Nagaan of de missie, waarden en werkmethodes van een bedrijf overeenstemmen met het gewenste carrièrepad en de persoonlijke waarden van de sollicitant is cruciaal om een positieve teamsfeer en een coherente werkomgeving te creëren.

Kijken of een sollicitant past binnen de bedrijfscultuur is wellicht een van de moeilijkste zaken om in te schatten. In tegenstelling tot de technische vaardigheden is deze factor immers niet meetbaar. Wervingsverantwoordelijken zijn dan ook sterk aangewezen op persoonlijke gesprekken om te oordelen of iemands karaktereigenschappen en softskills aansluiten bij de bedrijfscultuur.

Nu steeds meer bedrijven echter overschakelen naar virtuele sollicitaties in het kader van hun thuiswerkregelingen, kan het een uitdaging zijn om de softskills van een sollicitant te beoordelen en na te gaan of de persoon matcht met de bedrijfswaarden.

Met enkele kleine aanpassingen kunt u uw bestaande sollicitatieprocedures echter uitvoeren via video of digitale platformen en toch uitgebreid nagaan of de persoon zou passen binnen uw bedrijfscultuur, om zo een productieve en duurzame werkrelatie op te bouwen.

1. Creëer een uitnodigende sfeer

Videosollicitaties zijn vaak statischer dan traditionele sollicitaties. Door de grotere afstand is het voor de sollicitant bovendien moeilijker om zich natuurlijk te gedragen, waardoor het ook moeilijker is om zijn of haar softskills te beoordelen.

Voor een doeltreffende virtuele sollicitatie die de sfeer van een traditioneel gesprek benadert, is een uitnodigende sfeer belangrijk. Zo maakt u komaf met een aantal hinderpalen van onlinesollicitaties en moedigt u de sollicitant aan om zichzelf te zijn.

Bij een traditionele sollicitatie is dit misschien minder van belang, maar wees tijdens het hele gesprek aandachtig en geëngageerd: zorg voor een warme verwelkoming, maak oogcontact, glimlach, knik en gebruik handgebaren, net zoals u bij een persoonlijk gesprek zou doen.

We beleven momenteel uitzonderlijke tijden. Door open en transparant te zijn over de situatie en de impact ervan op uw eigen functie en het bedrijf kunt u een band opbouwen met de kandidaat. Praten over uw eigen ervaringen en vragen hoe de sollicitant de situatie beleeft, kan een goede manier zijn om zijn of haar vertrouwen te winnen. Met vragen als: “Hoe hebt u de coronamaatregelen ervaren?” of “Zijn er voor u ook positieve kanten geweest aan deze situatie?” toont u interesse zonder al te persoonlijk te worden. Bovendien krijgt u zo een inkijk in de veerkracht, het pragmatisme en de mindset van de sollicitant in een moeilijke situatie.

Een virtuele sollicitatie blijft een sollicitatie. U moet het dus zien als een kans om de houding van een sollicitant te beoordelen. Zich vlot aanpassen aan een niet-traditioneel sollicitatiegesprek en blijk geven van beleefdheid, enthousiasme en professionaliteit is een sterke indicatie van emotionele intelligentie en aanpassingsvermogen. Afstandelijkheid en een gebrek aan engagement kunnen dan weer wijzen op een gebrek aan interpersoonlijke vaardigheden of weinig belangstelling voor de functie.

2. Bepaal vooraf de belangrijkste beoordelingscriteria

Hoewel een videosollicitatie anders kan verlopen dan een traditionele sollicitatie, zeker voor bedrijven die niet vertrouwd zijn met sollicitatiegesprekken op afstand, moeten de basiskenmerken die voor een bepaalde functie belangrijk worden geacht, dezelfde blijven.

Bij het beoordelen van softskills moeten de vereiste vaardigheden, waarden en gedragskenmerken om de functie goed uit te voeren, vooraf duidelijk worden gedefinieerd. Zo kunnen ze voldoende worden beoordeeld in deze minder vertrouwde omgeving en worden ze niet over het hoofd gezien ten gunste van gemakkelijker meetbare vaardigheden.

