À l’heure le nombre d’individus dans le monde qui travaillent dans des endroits éloignés du bureau (y compris les recruteurs) ne cesse de croître, les entretiens d’embauche à distance deviennent de plus en plus courants. Si le candidat que vous auditionnez se trouve dans une autre ville ou dans un autre pays, ceux-ci se révèlent non seulement plus pratiques, mais aussi moins onéreux que les entretiens en personne.
Tandis que la majorité des responsables ont probablement déjà participé à l’un ou l'autre type de réunion en ligne, tous ne savent pas comment mener un entretien vidéo. Voici quelques conseils pour vous aider à préparer et à tirer le meilleur parti d’un entretien à distance.
Ne tentez pas d'improviser. Bien que de plus en plus courants, les entretiens en ligne nécessitent une certaine préparation. En tant qu’intervieweur, il vous incombe de prédéfinir les attentes et les détails de l’entretien à distance avec le candidat. Déterminez qui initiera l’appel, quelle plateforme de réunion en ligne vous utiliserez et communiquez au candidat le nom et le titre de toutes les autres personnes susceptibles de se joindre à l’entretien. Une communication claire des détails de la réunion mettra le candidat à l’aise et rendra le processus plus fluide dans son ensemble.
Préparez votre technologie pour éviter les bugs. Un jour ou deux à l’avance, effectuez un test technique de votre plateforme de vidéoconférence — Skype Entreprise et Zoom figurent parmi les plus courantes. Vous bénéficierez ainsi de suffisamment de temps pour vous adapter en cas de dysfonctionnement. Vérifiez la caméra, le microphone et la connexion Internet de votre ordinateur et assurez-vous de connaître vos données de connexion, surtout si vous n’avez pas utilisé l’application ou l’outil de vidéoconférence depuis un certain temps. Si vous utilisez votre ordinateur portable ou votre tablette, vérifiez votre connexion Wi-Fi et veillez à ce que votre équipement soit chargé et prêt à l’emploi.
Prévoyez un plan de secours. Et si, malgré tous vos préparatifs, la plateforme que vous envisagiez d’utiliser ne fonctionnait pas ? Assurez-vous d’avoir l’e-mail et le numéro de téléphone du candidat à portée de main afin de pouvoir le contacter facilement. Vous pourriez alors décider de mener l’entretien par téléphone plutôt que par vidéo.
Un autre problème courant, surtout si vous ou le candidat travaillez à domicile, concerne la bande passante. La connexion simultanée de plusieurs personnes dans un appartement ou une maison peut générer des décalages ou d’autres problèmes avec les outils de vidéoconférence. Bien que le cas de figure ne soit pas idéal, vous pouvez tenter de résoudre ce problème, le cas échéant, en désactivant la fonction vidéo de l’application que vous utilisez en cours d’entretien. Vous pourrez alors continuer à vous parler sur la plateforme, sans toutefois bénéficier de l’image. Vous pouvez également essayer de planifier l’entretien à une heure où moins de personnes sont connectées chez vous.
Minimisez les distractions. Pendant l’entretien, désactivez les alertes et les chats et apposez sur votre porte une note disant que vous n’êtes pas disponible. Évitez de mener des entretiens à distance dans des zones très fréquentées de votre maison ou dans des lieux publics. Cela perturbe les gens autour de vous et le candidat.
Essayez également de réduire les mouvements pendant l’entretien en ligne. Si vous bougez ou vous déplacez constamment, l’autre personne peut éprouver des difficultés à se concentrer sur la conversation.
Adoptez une apparence professionnelle. Habillez-vous comme si vous alliez travailler, même si vous êtes à la maison, et veillez à ce que l’arrière-plan que le candidat verra pendant l’entretien à distance ne contienne aucun élément distrayant. De nombreuses applications de vidéoconférence vous permettent de définir un arrière-plan vierge.
Soyez préparé. Ayez une copie papier du curriculum vitae du candidat et de votre liste de questions. Il peut également s’avérer utile de vous connecter quelques minutes à l’avance afin de vérifier le bon fonctionnement de tous les aspects technologiques et de ne pas vous précipiter au début de l’entretien.
Soyez attentif aux expressions faciales et au ton de voix. Gardez une voix calme et exprimez-vous clairement, tout en veillant à sourire et à rire le cas échéant, comme vous le feriez en personne. Votre objectif est de montrer à l’autre personne que vous êtes engagé dans la conversation.
Par ailleurs, laissez également quelques secondes s’écouler après chaque phrase ou après avoir posé une question pour limiter les interruptions de dialogue. N’oubliez pas de regarder la caméra lorsque vous vous exprimez, et non votre propre image ou l’image de l’autre personne, aussi tentant que cela puisse être.
Assurez une bonne clôture. À la fin des entretiens à distance, communiquez aux candidats la suite du processus et demandez-leur s’ils ont des questions. Veillez également à les remercier pour le temps qu'ils vous ont consacré.
En définitive, lors d’un entretien en ligne, vous représentez votre entreprise. Savoir mener efficacement un entretien vidéo vous aidera à laisser aux candidats une impression positive de vous et de votre entreprise.
