Iedereen kent het wel: meetings die eindeloos doorgaan… Hoewel vergaderingen belangrijk zijn om samen te werken en tot beslissingen te komen, kunnen ze ook tijdrovend zijn. Gelukkig zijn er handige tips om efficiënter te vergaderen en kostbare tijd te besparen!
Een goede voorbereiding is de sleutel tot een succesvolle meeting. Zorg dat je de volgende zaken op orde hebt voor je van start gaat:
Beperk het aantal deelnemers tot diegenen die echt nodig zijn.
Bepaal vooraf het doel van de meeting en communiceer dit aan de deelnemers. Spreek ook af hoelang de meeting zal/mag duren.
Stel een agenda op met te bespreken onderwerpen. Wijs aan elke agendapunt een tijdslimiet toe om te voorkomen dat de discussies te lang doorgaan.
Zorg dat de vergaderruimte klaar is met alle benodigde materialen, zoals een projector of whiteboard, en dat iedereen op de hoogte is van de locatie en tijd. Zo verliezen jullie geen tijd met het zoeken naar een meeting room of het opstellen van materiaal.
Om de vergadering gestructureerd en doelgericht te houden, is het goed om een timekeeper en notulist aan te stellen. De timekeeper houdt de tijd in het oog en zorgt dat de discussies binnen de gestelde tijdslimieten blijven. De notulist maakt aantekeningen van de belangrijkste punten en beslissingen, zodat iedereen na de meeting een duidelijk overzicht heeft van wat er is besproken en de nodige acties kan ondernemen.
Tijd is kostbaar, dus het is belangrijk dat de meeting op tijd begint en eindigt. Blijf bij de essentie en focus op de agendapunten. Houd de besprekingen kort en bondig. Het is aan de timekeeper om in te grijpen als de discussie afdwaalt naar irrelevante onderwerpen. Begin de vergadering met de belangrijkste items op de agenda. Raakt de tijd op? Dan komen de onbesliste, minder cruciale punten op de agenda voor een volgende meeting.
Soms is één meeting niet voldoende om alle onderwerpen te behandelen. In dat geval is het beter om een extra vergadering op een ander moment in te plannen dan om de huidige te verlengen. Dit zorgt voor een beter overzicht en voorkomt vermoeidheid en een gebrek aan focus bij de deelnemers. Zo verlaten zij de vergaderruimte met een goed gevoel, omdat ze effectief beslissingen hebben genomen en actiepunten hebben vastgelegd.
Overweeg om staande vergaderingen te houden. Die zijn vaak korter en to-the-point, omdat mensen minder geneigd zijn om langdradige discussies te voeren als ze staan. Plus: het is goed voor de gezondheid omdat het al dat zitten op kantoor doorbreekt. Win-win!
In plaats van lange vergaderingen, is het goed om regelmatig korte check-in meetings te plannen. Dit kan helpen om snel updates te geven en kleine problemen op te lossen zonder er een volledige meeting voor te organiseren.
Neem na elke meeting even de tijd om te evalueren wat er goed ging en wat beter kan. Vraag feedback aan de deelnemers en pas de aanpak aan voor toekomstige vergaderingen. Zo kunnen jullie steeds efficiënter en productiever vergaderen, waardoor er meer tijd overblijft voor andere belangrijke taken.
Schrijf je in op onze nieuwsbrief en ontvang nieuwe updates rechtstreeks in je mailbox.
