Ga jij binnenkort in zwangerschapsverlof? Dan heb je vast en zeker een checklist voor alles wat er nog moet gebeuren voor de nieuwe aanwinst er is. Maar heb je ook aan het werk gedacht? Wie zal jouw werk en projecten overnemen? Wanneer zal hij of zij starten? En heeft die persoon alle nodige informatie? Wil je er zeker van zijn dat alles op wieltjes blijft lopen tijdens jouw zwangerschapsverlof, begin dan vandaag al met plannen.
Start zo snel mogelijk met plannen
In België heb je recht op 15 weken moederschapsverlof, waarvan je maximum 6 weken vóór de geboorte mag nemen. Ben je van plan om slechts het wettelijke minimum van 1 week verlof vóór de geboorte te nemen? Ook dan doe je er goed aan om de overdracht van je werk niet te lang uit te stellen. Je weet immers nooit of je vroeger uitvalt. Bepaal in samenspraak met jouw leidinggevende een datum waarop je de overdracht wil finaliseren en hoelang de opleiding van de vervanger in beslag zal nemen. Bespreek ook zeker het ideale profiel van je vervanger. Essentiële informatie voor de rekrutering.
Bewaar het overzicht in een dossier
De geknipte persoon vinden voor een zwangerschapsvervanging kan wel wat tijd in beslag nemen. Je moet echter niet wachten op die aanwerving om al het een en ander voor te bereiden. Stel een overzichtelijk dossier op. Start met de informatie die onontbeerlijk is voor je vervanger. Gaandeweg zal je merken dat je kleine toevoegingen kan doen. Eens jouw vervanger is aangeworven, heb je zo al een heel pakket informatie klaar.
Vergeet je collega’s niet
Breng in kaart welke projecten en activiteiten tijdens jouw afwezigheid door je vervanger moeten behartigd worden. Bespreek met de betrokken collega’s wat zij verwachten van de nieuwe medewerker, en welke zaken eventueel kunnen wachten tot je terug bent. Zo weet jij op jouw beurt welke informatie je moet doorspelen.
Eens je vervanger is gestart, is het een goed idee om nog eens met die collega’s samen te zitten. Zo hebben ze al kennisgemaakt en is alles glashelder voor je vertrekt. Stel in ieder geval een contactenlijst op voor de nieuwe medewerker, met de naam van de collega’s, hun functie en contactgegevens, de projecten waar zij bij betrokken zijn en de rol die ze daarin opnemen.
Een opleidingsplan
Een dossier aanleggen met alle informatie is natuurlijk niet voldoende. Je vervanger moet de nodige tijd krijgen om zich in te werken, aan jouw zijde. Gebruik je dossier en de input die je kreeg van collega’s om een opleidingsplan te maken. Hou er rekening mee dat wat voor jou evident is, voor een nieuwe medewerker ingewikkeld kan zijn, zeker als er op korte tijd veel kennisoverdracht plaatsvindt. Voorzie dus voldoende tijd voor eventuele vragen of herhaling.
Deel je documenten
In een ideale wereld bepaalt de bedrijfspolicy hoe en waar je documenten opslaat, en wordt die ook door iedereen nauwgezet gevolgd. In de praktijk hebben veel medewerkers hun eigen klassement. Maak het je vervanger en collega’s niet te moeilijk. Deel je documenten in de cloud of op een gemeenschappelijke server. Bespreek dat klassement voor je vertrek als je storende telefoontjes tijdens je zwangerschapsverlof wil vermijden.
Werken tijdens je verlof?
In principe heb je recht op 15 weken verlof, zonder ook maar één keer aan het werk te moeten denken. Toch gebeurt het vaak dat men in contact blijft via e-mail of telefoon. Ben jij bereid om dat te doen? Maak hier dan duidelijke afspraken over. Wens je bijvoorbeeld enkel gebeld te worden, zodat je jouw mailbox niet hoeft te openen, zeg dat dan ook. Er is niets mis met grenzen stellen.
