Het valt niet te ontkennen dat de huidige technologie alle afstanden doet wegsmelten. Nu medewerkers binnen eenzelfde bedrijf steeds meer verspreid kunnen raken, zijn bedrijven zich bewust van de besparing die ze kunnen maken door op afstand contact te leggen. Dit heeft als gevolg dat telefoon, video en webconferenties - vooral met toepassingen zoals Skype - steeds populairder worden. Het is echter niet altijd evident om te weten hoe je met collega's en zakelijke contacten op verschillende locaties moet omgaan. Volg daarom deze tips om een succesvolle ‘web- en videoconferencer’ te worden:
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1.Faites un essai préalable.
Assurez-vous de maîtriser l’outil avant de planifier une conférence en ligne. Si vous n’avez pas l’habitude d’utiliser l’écran vidéo, le logiciel d’hébergement de vidéoconférence ou les nombreuses fonctionnalités de la webcam ou du téléphone, prévoyez une session d’essai afin de résoudre les problèmes éventuels sans faire perdre de temps à vos interlocuteurs.
2.Choisissez l’heure de la réunion avec soin.
Si vous organisez une réunion entre des personnes se trouvant dans des pays différents, tenez compte des fuseaux horaires. Des sites Web tels que timeanddate.com peuvent à cet égard s’avérer très utiles.
3.Préparez votre équipe.
Avant le début de la vidéoconférence, prodiguez aux participants toutes les informations utiles au bon déroulement de la réunion: numéro, mot de passe, données de connexion et documents annexes, tels que présentations ou rapports. Demandez-leur éventuellement de prendre connaissance du matériel fourni au préalable. Communiquez également un bref ordre du jour à tous les participants afin qu’ils puissent se préparer et se faire une idée de la teneur de la réunion.
4.Tenez parfaitement votre rôle d’hôte(sse).
Saisissez cette chance de démontrer vos talents de facilitateur. Lorsque vous dirigez une vidéoconférence, présentez les participants en bonne et due forme et résumez brièvement l’objectif de la réunion. Animez la conversation sans oublier de surveiller l’heure afin de réserver quelques minutes pour répondre aux questions éventuelles, résumer ce qui a été dit et valider les étapes et échéances ultérieures.
5.Associez tout le monde au débat.
Faites mentir l’adage ‘loin des yeux, loin du cœur’. La présence physique de certains membres du groupe ne doit pas vous faire oublier ceux qui participent à la réunion par téléphone ou vidéoconférence. S’ils ont tendance à rester silencieux, sollicitez vous-même leur avis.
6.Faites en sorte que l’on reconnaisse votre voix.
Vous pensez peut-être que votre voix est facilement reconnaissable, mais il n’est en réalité pas toujours évident de savoir qui parle lors d’une vidéoconférence. Invitez donc les participants à se présenter avant de prendre la parole. Si quelqu’un intervient au milieu de la conversation, précisez de qui il s’agit.
7.Mettez le silence à profit.
Savoir se taire est une vertu! Personne n’aime être interrompu. Lors des réunions virtuelles, il n’est cependant pas facile de savoir à qui c’est le tour de prendre la parole. Lors d’une vidéoconférence, la lenteur de la connexion peut entraîner des retards de communication. Ménagez donc des pauses afin de permettre à chacun d’intervenir et de suivre la discussion.
8. Restez concentré(e).
Il est très facile de laisser vos pensées vagabonder pendant une vidéoconférence ou de s’occuper d’autre chose lorsque vous ne participez pas activement au débat. Tâchez toutefois de rester concentré(e) pendant toute la durée de la conférence.
9.Ne mettez pas les gens ‘en attente’.
Bien des vidéoconférences ont connu une fin prématurée à cause d’une musique d’attente intempestive. Au début de la réunion, rappelez aux participants qu’ils doivent raccrocher s’ils sont amenés à quitter la conférence avant la fin.
10.Utilisez le bouton ‘mute’ à bon escient.
La moindre des politesses lors d’une vidéoconférence est de limiter autant que possible les bruits de fond gênants lorsque vous écoutez vos interlocuteurs. N’oubliez cependant pas de désactiver le bouton mute lorsque c’est à votre tour de parler. Appliquez systématiquement ces conseils et devenez un vrai pro des conférences Web et vidéo!
Cet article a été initialement publié sur le blog Work Life de Robert Half Australie.
