Tandis que certains pays entament le processus de déconfinement, dans le monde des entreprises, une question est sur toutes les lèvres : « Comment préparer le retour au bureau lorsque les mesures liées au coronavirus seront levées ? ».

Évidemment, après tous les efforts fournis par les entreprises et leurs employés pour adapter leurs activités et méthodes de travail et se conformer aux règles de distanciation sociale ces dernières semaines, un retour immédiat aux anciennes habitudes ne semble ni judicieux, ni réaliste. La sécurité étant la principale priorité de ce retour à la vie de bureau, les entreprises devront planifier minutieusement la période de transition à venir.

Il n’existe pas d’approche unique, et il va de soi que chacun doit rester attentif aux dernières recommandations sanitaires émanant du gouvernement. Ainsi, en gardant ces considérations importantes à l’esprit, voici quelques conseils d’ordre opérationnel qui aideront votre personnel à réussir sa transition vers un environnement professionnel lorsque les mesures de distanciation sociale auront été assouplies.

Appliquez une stratégie dynamique de retour au bureau

Tandis que les chefs d’entreprise surveillent de près les directives gouvernementales qui dicteront la manière de gérer la distanciation sociale au travail, ramener l’ensemble de vos collaborateurs au bureau en même temps peut sembler périlleux. Ainsi, faire revenir certaines équipes quelques jours (ou semaines) avant les autres peut être un moyen d’atténuer les difficultés d’un retour à une vie « normale » à grande échelle.

De même, en fonction de la taille de votre organisation et de la densité de l’espace de travail, il peut également être utile de maintenir un système de télétravail en alternance entre les équipes pour faciliter la mise en place de règles sûres en matière de distanciation sociale. Il s’agit essentiellement de permettre à certaines équipes de travailler à distance tandis que d’autres se trouvent au bureau un jour donné.

Ce système d’alternance du télétravail pourrait aussi réduire le risque que vos collaborateurs se sentent sous pression ou submergés par un retour immédiat au bureau cinq jours par semaine. Après tout, il est probable que certaines familles doivent encore trouver des solutions temporaires pour faire garder leurs enfants, et les transports publics risquent d’être à nouveau bondés. Une période de transition aidera donc chacun à s’adapter à la nouvelle réalité professionnelle post-pandémie.

Enfin, si vous avez développé votre infrastructure technologique pour faciliter le travail à distance, il est préférable de continuer à exploiter ces nouvelles capacités puisque, selon toute probabilité, un mélange de travail sur site et à distance sera nécessaire pendant un certain temps.

Favoriser une communication continue

La préparation du retour au travail exige une communication permanente. Les modalités de partage d'un espace de travail commun (où, quand, comment) devront probablement changer de sorte à garantir la santé et la sécurité des employés. Ces changements peuvent inclure, par exemple, de nouvelles règles concernant le nombre de personnes présentes dans la cuisine ou les salles de réunion, la distance entre les postes de travail, le programme de nettoyage des bureaux et les bonnes pratiques en matière d’hygiène des mains et d'utilisation des installations.

Dès le départ, il est important de veiller à ce que ces nouvelles exigences relatives au lieu de travail soient communiquées de manière claire et régulière à l’ensemble du personnel pour éviter toute confusion ou défaillance des procédures. Des mises à jour régulières par e-mail, sur l’intranet de l’entreprise et les réseaux sociaux, ainsi que des réunions fréquentes (en ligne ou dans un cadre plus restreint) peuvent contribuer fortement à une communication efficace.

Dans le cadre de votre stratégie de communication (et en particulier dans les grandes entreprises), il peut être utile de désigner des « responsables » au sein des équipes, pour garantir que les règles sont bien comprises et appliquées et offrir un point de contact aux personnes qui souhaitent poser des questions ou faire part de leurs préoccupations.

