Des réunions sans fin… tout le monde connait. Et même si elles sont essentielles à la collaboration et à la prise de décision, elles peuvent également faire perdre beaucoup de temps. Heureusement, il existe des conseils pratiques pour privilégier l'efficacité et ainsi gagner un temps précieux !
Une bonne préparation est la clé d’une réunion réussie. Avant de commencer, veillez à respecter les éléments suivants :
Limitez le nombre de participants à ceux qui sont strictement nécessaires.
Définissez l’objectif de la réunion et communiquez-le aux participants. Convenez également de la durée de la réunion.
Établissez un ordre du jour des sujets à discuter. Attribuez une limite de temps à chaque point de l’ordre du jour afin d’éviter que les discussions ne s’éternisent.
Assurez-vous que la salle de réunion est équipée de tout le matériel nécessaire, tel qu’un projecteur ou un tableau blanc, et que tous les participants ont été informés du lieu et de l’heure. Vous ne perdrez ainsi pas de temps à chercher une salle de réunion ou à préparer le matériel.
Afin de garder la réunion structurée et axée sur les objectifs, il peut être bon de nommer un maître du temps et un rapporteur. Le maître du temps garde un œil sur l’heure et veille à ce que les discussions restent dans les délais impartis. Le rapporteur prend note des décisions et des points les plus importants afin de donner une vue d’ensemble claire des discussions à tous les participants et permettre la prise des mesures nécessaires après la réunion.
Le temps est précieux et il est donc important que la réunion commence et se termine à l’heure. Tenez-vous-en à l’essence des informations et concentrez-vous sur les points à l’ordre du jour. Veillez à ce que les discussions restent brèves et concises. C’est au maître du temps d’intervenir si la discussion s’égare vers des sujets non pertinents. Commencez la réunion par les points les plus importants de l’ordre du jour. Le temps est écoulé ? Renvoyez les points indécis et moins cruciaux à l’ordre du jour d’une prochaine réunion.
Il peut arriver qu’une seule réunion ne suffise pas pour traiter tous les points. Dans ce cas, il est préférable d’en prévoir une nouvelle à un autre moment, plutôt que de prolonger la réunion en cours. Cela donne une meilleure vue d’ensemble et évite la fatigue et un manque de concentration des participants. Ils quitteront la réunion satisfaits, car ils auront pris de réelles décisions et défini des points d’action.
Envisagez de tenir des réunions debout. Elles sont souvent plus courtes et plus pertinentes, car les participants sont moins enclins à mener de longues discussions lorsqu’ils doivent rester debout. Avantage supplémentaire : c’est bon pour la santé, puisque cela interrompt l’éternelle position assise au bureau. Tout le monde y gagne !
Il est bon de prévoir régulièrement de courts check-ins, plutôt que de longues réunions. Ils permettent de communiquer rapidement les dernières informations et de résoudre des problèmes mineurs sans devoir organiser une réunion complète.
Après chaque réunion, prenez un moment pour évaluer les points positifs et ceux à améliorer. Demandez l’avis des participants et ajustez votre approche pour les prochaines réunions. Ces dernières gagneront en efficacité et en productivité, libérant ainsi du temps pour d’autres tâches importantes.
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