Être un bon manager, c’est aussi être un bon communicant. Après tout, une stratégie ne peut être mise en pratique que si vous vous montrez capable d’échanger avec vos collaborateurs, autrement dit de les encourager, d’être pour eux une source d’inspiration et de vous montrer à l’écoute de leurs préoccupations. Malheureusement, tous les managers n’excellent pas naturellement dans cette fonction et leurs difficultés à s’affirmer comme de vrais leaders est souvent imputable à leurs difficultés à communiquer.
Voici quelques pistes que les managers débutants ou chevronnés peuvent suivre pour perfectionner leur communication.
Recueillez des avis objectifs
Cette première étape peut être déplaisante, pour autant il est nécessaire de connaître le ressenti des autres sur vos aptitudes à communiquer.
Comment se sentent les nouvelles recrues et vos collaborateurs ? Pour le savoir, sondez votre équipe en organisant des échanges collectifs et individuels pour savoir comment améliorer la communication au sein de votre équipe.
Expliquez-leur que vous êtes ouvert(e) à toutes les critiques constructives. Si vous avez le sentiment que vos collaborateurs hésitent à exprimer leur opinion par crainte de représailles, n’hésitez pas à réaliser une enquête anonyme.
Redoublez d’efforts en période de crise
Une communication irréprochable se révèle essentielle en période de crise ou lors d’événements majeurs comme une fusion par exemple. Pour autant, il peut être tentant, compte tenu de votre programme chargé, de faire abstraction des tâches « non essentielles » comme les rencontres individuelles et les points avec l’équipe. Ce serait une erreur : les périodes de remaniement sont précisément celles où il convient de mobiliser les parties prenantes en les maintenant dans le circuit, sous peine de voir l’amertume, le flou et le découragement l’emporter.
Par conséquent, faites de la communication avec votre équipe un aspect non négociable de la gestion du changement et de votre projet.
Soyez toujours à l’écoute
L’écoute est une compétence non technique cruciale que tous les managers se doivent de maîtriser. Vos collaborateurs doivent savoir que vous aurez toujours à cœur de répondre à leurs préoccupations ou à leurs questions.
Pour rester à l'écoute et attentif, vous devez éviter d'animer en permanence la conversation et accorder à l’autre toute votre attention, en prenant acte de ses signaux non verbaux et en vous concentrant sur son discours. Posez des questions ouvertes et intégrez des temps de silence dans la conversation.
Créer des moments d’échanges
À l’ère de l’open space et du télétravail, une politique dite de la « porte ouverte », au sens littéral du terme, n’a peut-être pas lieu d’être. Toutefois, le principe consistant à laisser la porte ouverte aux communications demeure plus que jamais applicable dans l’entreprise actuelle.
Soyez un manager accessible : réservez à vos collaborateurs de nombreuses options leur permettant de communiquer avec vous (de visu pendant un café, par email, par téléphone, par tchat interne, etc.). Qui plus est, veillez à faire bon accueil aux membres de votre équipe afin qu’ils n’aient jamais l’impression de vous déranger.
Inversement, n’hésitez pas à partager vos ressentis à votre équipe et à communiquer sur d’éventuelles difficultés, à demander de l’aide à vos collaborateurs. Cette transparence créera de la proximité et une bonne cohésion d’équipe !
Partagez la vision globale de l'entreprise
Dans la mesure du possible, aidez les salariés à faire le lien entre leurs missions et les objectifs stratégiques de l’entreprise. La mobilisation et la productivité augmentent lorsque les collaborateurs cernent la finalité de leur travail. Donnez du sens à leurs missions.
Pour vous aider dans cette tâche, voici les principales questions auxquelles vous devez être en mesure de répondre :
- Dans quelle mesure le travail de vos collaborateurs est-il en adéquation avec les objectifs de l’entreprise ?
- Quels sont les principaux objectifs que doivent viser tous les membres de votre équipe ?
- En quoi leurs contributions aident-elles précisément l’entreprise à réaliser ces objectifs ?
Préférez le « parler juste »
Il peut parfois être tentant « d’enrober » un message délicat ou de passer sous silence certains faits si vous voulez que vos collaborateurs se sentent en sécurité et motivés. Néanmoins, de telles tactiques, aussi bien intentionnées soient-elles, risquent de se retourner contre vous un jour ou l’autre.
De même, il est parfois difficile de communiquer certaines vérités, dans ce cas, appuyez-vous sur des faits et des chiffres, pour décorréler le personnel du factuel. Si l’expression "communication efficace" est excessivement employée, ce n’est pas sans raison : il s’agit là d’un impératif absolu pour les responsables, recouvrant une palette de compétences qu’il vaut mieux perfectionner.
Enfin, n’hésitez pas à suivre des formations pour perfectionner vos soft skills en communication !
