Videocalls zijn erg efficiënt om in contact te blijven met je collega’s en professionele contacten en zijn niet meer weg te denken in het moderne thuiswerken. Maar wanneer je te kampen krijgt met technische problemen, kan dat je professionalisme in twijfel trekken.
Robert Half lanceerde recent een LinkedIn poll in verschillende landen om te achterhalen welke issues worden beschouwd als het meest irritant tijdens videocalls: 1. Slechte audio/videokwaliteit, 2. Videocalls zijn niet nodig, een e-mail volstaat, 3. Teveel mensen die tegelijkertijd babbelen. Deze resultaten wijzen op het belang van video-etiquette om je videocalls zo vlot en professioneel mogelijk te laten verlopen.
Met deze 14 etiquettetips voor videovergaderingen blijf je daar alvast van gespaard:
1. Test of alles werkt
Technische problemen kunnen je videocall danig verstoren en scoorden dan ook de slechtste punten in de studie van Robert Half. Om dit te voorkomen, test je vooraf je technologie – computer, apps, camera en microfoon – zodat je zeker weet dat als werkt. Je wilt immers niet dat een vergadering vertraging oploopt omdat niemand jou kan zien of horen.
2. Zorg voor een goede organisatie
Ben jij de organisator van de virtuele meeting? Stel jezelf dan vooraf de vraag: is deze videocall echt noodzakelijk of kunnen we dit bespreken per mail of via Skype/Teams? Als je beslist om de call te laten doorgaan, stuur je op voorhand een agenda door en houd je deze ook bij tijdens de vergadering. Bij een online vergadering hebben we immers snel de neiging om af te glijden naar andere onderwerpen. Alles ziet er immers wat informeler uit, omdat iedereen thuiswerkt aan de eettafel, in de logeerkamer etc. Probeer voor meer productiviteit en focus het aantal agendapunten te beperken en bezorg de agenda vooraf aan de deelnemers.
3. Wees klaar voor het scherm
Een groot voordeel van thuiswerk is dat je je wat informeler kunt kleden. Maar videovergaderingen zorgen toch voor een zekere beperking op dat vlak. Je hoeft niet strak in het pak te zitten, maar een nette, professioneel ogende outfit is geen overbodige luxe. Vergeet ook niet even in de spiegel te kijken voor de vergadering start. Je wilt immers niet dat iets de aandacht van je boodschap afleidt. Door je ‘s morgens aan te kleden voor de werkdag creëer je bovendien een productieve mindset. Let op: draag je een net hemd boven een trainingsbroek, vergeet dan niet eerst de vergadering volledig af te sluiten voor je opstaat.
4. Controleer je achtergrond
De beste achtergrond voor videovergaderingen is relatief leeg en leidt de aandacht niet af. Ga na of er geen vuile vaat of was te zien is op de achtergrond. Bij heel wat virtuele vergaderplatformen kun je de achtergrond indien nodig aanpassen of vervagen. Controleer ook of er voldoende licht is, zodat iedereen je goed kan zien. Dit is voornamelijk belangrijk als je een online jobinterview hebt of personen voor de eerste keer digitaal ontmoet.
5. Spreek duidelijk
Spreek langzaam en articuleer goed tijdens onlinevergaderingen. De kwaliteit van de internetverbinding thuis kan variëren, net als de betrouwbaarheid van de apparaten. Houd er rekening mee dat er vaak een kleine vertraging optreedt als iemand praat. Wacht dus even nadat je een vraag gesteld hebt of nadat iemand een antwoord gegeven heeft. Het is immers makkelijk om elkaar ongewild te onderbreken. En laat dat net het derde punt zijn waar de respondenten zich in de survey aan stoorden: teveel mensen die tegelijkertijd babbelen.
6. Kijk in de lens
Er is heel wat te zien op je scherm tijdens virtuele vergaderingen: beelden van jezelf en je collega's, de hoofdpresentatie of een transcript van het gesprek tussen de deelnemers. Naast het scherm heb je dan weer je partner of kinderen die in huis rondlopen. Maak oogcontact met anderen in de vergadering door naar de camera te kijken terwijl je praat en luistert.
7. Probeer persoonlijk contact te maken
Het is belangrijk om empathie te tonen en niet gewoon als collega’s met elkaar om te gaan, maar vooral als mensen, zeker in moeilijke tijden als deze. Managers die virtuele vergaderingen organiseren, kunnen bij het begin (of het einde) misschien wat tijd inbouwen om te vragen hoe het gaat met iedereen.
8. Vind een plek zonder lawaai (voor zover mogelijk)
Idealiter zit je in een rustige kamer waarvan je de deur kunt sluiten. Als je geen privacy hebt voor een videovergadering, kies dan een ruimte waar je huisgenoten het minst vaak komen. Leg uit aan huisgenoten, partner en/of kinderen dat je een werkvergadering hebt en in die tijd niet beschikbaar bent. Probeer huisdieren indien mogelijk in een andere kamer te houden. En vergeet niet om de meldingen op je computer en persoonlijke apparaten uit te schakelen.
9. Gebruik de mute-knop
Heb je geen ruimte zonder lawaai? Bij de meeste videoconferencingdiensten kun je de vergadering volgen in gedempte stand. Demp je microfoon wanneer je niet aan het woord bent, zodat de deelnemers kunnen praten zonder gestoord te worden door het geblaf van je hond.
10. Let op wanneer je je scherm deelt
Als je je scherm deelt tijdens een videovergadering, zorg dan dat er zo weinig mogelijk vensters en tabbladen openstaan, zodat de deelnemers makkelijk kunnen volgen. Sluit alle documenten die je niet wilt delen en schakel alle berichtmeldingen tijdelijk uit tijdens de presentatie.
11. Beperk het aantal aanwezigen
Veel mensen geven aan dat ze de laatste tijd kampen met video-moeheid. Indien jij een videocall organiseert, nodig dan enkel diegenen uit die echt bij deze call moeten zijn. Kleinere groepen zijn vaak meer productief en geëngageerd.
12. Wees voorzichtig met berichten
Wees voorzichtig als je berichten stuurt naar deelnemers tijden onlinevergaderingen. Als je je negatief uitlaat over iemand (wat je sowieso niet zou mogen doen) en je bericht komt per ongeluk bij de verkeerde persoon of in het transcript terecht, dan kan dat zowel jullie relatie als je reputatie ernstig schaden.
13. Vermijd multitasking
De etiquette voor virtuele vergaderingen schrijft voor dat we ons er niet toe laten verleiden om het nieuws, sociale media of onze e-mail te checken. Wie niet aandachtig is tijdens de vergadering, wordt snel ontmaskerd. Bovendien is het nogal wiedes dat niemand je wil zien of horen eten. Zelfs niet op het middaguur! Bewaar dat broodje of die snacks dus tot na de vergadering.
14. Zit stil
Als je vergadert via een mobiel apparaat, loop dan niet rond en beweeg niet te veel, want dat kan de andere deelnemers storen. Probeer je apparaat op een stabiele manier neer te zetten en niet te wriemelen (ook al heb je misschien te veel cafeïne op).
En dan nog een laatste etiquettetip voor videovergaderingen: Wees vriendelijk en geduldig met je collega’s tijdens onlinevergaderingen. Niet iedereen is even vertrouwd met virtuele vergaderingen. Door waar nodig technische hulp te bieden of personen op hun gemak te stellen voelt iedereen zich ondersteund en aanvaard in het team, ook al zitten jullie niet in dezelfde ruimte.
