Zowat elke onderneming heeft een of meerdere management assistants of administratieve assistenten in dienst. Hun takenpakket is doorheen de jaren ook aanzienlijk veranderd. Dat blijkt uit een onderzoek van OfficeTeam. Bijna de helft (49%) van de 300 ondervraagde Belgische administratieve professionals heeft er almaar meer projecten en verantwoordelijkheden bij gekregen, en nog eens 38% stelt dat projecten sneller moeten worden opgevolgd. We namen de proef op de som bij management assistants Athena Versteijlen, Marie-Claire Chantraine en Ellen Houthoofd. Ook Maj Buyst, Director OfficeTeam, laat haar licht schijnen.
Management Assistant: brede verantwoordelijkheid
De job van management assistant beperkt zich allang niet meer tot puur administratief werk. Er komen heel wat andere verantwoordelijkheden bij kijken. Denk maar aan projectopvolging en andere ondersteuning. Athena Versteijlen, actief in de baggersector, bevestigt: “Er wordt almaar meer aandacht gevestigd op de operationele kant van de zaak. Zo verzorg ik niet alleen de administratieve ondersteuning, maar werk ik ook grotendeels mee aan de operationele verwerking.” De lat ligt hoger dan vroeger, zegt ook Marie-Claire Chantraine: “Managers zoeken vandaag geen puur administratieve assistenten, maar geven de voorkeur aan een business partner/manager die hun takenpakket nagenoeg even goed kan beheren als zijzelf.” Bovendien hebben management assistants nu meer verantwoordelijkheid. “Vaak draag je zelfs de eindverantwoordelijkheid over bepaalde zaken. Ik hoef niet meer altijd alles voor te leggen wanneer ik een beslissing moet nemen”, zegt Ellen Houthoofd. Het is duidelijk dat de invulling van de job van management assistant sterk kan verschillen. Een complete en accurate functieomschrijving is dan ook een must. Op die manier trekt u de juiste kandidaten aan en stijgt de kans op een geslaagde aanwerving.
Autonomie als leidraad
Veelzijdigheid, zelfstandigheid en initiatief nemen zijn drie ‘soft skills’ die de laatste jaren voor de management assistant en administratieve assistenten belangrijker zijn geworden. Zoals Ellen hierboven aangeeft, maakt de gestegen verantwoordelijkheid een groot verschil. Athena: “Dit vind ik een groot pluspunt. Mijn motto is ‘Hoe meer, hoe liever’. Ik zie er alleen maar het positieve van in. Sommige taken zijn nu eenmaal makkelijker uit te voeren zonder akkoord van hogerop.” En Ellen ziet nog een voordeel: “Je kunt je werk helemaal zélf indelen.” Maj Buyst, Director OfficeTeam zegt hier het volgende over: “Administratieve professionals spelen een sleutelrol binnen het bedrijf. Werknemers worden geacht zich steeds flexibeler op te stellen en meer zelfstandigheid en initiatiefkracht aan de dag te leggen. Veelgevraagde administratieve werknemers vandaag zijn veelzijdige, meertalige professionals die niet alleen over de nodige computervaardigheden beschikken, maar ook op een autonome manier meerdere taken en verantwoordelijkheden kunnen opnemen.”
Wat met de jobtitel?
Of de functietitel van een management assistant dan nog wel de lading dekt? Marie-Claire vat het mooi samen: “Het begrip ‘management assistant’ heeft een grondige evolutie ondergaan, en de functieomschrijving varieert sterk naargelang het bedrijf. Het is dan ook volstrekt onmogelijk om zonder een uitgebreide taakomschrijving enig idee te hebben van wat een bepaalde firma verstaat onder deze functie.” Tegelijk wordt er veel waarde gehecht aan de functietitel. Athena: “Door de jaren heen is er een groot verschil ontstaan tussen de functie van management assistant en die van secretaresse.Ik ben persoonlijk heel blij dat de naam ‘secretaresse’ nog maar heel weinig gebruikt wordt. Het woord heeft in mijn ogen een negatieve connotatie.” Ellen nuanceert: “Ik vind de inhoud van de job veel belangrijker dan het naamplaatje. Veel werk hebben, verantwoordelijkheid krijgen en je werk zelfstandig organiseren; dat is het belangrijkste.” De functie van management assistant is niet meer die van tien jaar geleden. Zo kwamen er heel wat nieuwe verantwoordelijkheden en uitdagingen bij. Binnen een duidelijk functiekader hoeft dit echter geen probleem te zijn. Integendeel: dankzij duidelijke afspraken biedt de job van management assistant tal van kansen en opportuniteiten.
