Als u merkt dat een van uw teamleden ondermaats begint te presteren, is het raadzaam om uzelf eerst een aantal vragen te stellen voordat u hem over zijn zwakkere prestaties aanspreekt. Een van de moeilijkste taken van een manager is een werknemer vertellen dat zijn prestaties onder de verwachtingen liggen. Het erkennen van de rol die u speelt in het succes van deze persoon is echter cruciaal om een constructief discours te kunnen houden en om de werknemer te motiveren om voortaan uit te blinken.Voordat u het teamlid uitnodigt voor een gesprek, is het verstandig om eerst eens goed naar uw eigen handelingen als manager te kijken. Het kan zijn dat u misschien deels zelf verantwoordelijk bent voor de zwakkere prestaties. Voor u de werknemer in kwestie hierover aanspreekt, is het nuttig om uzelf de volgende vragen te stellen:
Hebt u duidelijke doelstellingen aangegeven?
Ongeacht of de werknemer onvoldoende presteert binnen een specifiek project of in zijn dagelijkse verantwoordelijkheden, misschien is de oorzaak van het probleem dat hij niet weet wat u van hem verwacht. Indien het om een specifiek project gaat, hebt u dan vanaf het begin duidelijke instructies gegeven? Als het dagelijkse taken betreft, worden de prestaties van de werknemer dan beoordeeld op basis van een accurate taakomschrijving die up-to-date is? Hebt u ook specifieke groei- en succesmijlpalen vooropgesteld? Dit is belangrijke informatie die de nodige omkadering biedt voor de werknemer en ervoor zorgt dat het risico op een verkeerde aanwervingsbeslissing ook geminimaliseerd wordt.
Verstrekt u voldoende informatie over het grotere plaatje?
Zelfs als u denkt dat u uw verwachtingen over prestaties en deadlines duidelijk hebt gemaakt, is het mogelijk dat uw werknemer verward is omdat hij niet begrijpt hoe zijn werk een invloed heeft op het bedrijf als geheel. Als de werknemer bijvoorbeeld begrijpt hoe een bepaalde opdracht in een nieuw businessinitiatief voor de organisatie past, dan is hij mogelijk meer gemotiveerd om tijdig puik werk neer te zetten.
Hebt u prestatieproblemen snel aangepakt?
Indien u is opgevallen dat een werknemer slechter presteert, hebt u dan onmiddellijk actie ondernomen? Het is niet ongebruikelijk dat managers wachten tot de jaarlijkse beoordeling van de werknemer, of totdat er een ernstig probleem de kop opsteekt (zoals een klacht van een klant), om prestatieproblemen aan te pakken. Dat is compleet fout. Tijdige feedback en aangesterkte verwachtingen maken het verschil om te voorkomen dat een werknemer die begint te driften, het doel volledig uit het oog verliest.
Zijn uw verwachtingen redelijk?
Als een werknemer niet aan de verwachtingen voldoet, dan heeft hij mogelijk te veel werk. Ondermijnt u niet onopzettelijk zijn vermogen om deadlines te halen en goed te presteren door onophoudelijk werk aan zijn takenlijstje toe te voegen?
Bent u toegankelijk genoeg?
Soms kunnen de zwakkere prestaties van een werknemer worden toegeschreven aan een baas die vaak niet beschikbaar is of ontoegankelijk lijkt. Probeer een werkomgeving te creëren waar uw medewerkers weten dat ze een open dialoog met u kunnen aangaan en samen met u oplossingen voor een probleem kunnen proberen te vinden. Wanneer u toch werknemers ontmoet om prestatieproblemen te bespreken, concentreer u dan op het ontwikkelen van initiatieven die hen kunnen helpen om beter te presteren, en laat hen weten dat u hen steunt. Vergeet nooit dat de uitkomst van het gesprek altijd het volgende moet zijn: "Dit is wat we kunnen doen om beter te presteren."
Dit artikel werd oorspronkelijk gepubliceerd op de blog Worklife Asia.
