Las videoconferencias se han convertido en uno de los recursos más usados en el ámbito laboral para enfrentar el confinamiento, las largas cuarentenas y las medidas de distanciamiento social derivadas de la pandemia provocada por el coronavirus en todo el mundo.
Chile no es la excepción y las reuniones virtuales asumieron un rol predominante en la gestión y ejecución del trabajo de muchas empresas. Y aunque la dinámica puede ser vista como algo relajado por el hecho de estar trabajando desde la casa, no lo es en absoluto. Por eso, hay tres áreas y algunos tips que debes considerar si no deseas que los jefes, compañeros de trabajo o clientes no cuestionen tu reputación profesional por cometer algún error totalmente evitable.
Imagen personal
Sin importar la circunstancia ni la ocasión, la imagen que uno proyecta siempre es decisiva. El viejo refrán que dice que la primera impresión es la que cuenta, también vale ahora que vas a usar las videoconferencias. El estar en casa puede permitir cierto relajo, pero si vas a participar de una reunión virtual de trabajo, preocúpate de lucir como si estuvieras en la oficina. Quizás no sea necesario usar traje y corbata, pero elige ropas que proyecten una imagen profesional adecuada a tu actividad y posición profesional.
Gestión profesional
El trabajo a distancia supone una serie de desafíos relacionados con el desempeño laboral de los profesionales. El trabajo sigue siendo en equipo, pero al no tener el contacto personal, el esfuerzo individual puede ser mayor. Por eso, a la hora de participar de una videoconferencia de trabajo, organiza la información que usarás y estructura un punteo de los temas a tratar. Una buena práctica es compartir con los demás participantes la información, documento o datos relevantes que vas a presentar, con el objetivo de que todos ya sepan de antemano el asunto y se puedan generar avances significativos en beneficio del tiempo.
Y aunque suene como una obviedad, debes erradicar la tentación de navegar por otros sitios, revisar notificaciones en tus redes sociales o tu correo electrónico personal mientras los demás hablan. Comer entonces, ni hablar.
Manejo tecnológico
En artículos anteriores hemos tratado la importancia de que el soporte tecnológico que vas a usar para participar de una videoconferencia de trabajo debe funcionar perfecto. Computador, conexión a internet, cámara, micrófono, iluminación y espacio que aparece en cámara deben estar revisados con anterioridad. Asimismo, la elección del espacio, su organización e iluminación no deben quedar al azar.
Tus habilidades ante la cámara también deben ser un foco de atención y preparación. Ubica la cámara a la misma altura de tus ojos sin inclinaciones para que tu imagen se vea bien. Y mírala constantemente porque de ese modo se produce el contacto visual a través de la pantalla con tu interlocutor. Idealmente, y para mantener estable tanto la señal como la atención de los demás integrantes del grupo, no te desplaces ni camines alrededor del espacio donde te encuentras.
Cuando hables, hazlo con claridad, modulando lo que dices y regulando la velocidad de tu voz. Primero porque esta práctica facilita la comunicación a distancia y también porque la calidad de la conexión puede variar y provocar pequeños retrasos o cortes que dificultan la comprensión y pueden hacer más lenta la comunicación. Además, espera siempre algunos segundos después de que tu interlocutor termine una frase, para tener certeza de que ha terminado de exponer y se produzca así una transición de la conversación de manera limpia y fluida. Si hay ruidos en el lugar que destinaste para este fin, o quieres evitar cualquier interrupción involuntaria mientras están hablando los demás, recurre al botón que silencia tu micrófono.
Mantén también una relación ordenada con la pantalla. Es importante fijarse en las ventanas que puedan estar abiertas y que no estén relacionadas con la conversación. Así evitas distracciones y dificultades para encontrar y exponer la información que necesitas compartir con los demás. Además, deshabilita las notificaciones de emails y otros mensajes, ya que interfieren las presentaciones en el caso que debas realizarlas con tu pantalla compartida. Por último, evita intercambiar mensajes o comentarios personales durante las videoconferencias. Corres el riesgo de que tus palabras lleguen a la persona equivocada o, peor aún, que las vean todos, lo que puede dañar tu relación con el equipo y tu reputación de forma permanente.
El uso de las videoconferencias para trabajar en equipo durante este período de distanciamiento social provocado por el coronavirus es un recurso muy potente. Por lo tanto, es fundamental saber sacarle el máximo provecho y también conocer sus áreas de riesgo, donde todo tu esfuerzo profesional puede quedar amenazado por errores que pueden evitarse.