In het huidige klimaat zijn bedrijven op zoek naar kandidaten die veerkrachtig, positief, gefocust, flexibel en stressbestendig zijn. Open vragen als: “Kunt u me iets meer vertellen over een situatie waarbij u onder hoge druk stond? Hoe hebt u gereageerd en wat hebt u daaruit geleerd?” geven u concrete voorbeelden over hun zelfkennis en de manier waarop ze omgaan met uitdagingen.

Daarnaast kunt u hypothetische scenario’s gebruiken om meer inzicht te krijgen in instinctieve gedragingen. Probeer daarom vragen te stellen die peilen naar bepaalde kwaliteiten die nodig zijn voor de functie. Bijvoorbeeld: “Halverwege het project blijkt een klant het niet langer eens met de gekozen richting, terwijl alles oorspronkelijk zo overeengekomen was. Hoe reageert u daarop?”. Deze vraag zegt veel over hun vaardigheden inzake stakeholder- en projectmanagement, hun aanpassingsvermogen en hun mindset in moeilijke omstandigheden die buiten hun controle vallen.

Stel ook een uitgebreide vragenlijst op om dieper in te gaan op kenmerken die tijdens een face-to-facegesprek impliciet aan bod zouden komen. Door vooraf beoordelingscriteria te bepalen voor elk van deze kenmerken geeft u sollicitanten de kans om te praten over hun vaardigheden en ruimt u de eventuele hinderpalen van een virtuele sollicitatie uit de weg.

Terwijl sterke interpersoonlijke vaardigheden vroeger al naar voren kwamen in de manier waarop een sollicitant zich voorstelde, kunt u dat in een virtuele omgeving compenseren door te vragen: “Beschrijf even uw typische werkstijl?” of door het te hebben over hobby’s om na te gaan hoe personen omgaan met collega’s en hoe ze zich gedragen in een informele omgeving.

Tijdens een virtuele sollicitatie kan een minder goede verbinding een impact hebben op de antwoordsnelheid en toon van de sollicitant. Hierdoor kan het ten onrechte lijken alsof hij of zij minder enthousiast is over de functie. Stel daarom vragen als: “Wat trekt u aan in deze functie?” of: “Wat vond u het leukst in uw vorige functie?” om te peilen naar enthousiasme en engagement.

3. Leg de nadruk op de bedrijfscultuur

De bedrijfscultuur is niet alleen belangrijk voor de onderneming. Ook sollicitanten geven de voorkeur aan bedrijven die hun waarden delen. Bij een sollicitatie op kantoor kan de sollicitant kennismaken met de fysieke werkomgeving en de teamleden, en de sfeer in het bedrijf opsnuiven. Bij een videosollicitatie is dat helaas niet het geval.

Om tijdens een virtuele sollicitatie de bedrijfscultuur duidelijk te schetsen moet u bij het begin van het gesprek de tijd nemen om de organisatie uitgebreid voor te stellen door het te hebben over de missie en waarden van het bedrijf, het toekomstige team van de persoon in kwestie en de functie-inhoud. Door meer info te geven over de dresscode, de sociale activiteiten of activiteiten buiten het werk kunt u het ‘menselijke’ aspect van de functie belichten.

Bij het beoordelen van softskills moet u de sollicitant aanmoedigen om vragen te stellen over de werkplek of zelf polsen naar zijn of haar visie met vragen als: “Hoe ziet uw ideale werkgever eruit?” om na te gaan naar wat voor functie de persoon precies op zoek is.

De kenmerken van een succesvolle videosollicitatie zijn eigenlijk exact dezelfde als bij een gewone sollicitatie. Als u wat extra voorbereidingen treft, wat dieper in gesprek gaat en de organisatie uitgebreid voorstelt, kan het een even doeltreffend instrument zijn om iemands softskills te beoordelen en na te gaan of de persoon past binnen de bedrijfscultuur en de functie.