Ce n’est pas la première fois que nous vous rappelons l’importance de bien accueillir et intégrer vos nouveaux salariés pour améliorer votre rétention. Les premières semaines de travail d’un employé fraîchement embauché sont en effet cruciales pour prendre un bon départ.

Mais par où commencer ? Quelles sont les étapes essentielles qui fonctionnent pour tous les types de profil ? Pour le savoir, cochez une à une toutes les cases de notre checklist.

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Le parcours d’intégration idéal en 8 étapes

Phase 1 : juste après la signature du contrat

  • Un bon onboarding débute dès que le candidat décide de signer chez vous. Une fois le contrat paraphé, il est conseillé de mettre à jour la fiche de personnel, et de remettre au nouvel embauché un éventuel livret d’accueil rassemblant des informations pratiques. Où est la cantine ? Comment se connecter au réseau interne ? Tous ces petits détails vous aident à d’ores et déjà intégrer votre nouveau salarié dans l’entreprise.
  • Commandez à temps le matériel dont il aura besoin, comme l’ordinateur, un smartphone ou une voiture de société si nécessaire.
  • Ajoutez à l’agenda les moments de prise de contact et les éventuelles formations aux outils internes. Ainsi, ceux-ci sont déjà prévus et le nouveau venu aura immédiatement une vision claire de son planning. Y a-t-il des événements d’entreprise au programme dont votre nouveau collègue n’est pas informé ? Envoyez-lui par avance une invitation via le calendrier Google ou par e-mail.
  • Écrivez aussi immédiatement un e-mail de bienvenue à ce nouveau collaborateur pour lui dire que vous êtes très heureux qu’il rejoigne l’entreprise et que davantage d’informations pratiques vont suivre. Vous commencerez ainsi à éveiller son enthousiasme.
  • Informez le reste de l’entreprise au sujet de cette nouvelle recrue : annoncez son embauche et dites-en davantage à ses nouveaux collègues au sujet de sa fonction et de son profil.
  • Certaines entreprises fonctionnent avec un système de mentor ou de buddy, grâce auquel tout nouveau salarié se voit attribuer une personne à laquelle il peut s’adresser pour ses questions pratiques (par exemple : comment transférer un appel ? Où puis-je me garer ?)

 

Phase 2 : 7 jours avant la prise de poste

  • Pour certaines embauches, du temps peut s’écouler entre la signature du contrat et la date de la prise de poste effective. C’est pourquoi il est recommandé d’envoyer un e-mail à tout nouvel employé une semaine avant son premier jour de travail. Rappelez où et quand il est attendu, ce qui l’attend au planning du premier jour et ce qu’il doit emmener.
  • Un lunch est-il prévu ? Son ordinateur est-il prêt ? Signalez-le pour lui donner l’impression que tout est en ordre.
  • Vérifiez que c’est aussi le cas pour son poste de travail : outre son ordinateur, prévoyez donc un bloc-notes et de quoi écrire, installez un téléphone fixe et préparez ses badges si nécessaire. Des comptes et identifiants sont nécessaires pour qu’il puisse se connecter aux outils internes et externes ? Occupez-vous en l’avance.

 

Phase 3 : 3 jours avant la prise de poste

  • Écrivez un e-mail de présentation à l’équipe dont fera partie le nouveau collègue. Demandez-leur de bien l’accueillir et de l’aider lorsque c’est possible.

 

Phase 4 : premier jour de travail

  • Le premier jour de travail donne le ton et est crucial pour la première impression qu’aura ce nouvel employé de l’entreprise.
  • Organisez une réunion d’onboarding au cours duquel vous lui présenterez l’entreprise : que fait-elle ? Quelles normes et valeurs sont importantes ? Remettez-lui également les éventuels badges et tickets restaurants.
  • Prévoyez suffisamment de temps pour lui faire faire une visite de l’entreprise et présentez-le rapidement à tous les collègues, mais surtout à sa future équipe.
  • Vous pouvez également faire bonne impression avec un kit de bienvenue comprenant par exemple une tasse à café, une carte de bienvenue de la part de l’équipe…

 

Phases 5, 6 et 7 : 1 semaine, 1 mois et 3 mois après la prise de poste

  • Continuez à prendre le pouls. Pour cela, prenez un moment pour discuter avec le nouvel employé une semaine après son premier jour de travail : comment cela s’est-il passé ? Qu’est-ce qui fonctionne bien, qu’est-ce qui est plus difficile ? Comment se déroule le contact avec l’équipe ?
  • Répétez ces entretiens après un mois et trois mois afin que vous sachiez ce qu’il se passe et que la personne (surtout s’il s’agit d’un candidat de valeur) soit plus encline à rester.

 

Phase 8 : 6 mois après la prise de poste

  • Plus vous en savez sur l’expérience des nouveaux collaborateurs, mieux vous pouvez optimiser vos processus internes. Pour cela, vous pouvez par exemple organiser une enquête d’onboarding dans laquelle vous les sondez en profondeur sur ces 6 premiers mois.
  • Ces informations vous seront très utiles pour améliorer continuellement votre processus d’intégration.

 

Checklist

Utilisez notre checklist d’onboarding gratuite pour avoir une liste détaillée des étapes à suivre afin d’accueillir au mieux vos nouveaux salariés. Plus vous pouvez cocher de cases, mieux c’est pour votre entreprise et pour vos nouveaux collègues. Ceux-ci se sentiront plus à leur place, ce qui est bien sûr essentiel pour la rétention.