Voor een internationaal bedrijf regio Gent zijn we op zoek naar een ervaren Personal Assistant (m/v/x) met goede talenkennis die de Managing Director op dagelijkse basis kan ondersteunen.

Ben jij iemand die energie haalt uit structuur brengen in een dynamische agenda, die snel kan schakelen en prioriteiten scherp stelt? Ben jij op zoek naar een veelzijdige functie waarbij geen enkele dag hetzelfde eruit ziet? Dan is dit misschien wel jouw volgende uitdaging.

Jouw rol
In deze veelzijdige functie ondersteun je de Managing Director in een breed scala aan taken, zowel professioneel als sporadisch privé. Jij bent de rechterhand die zorgt voor overzicht, structuur en een vlotte organisatie.

Concreet zal je instaan voor onder meer:

• Agenda- en mailboxbeheer: structuur brengen in een steeds veranderende planning en goed prioriteiten stellen;
• Travel management: boeken van vluchten, hotels, taxi's en bijhorende praktische opvolging;
• Eventorganisatie: coördinatie van bedrijfsactiviteiten en events van a tot z (jaarlijkse barbecue, eindejaarsfeest, …);
• Juridische & praktische opvolging: aanvragen van vergunningen, digitaliseren van volmachten, aanvragen van visa, ...;
• Wagenparkbeheer: opvolging van de fleet, privéjets en contact met chauffeurs;
• Communicatie & marketing: opstellen van uitnodigingen, verzorgen van relatiegeschenken, schrijven van korte persartikels en ondersteunen van social media in overleg met marketing;
• Administratieve ondersteuning: notuleren tijdens belangrijke vergaderingen, facturatiebeheer, uitvoeren van betalingen, beheer van creditcards, postverwerking, lunches bestellen, afspraken coördineren, ...

Sporadisch kan er gevraagd worden om buiten de klassieke werkuren ondersteuning te bieden (bijvoorbeeld bij last-minute wijzigingen in reisschema's).

Als laatste zal je 1 dag per week aan het onthaal werken waarbij je ook zal instaan voor ontvangst van bezoekers en algemene telefonie (dit is slechts in beperkte mate).

Wie ben jij?

• Je hebt reeds ervaring als Personal of Management Assistant of in een vergelijkbare ondersteunende rol;
• Je bent organisatorisch sterk en kan structuur brengen in een snel veranderende omgeving;
• Je denkt in oplossingen, stelt prioriteiten en houdt overzicht, ook wanneer zaken onverwacht veranderen;
• Je bent discreet, betrouwbaar en kan goed omgaan met vertrouwelijke informatie;
• Je communiceert vlot en professioneel, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je beschikt over een uitstekende kennis van Nederlands, Engels en Frans;
• Flexibiliteit schrikt je niet af.

Wat mag je verwachten?

• Een uitdagende en afwisselende functie in een internationale omgeving;
• Veel autonomie en ruimte om je rol vorm te geven;
• Een dynamische werkomgeving waar geen dag hetzelfde is;
• Een aantrekkelijk verloningspakket in lijn met je ervaring en verantwoordelijkheden;
• Een mooi pakket aan extralegale voordelen.

Interesse in deze uitzendfunctie? Reageer dan nu met volgend referentienummer: 06550-0013290985.

Robert Half BV en Robert Half Project Sourcing BV verwerken de gegevens van sollicitanten die nodig zijn om de sollicitatieprocedure uit te voeren. Meer informatie over gegevensbescherming, in het bijzonder over uw rechten, vindt u op https://www.roberthalf.com/be/nl/privacy.