Más relevante que nunca: gestión de equipos en tiempos de home office

Por Karina Perez

Mucho se ha hablado del trabajo remoto y de lo que este implica, especialmente desde el punto de vista tecnológico, a propósito de la contingencia sanitaria por el Covid-19. Sin embargo, poco se ha discutido sobre cómo gestionar los equipos bajo esta modalidad. No hay duda de que la gestión de los colaboradores significa un desafío importante que, de no ser abordado adecuadamente, podrían anular los principales beneficios del home office.

Desde Robert Half, sabemos que muchas empresas estaban preparadas para trabajar bajo esta modalidad, pero otras no contaban con el tipo de planificación que se requiere para una correcta gestión. Muchas se han visto en la necesidad de implementar esto de forma rápida precisamente por el contexto sanitario, y no solo en Chile, sino que en gran parte del mundo.

La contingencia las ha llevado a revisar sus formatos de gestión y estructuras de trabajo para aprovechar la tecnología disponible y, gracias a esto, poder gestionar bien a los equipos, manteniendo sus operaciones y productividad. Los líderes y jefaturas juegan un rol sumamente importante para lograr un correcto management.

El primer paso tiene que ver con la infraestructura, se trata de asegurar que todas las personas tengan las herramientas de trabajo que necesitan, computadores con los software necesarios, buen acceso a Internet, celulares y plataformas para hacer video conferencias, es decir, las cosas básicas para poder estar conectado y realizar bien el trabajo. Esto también incluye la disponibilidad de herramientas tecnológicas que permitan compartir documentos, es decir, trabajar desde la nube garantizando una comunicación fluida para evitar malos entendidos. Microsfot Teams, Google Apps y Confluence, son algunas de las plataformas que recomiendo.

Teniendo todo esto, una buena gestión comienza en la comunicación, y los líderes de equipos, deben hacer de esta una prioridad. Un error es pretender trabajar de la misma manera que en modo presencial, porque es inevitable que se pierden algunas cosas, como compartir con el equipo, almorzar juntos, y comentar anécdotas. Eso ya no existe, pero no significa que debamos perderlo.

Los líderes y gerentes, deben asegurar y garantizar que sus equipos logren un buen balance entre la vida laboral y personal, que es uno de los mayores beneficios de esta modalidad si se gestiona de la manera correcta

Una buena comunicación incluye definir procesos para crear instancias de reunión. Por eso se recomienda que, en la medida de lo posible, se prioricen las video llamadas. El contacto visual es sumamente importante, lo que incluso genera momentos lúdicos y más confianza entre los miembros del equipo. Cosas tan básicas como presentar a la mascota o que los hijos saluden, contribuyen a preservar y reforzar la complicidad y cercanía. Por eso es importante el contacto diario con nuestros equipos. Tenemos el desafío de hacer que esas reuniones sean una instancia donde no se hable solo de trabajo, sino que podamos compartir experiencias personales, tal cómo lo haríamos en la oficina. 

Sin embargo, debemos cuidar el no caer en el micro management, que consiste en estar constantemente pidiendo avances y actualizaciones. Esto suele generar mucho estrés y ansiedad en nuestros equipos lo que no es productivo y no va en línea con lo que se entiende como teletrabajo, cuyo concepto engloba la autogestión y la autodisciplina. El micro management es finalmente una pérdida de tiempo y solo generará más presión en los colaboradores. El objetivo de las reuniones diarias, más que ejercer control, tiene que ver con la comunicación, con no perder los lazos, factor que toma aún más relevancia en el contexto que esto se está dando, donde todos estamos pasando por un momento complicado donde el trabajo es solo uno de los ámbitos. 

De esta manera, implementar el teletrabajo es un arma de doble filo si no se gestiona bien, porque nos obliga a estar más conectados y atentos. Debemos procurar brindar espacios para que las personas puedan desconectarse del trabajo. Es probable que muchos de ustedes estén sintiendo que están trabajando más y eso se debe a la dificultad para desconectarse.

Si bien establecer jornadas fijas de trabajo y encontrar espacios fuera de lo laboral es un desafío de todos los trabajadores, los líderes y gerentes, deben asegurar y garantizar que sus equipos tengan esos espacios, logrando un buen balance entre la vida laboral y personal, que es uno de los mayores beneficios de esta modalidad si se gestiona de la manera correcta.

Un último punto importante, tiene que ver con la planificación. Muchas empresas no estaban trabajando en base a objetivos, sino que recibiendo las instrucciones en el día a día. En un formato remoto, se recomienda armar una planificación que les diga a las personas qué se espera de ellas y qué metas lograr, con eso, es mucho más fácil mantener una comunicación basada en la autodisciplina con actualizaciones periódicas, una o dos veces a la semana, para revisar avances, problemas y formas de apoyar.

Siempre he sido una convencida de que el trabajo remoto es clave para el desarrollo del mercado laboral del futuro. Hemos escuchado muchas veces sobre sus beneficios y desventajas, y depende de nosotros aprovechar todas las herramientas y oportunidades que este nos brinda. Es un desafío duro, pero espero que algunas de estas directrices les faciliten sacarle provecho a través de la buena gestión de sus equipos.

* Karina Perez es Managing Director de Executive Search en Robert Half para los Países Bajos