Consejos para una reunión productiva

Resolver un problema, difundir una información o 'briefear' al equipo: independiente de cual sea el propósito, es esencial que una reunión sea productiva y ayude a consolidar al grupo. De ahí la importancia de organizar este tiempo colectivo con atención y rigor.

Define bien los objetivos

¿Vas a organizar una reunión del equipo? Comienza respondiendo las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el motivo de la reunión?

• ¿Por qué es necesario movilizar al equipo?

Después de esta primera reflexión, puedes priorizar los temas y definir el orden del día, los principales temas y el tiempo de la reunión.

Involucra al equipo en la preparación

Los miembros de tu equipo son los primeros interesados. Además de informarles sobre el tema en general, solicítales algunos días antes de la reunión:

• Si quieren abordar o profundizar algunos temas.

• Si deberían reflexionar sobre algún punto en específico.

• Si deberían preparar un resumen de las actividades recientes o de los resultados obtenidos.

Una reunión de equipo debe ser eficaz. Jeff Bezos, fundador de Amazon, posee lo que llama la "regla de las dos pizzas". Cuanto más participantes existan, menos productiva y creativa será una reunión. Dos pizzas deben ser suficientes para saciar al grupo completo.

Ten en tus manos el curso de la reunión

Controla la evolución de la reunión, para que los participantes no se dispersen y el encuentro no dure más de lo que debería.

• Introducción: comienza hablando sobre el contexto del encuentro, temas que serán abordados y cómo se realizará la reunión.

• El gestor debe animar a los miembros del equipo para que tomen la palabra y adopten iniciativas.

• Recuerda hacer pausas eventuales si la reunión dura más de una hora y media o dos horas.

• Al terminar, retoma los grandes temas y decisiones que se tomaron. Finaliza con recordatorios sobre plazos y fechas de nuevas reuniones por ejemplo.

Reúne los documentos necesarios

Para ganar tiempo durante la reunión, junta y analiza todos los documentos que te servirán de apoyo: datos de marketing, resultados comerciales y muestras de productos, por ejemplo. La presentación en Power Point debe ser breve y clara, y podrá servir de apoyo.

Elige un lugar y horarios adecuados

¿Cuándo será la reunión? La planificación de reuniones también debe ser exitosa: elige un momento en que haya menos actividad y en el cual los miembros del equipo estén enfocados y dispuestos. Lo mejor sería entra las 8:30 y las 9:30, evita al máximo agendar un horario después de almuerzo.  Con relación al lugar, una sala de reuniones es lo más adecuado. La preparación eficaz prepara el camino para una reunión participativa, exitosa y de acciones productivas.