Hoewel je ook voor een businesstrip je koffers pakt en waarschijnlijk even opzoekt wat er te beleven valt op je bestemming, is op zakenreis gaan iets heel anders dan gewoon op reis vertrekken: je vertegenwoordigt namelijk het bedrijf en je werkgever. Het is dan ook geen goed idee om je shorts en flipflops boven te halen, tenzij je graag meteen alle ogen op jou gericht wil hebben – maar dan moet je er ook de gefronste wenkbrauwen en afkeurende blikken bijnemen. Enkele onmisbare do’s en don’ts voor wie op businesstrip gaat.
1. Check de bedrijfsregels en -procedures
Misschien sta je niet te popelen om een verre zakenreis te ondernemen, of misschien had je graag iets eerder geweten dat je volgende week in het buitenland verwacht wordt, maar tegen je baas zeg je natuurlijk niet zomaar ‘nee’. In welke omstandigheden je ook vertrekt, het is altijd een goed idee om je grondig voor te bereiden. Zo hebben de meeste werkgevers richtlijnen en regels voor zakenreizen. Zorg dat je hiermee vertrouwd bent voor je op het vliegtuig stapt. Zijn er nergens procedures gedocumenteerd? Overleg dan met je leidinggevende over wat er allemaal van je verwacht wordt. Zo kom je niet voor verrassingen te staan.
Als je op zakenreis gaat, zijn de ongeschreven regels net zo cruciaal. Zodra je werkdag erop zit, kun je bijvoorbeeld gerust iets comfortabels aantrekken, maar het zal je niet in dank afgenomen worden dat je je in het nachtleven stort. Laat je bij je beslissingen leiden door je gezond verstand en vergeet niet dat je voor je gastheer of -vrouw een vertegenwoordiger van je werkgever blijft – zelfs ná de uren.
2. Hou je aankoopbewijzen bij
Bij je terugkeer wachten er jou hoogstwaarschijnlijk niet alleen een volle mailbox en dito wasmand, maar heb je ook heel wat administratie af te handelen. Dan is er niets zo vervelend als je koffer en portefeuille binnenstebuiten moeten keren omdat je je kassabonnetjes niet kunt vinden. Om dit scenario te vermijden, let je er tijdens je businesstrip maar beter op om je aankoopbewijzen systematisch bij te houden voor het geval je werkgever vragen heeft over de terugbetaling. Stop ze bijvoorbeeld meteen in een kaftje, dan verlies je geen tijd als je weer thuis bent.
3. Neem niet te veel mee op business-trip
Je bent natuurlijk graag op alle weersomstandigheden en alle mogelijke situaties voorbereid. Toch is het geen goed idee om té veel mee te nemen. Je bagage op het vliegtuig weggestopt krijgen of een taxi nemen is een pak stresserender als je een loodzware tas meezeult. Hou bij het inpakken voor ogen dat je (in het slechtste geval) altijd nog kunt gaan kopen wat je lastminute nodig hebt.
Tip: laat die versleten rugzak gerust thuis en overweeg om een aktetasje aan te schaffen. Een aktetas is stijlvol en professioneel, en past makkelijker in de bagagecompartimenten van het vliegtuig dan een plompe rugzak.
4. Zorg ervoor dat je je kunt opfrissen
Om te allen tijde een goeie indruk te maken (zelfs als je hebt moeten lopen om de trein te halen of net hebt liggen slapen op het vliegtuig), neem je het best een tasje mee met redmiddeltjes. Lees: deodorant, muntjes, flosdraad, aspirientjes, zakdoeken … en alle andere kleine zaken die je nodig hebt om je goed te voelen én er tiptop uit te zien. Wanneer je beseft dat je alles onder controle hebt, straal je meteen meer zelfvertrouwen uit.
5. Schrijf een bedankbriefje
Bedankbriefjes zijn niet alleen een goed idee na een sollicitatie, maar ook na een businesstrip. Verstevig die banden met potentiële klanten of nieuwe partners door hen te mailen of – waarom ook niet – een professioneel kaartje te sturen waarin je hen bedankt voor de goede ontvangst en de fijne samenwerking.
