Het valt niet te ontkennen dat de huidige technologie alle afstanden doet wegsmelten. Nu medewerkers binnen eenzelfde bedrijf steeds meer verspreid kunnen raken, zijn bedrijven zich bewust van de besparing die ze kunnen maken door op afstand contact te leggen. Dit heeft als gevolg dat telefoon, video en webconferenties - vooral met toepassingen zoals Skype - steeds populairder worden. Het is echter niet altijd evident om te weten hoe je met collega's en zakelijke contacten op verschillende locaties moet omgaan. Volg daarom deze tips om een succesvolle ‘web- en videoconferencer’ te worden:
Benieuwd naar meer actuele trends? Aarzel niet en schrijf u in op onze nieuwsbrief!
1. Probeer het eerst uit.
Zorg ervoor dat je weet hoe je de conferentietechnologie moet bedienen vooraleer je een meeting plant. Ben je niet vertrouwd met het videoscherm, de videoconference webhosting software, de mogelijkheden van de webcam of telefoon? Plan dan eerst een proefversie in zodat je eventuele problemen kunt oplossen zonder de tijd van anderen te verspelen.
2. Houd de klok in het oog.
Wanneer je een meeting plant waarbij mensen uit verschillende landen betrokken zijn, houd dan de verschillende tijdzones in het oog. Websites zoals timeanddate.com kunnen daarbij helpen.
3. Bereid het team voor.
Voorafgaand aan de videoconference geef je de informatie die de deelnemers nodig hebben in het kader van de vergadering: nummer, paswoord, inloginformatie en bijlagen zoals presentaties of rapporten. Breng ook iedereen op de hoogte indien je wilt dat ze het materiaal op voorhand bekijken. Voeg ook een korte agenda toe zodat alle deelnemers voorbereid zijn en zich al een idee kunnen vormen voor de aanvang van de meeting.
4. Wees een goede gastheer of gastvrouw.
Dit is je kans om je echte vaardigheden als facilitator te tonen. Wanneer je de videoconference leidt, stel dan de mensen op gepaste wijze voor en geef een kort overzicht van het doel van de meeting. Houd het gesprek gaande en houd ook de klok in het oog zodat je op het einde nog enkele minuten hebt om eventuele vragen te beantwoorden, alles samen te vatten en de volgende stappen en deadlines te bevestigen.
5. Betrek iedereen bij het gesprek.
Uit het zicht mag niet uit het hart betekenen. Wanneer een deel van de groep lijfelijk aanwezig is, vergeet dan niet de mensen die via telefoon of online deelnemen aan de videoconference. Vraag hen hun mening indien zij niet veel van zich laten horen.
6. Maak je stem kenbaar.
Je mag denken dat je stem herkenbaar is, maar het is bij een videoconference niet altijd gemakkelijk om te zien wie er aan het praten is. Moedig daarom iedereen aan om zichzelf te introduceren vooraleer te spreken. En wanneer iemand middenin het gesprek inlogt, stel die dan ook voor.
7. Geniet van de stilte.
Zwijgen is een deugd! Niemand vindt het leuk om onderbroken te worden. In virtuele meetings is het echter niet gemakkelijk om te bepalen wie aan de beurt is om te spreken. En bij een videoconference kan een vertraging in de verbinding ook zorgen voor een vertraagd antwoord. Bouw daarom pauzes in in het gesprek zodat iedereen kan inpikken en kan volgen.
8. Blijf geconcentreerd.
Het is zo gemakkelijk om je gedachten te laten afdwalen tijdens een videoconference of om te gaan multitasken wanneer je niet rechtstreeks betrokken bent in het gesprek. Zorg ervoor dat je tijdens de hele conferentie geconcentreerd blijft.
9.Zet de mensen niet ’on hold’.
Menige videoconference kende een voortijdig einde omdat een wachtmuziekje een verder gesprek verhindert. Herinner de deelnemers bij het begin van de meeting eraan dat zij moeten inhaken wanneer zij de conference vroegtijdig zouden verlaten.
10. Gebruik de mute-knop.
Het is pure beleefdheid om bij een videoconference storende achtergrondgeluiden zoveel mogelijk te beperken wanneer je naar anderen luistert. Denk er wel aan dat je de mute-knop weer afzet wanneer het jouw beurt is om te spreken. Pas deze tips systematisch toe en word een echte expert in web- en videoconferences! Dit artikel werd oorspronkelijk gepubliceerd op de Work Life Blog van Robert Half Australië.