Faites de l’aspect humain une priorité

Il est essentiel de reconnaître que la main-d'œuvre a subi de nombreux changements en relativement peu de temps, ce qui peut être incroyablement déstabilisant. Qui plus est, ces quelques semaines d’isolement sans les interactions physiques habituelles avec les membres de l’équipe ont potentiellement ébranlé l’engagement de vos collaborateurs et leur bien-être mental.

Lorsqu’elles préparent le retour au travail, les entreprises ont tout intérêt à donner la priorité au rétablissement moral du personnel et au renforcement de sa motivation durant les premières semaines de reprise de la vie professionnelle. Il sera indispensable de gérer les personnes les plus sensibles et de maintenir une attitude positive tout au long de cette transition. Pour contribuer à diffuser un sentiment de normalité et d’engagement, encouragez une collaboration maximale entre les personnes (dans le respect des règles de distanciation sociale), et assurez-vous que les équipes se sentent concernées par les objectifs et opportunités de l’entreprise au travers de réunions et de communications régulières.

Par ailleurs, il faudra continuer à investir dans la technologie et à offrir une certaine flexibilité pour que vos collaborateurs puissent continuer à travailler à distance ou sur place, selon leurs souhaits ou dans le cadre de votre plan de retour progressif au bureau.

Écoutez et encouragez le feed-back

À l’échelle de l’entreprise ou des équipes, prévoyez des contrôles réguliers pour accueillir les questions et les préoccupations de vos employés. Pendant cette période, il sera essentiel de maintenir à tout moment une communication bilatérale avec vos travailleurs dans un souci de clarté et de bien-être moral. Par exemple, si certaines personnes sont réticentes à l’idée de revenir au bureau à temps plein, offrez-leur de nombreuses occasions d’exprimer leurs préoccupations et d’obtenir une solution rapide, respectueuse et équitable.

Des réunions régulières, de l’équipe ou de l’entreprise, constituent également une excellente occasion d’entendre de nouvelles suggestions d’amélioration, à mesure que nous continuons tous à travailler et découvrons cette « nouvelle réalité » commune post-coronavirus.

Recrutez efficacement

L'impact du COVID-19 sur l’emploi est généralisé et touche différentes entreprises de différentes manières, certaines plus que d’autres. Quel que soit l’impact de la pandémie sur votre entreprise, il est essentiel de veiller à ce que vos équipes de base ne soient pas mises sous pression, ni forcées de passer à côté de nouvelles opportunités commerciales ou de développement par manque de formation ou de ressources.

Tandis que la charge de travail commence (ou continue) à augmenter ou à fluctuer, il peut être utile de faire appel à une combinaison de travailleurs fixes et temporaires pour combler rapidement les déficits de compétences. Votre entreprise sera alors en mesure d’assurer sa continuité et de tirer parti des opportunités de croissance.

Dans le cadre de votre stratégie de recrutement post-COVID-19, lors de la préparation du retour au bureau, il faudra également veiller à ce que les employés dont la fonction évolue disposent de toute la formation, du soutien et des outils nécessaires pour bien faire leur travail.

Abordez et clarifiez la politique de l’entreprise en matière de maladie

Pour rassurer vos collaborateurs et respecter les mesures d’hygiène et de sécurité, soulignez combien il est important que le personnel reste à la maison s'il se sent mal, afin d’éviter le risque de propagation des maladies saisonnières au bureau.

À cause du coronavirus, toutes les entreprises doivent être conscientes du fait que les directives officielles en matière de santé et de sécurité au travail peuvent évoluer au fil du temps. C’est pourquoi il sera essentiel de rester informé et de communiquer continuellement avec vos employés pour encourager le respect des directives et contribuer à la mise en place de pratiques de travail plus sûres et plus saines.

Le rythme récent des évolutions et le caractère imprévisible du virus nécessitent une planification minutieuse de la part des entreprises, et un niveau de flexibilité élevé de la part des travailleurs. C’est pourquoi il sera essentiel, pendant cette transition d’une « nouvelle normalité » à une autre, de réfléchir stratégiquement et méthodiquement à la manière de réintégrer avec succès un environnement de travail plus familier.