-vous et accéder à la gestion de votre agenda.
- Vous observez immédiatement quand vos collègues sont full ou n'ont plus de temps, de manière à ne fixer des rendez-vous ou des réunions qu'à un moment qui convient à tous.
3. Une idée ? Notez-la immédiatement
Augmenter votre productivité, cela signifie également : consigner sans attendre vos idées et vos inspirations, de manière à ne pas les laisser filer. À nouveau un morceau de papier et de quoi écrire suffisent, mais en leur absence, saisissez votre smartphone, que vous avez généralement sur vous et qui sera utilement doté d'une appli de type aide-mémoire.
- Evernote est l'appli la plus indiquée pour prendre des notes, conserver des pages web et enregistrer des sons. Dictez simplement vos idées - rien de plus rapide !
- Microsoft OneNote : pour organiser vos idées et vos projets, faire des listes...
- Pocket : cette appli vous permet d'enregistrer des liens ou des articles intéressants en vue d'une consultation ultérieure. Car les idées et l'inspiration ne viennent pas toujours sur commande. Sans compter la facilité d'avoir toujours avec soi le matériel nécessaire, pour pouvoir y revenir en temps utile. Si votre Pocket déborde, vous pouvez attribuer des onglets à vos documents et à vos liens. Grâce à cette organisation, vous êtes sûr de ne rien perdre.
4. Gardez l'œil sur la montre
Nous pensons généralement que nous sommes en mesure d'estimer correctement le temps que nous passons sur telle ou telle tâche. Les études à ce sujet démontrent pourtant le contraire. Une appli telle que Rescue Time peut vous aider à vous faire une meilleure représentation du temps que vous consacrez à différents sujets (ou de celui que vous perdez sur les médias sociaux, le courrier électronique, etc.). Ce n'est que lorsque vous savez où le bât blesse que vous pouvez agir. WorkFlowMax est une autre appli qui vous permet de gérer sans souci le temps que vous consacrez à des tâches multiples. Cette appli comporte en outre un intéressant atout : vous pouvez vous-même établir des lignes du temps pour des projets spéciaux et réaliser d'emblée des analyses de productivité.
5. L'efficacité commence avec la disposition d'esprit
Les applis susmentionnées représentent bien entendu des accessoires formidables, mais faute de la disposition d'esprit appropriée, vous n'aboutissez à rien. Quelques conseils pour vous aider à tirer le maximum de votre boîte à outils.
- Posez des balises afin de réserver du temps et de l'énergie pour ce que vous devez réellement accomplir, et pour ne pas vous laisser distraire.
- Osez dire non, par exemple à une réunion, qui prendra beaucoup de temps et ne sera pas nécessairement utile.
- Si vous avez une tâche à faire qui ne vous prendra que quelques minutes, faites-la tout de suite. Plus efficace que devoir y penser par la suite et s'y remettre.
- Arrêtez le multi-tâches : terminez une tâche avant de commencer la suivante.
- Si vous vous rendez au bureau en transports en commun : utilisez intelligemment votre temps de parcours pour brainstormer, établir des listes, etc.
