Un manager doit être capable de communiquer efficacement pour encadrer ses équipes, mais aussi les soutenir moralement en période de crise et d’incertitude – comme c’est le cas actuellement. Que faire si la communication avec vos collaborateurs n’a jamais fait partie de vos points forts ? Et quand les membres de votre équipe sont en télétravail ? Alors que les salariés travaillent à distance à cause de la pandémie de COVID-19, de nombreux managers ont du mal à les tenir informés et à leur donner le sentiment d’être soutenus.
Vous ne pouvez pas envisager d’affronter les semaines et les mois à venir sans chercher à améliorer vos compétences en communication. Votre capacité à faire passer des messages clairs – y compris via la communication virtuelle – sera tout aussi stratégique quand votre entreprise opèrera sa transition vers la « nouvelle normalité » et tant que l’incertitude perdurera. Peut-être que toute votre équipe va continuer à travailler à distance, ou que vous devrez encadrer un ensemble de salariés et de travailleurs indépendants hors site et sur site. Dans les deux cas, ils auront besoin de recevoir régulièrement des informations fiables, mais aussi d’être rassurés.
Vous pouvez adopter les stratégies suivantes pour améliorer vos compétences en communication à court terme et au fil du temps :
1. Communiquez plus fréquemment
On ne communique jamais trop pendant les périodes de transition. Il est généralement conseillé de communiquer deux à trois fois plus souvent avec vos salariés distants que vous ne le feriez en personne.
Par exemple, si vous aviez l’habitude de faire des points d’information avec votre équipe sur site une fois par semaine le lundi matin, vous pouvez augmenter cette fréquence à un jour sur deux – le lundi, le mercredi et le vendredi. Pour souligner l’importance de ces réunions supplémentaires, respectez l’horaire des appels et évitez les annulations.
2. Favorisez la communication virtuelle
Une communication virtuelle efficace, en particulier via la vidéoconférence, est bien sûr essentielle si toute votre équipe est en télétravail, mais elle restera importante quand les salariés reviendront travailler sur site. Il est fort probable que de nombreux salariés restent en télétravail, du moins partiellement, au cours des mois à venir (une étude menée par Robert Half indique que 74 % des salariés aimeraient que leur employeur leur permette de travailler plus souvent à distance suite à la pandémie de COVID-19).
Même si certains de vos salariés reviennent travailler au bureau, vous ne devez pas relâcher vos efforts pour aider tout le monde à rester connecté. Une option consiste à continuer d’organiser toutes les réunions importantes en ligne. Si une réunion doit avoir lieu sur site, informez rapidement les salariés en télétravail de toutes les décisions prises en lien avec les projets sur lesquels ils travaillent.
Vous pouvez faire beaucoup pour optimiser la communication virtuelle dès maintenant – et au moment où les membres de votre équipe reviendront travailler au bureau. Par exemple, veillez à ce que la communication avec les salariés ne soit pas entravée par de petits problèmes techniques faciles à résoudre. Informez-vous au maximum sur les applications de collaboration et de partage de données qu’utilise votre entreprise. Vous deviendrez ainsi la personne vers qui les salariés se tourneront pour régler les problèmes dès qu’ils se présentent. En comprenant mieux le fonctionnement de ces outils, vous serez plus à l’aise pour les utiliser dans votre communication avec les salariés.
3. Privilégiez la transparence et le franc-parler
Bien qu’il soit tentant de minimiser les mauvaises nouvelles, cette approche peut facilement se retourner contre vous. Soyez aussi transparent que possible quand vous partagez les dernières informations en date sur la situation de l’entreprise. Tenez-vous-en aux faits et évitez de spéculer, même si on vous le demande.
N’ignorez pas les demandes des salariés pour autant. Vous pouvez toujours garder un ton positif, par exemple en disant : « Je sais que tout le monde se pose cette question, mais nous n’avons tout simplement pas la réponse pour le moment. En attendant, nous sommes encouragés par les progrès que fait l’entreprise pour stabiliser sa situation grâce à vos efforts. »
4. Pratiquez l’écoute active – et l’empathie
On reconnaît un bon manager à ses qualités d’écoute active face aux salariés. Si vous êtes le seul à parler en permanence, vous ne pouvez pas être à l’écoute. Et il n’a jamais été aussi important que les membres de votre équipe aient le sentiment d’être entendus. Ils doivent sentir que vous prenez leurs inquiétudes et leurs questions au sérieux.
N’allez pas croire que vous savez exactement tout ce que ressentent vos salariés. Consultez-les individuellement en leur posant des questions et en leur prêtant une oreille bienveillante.
Qu’est-ce que l’écoute active ? Elle consiste à être réellement concentré sur les mots prononcés par l’autre au lieu de formuler silencieusement votre réponse pendant qu’il vous parle. Pendant un appel visio, observez les signaux non verbaux. Autrement dit, accordez toute votre attention à l’autre.
5. Soyez disponible
De plus, faites savoir à vos salariés qu’ils peuvent s’adresser à vous. Pratiquez virtuellement la politique de la porte ouverte. Rendez-vous disponible pour écouter leurs inquiétudes et leurs idées.
En communiquant avec votre équipe de façon bidirectionnelle au lieu de toujours faire passer les messages « du sommet de la hiérarchie vers la base », vous créerez un sentiment de confiance – et inciterez les salariés à soutenir les efforts de l’entreprise pour gérer le changement, maintenant comme à l’avenir.
6. Donnez une vision d’ensemble
Un autre moyen d’améliorer vos compétences en communication en tant que manager consiste à aider vos collaborateurs à comprendre le lien entre ce qu’ils font et les objectifs stratégiques de l’entreprise, lesquels sont peut-être en train d’évoluer rapidement à l’heure actuelle.
Les salariés sont plus impliqués et plus productifs quand ils savent que leur travail compte. Il faut toujours leur rappeler à quel point leurs contributions et leur engagement sont appréciés, ainsi que la manière dont ils contribuent aux résultats de l’entreprise. N’hésitez jamais à leur témoigner de la reconnaissance et à partager toutes les victoires remportées par l’équipe.
7. Parlez-leur de l’avenir
Bien que vous et votre équipe ne manquiez sans doute pas de projets ou problèmes urgents à gérer en ce moment, vous devez aussi aider les salariés à réfléchir aux opportunités qui vont s’ouvrir pour l’entreprise et pour eux à titre individuel.
Pour rallier tout le monde autour de la même vision, expliquez clairement comment la mission et les valeurs de l’entreprise continuent à guider son évolution. Avant toute chose, rappelez que vous êtes tous ensemble dans le même bateau.
Une communication efficace est indispensable pour les dirigeants qui guident des équipes à travers un changement important. C’est aussi un ensemble de compétences que de nombreux cadres doivent améliorer. Ne soyez pas découragé si vos capacités de communication classiques et virtuelles ont besoin d’être affinées. La période est idéale pour optimiser votre façon de communiquer avec les membres de votre équipe. Ils ont besoin de croire en ce que vous dites – et d’être sûrs que vous écoutez ce qu’ils ont à dire.
