Los primeros días en un nuevo trabajo son críticos. A menudo, toda la atención se centra en el nuevo empleado, ya que las empresas y los directivos se dedican con entusiasmo a él para que el proceso de adaptación sea más fácil. En este punto, la necesidad de dar una buena primera impresión funciona en ambos sentidos y las compañías también tienen que cuidar la imagen que proyectan hacia el nuevo trabajador.

Como directivo ocupado, es probable que este no tenga tiempo de llevar a cabo una sencilla y comprensible inducción para el nuevo miembro de su equipo, y es muy importante ser consciente de que ello podría implicar algunos riesgos. A continuación, le presentamos los cuatro problemas principales que podrían suponer para su negocio el hecho de no llevar a cabo un óptimo proceso de adaptación:

  1. Falta de productividad. El nuevo empleado podría avanzar con dificultad y necesitar muchos más meses de los esperados para desenvolverse y trabajar en forma efectiva.
  2. Impacto en la reputación de la compañía. Según una encuesta de la empresa australiana de empleo Seek, más de la mitad (51%) de los entrevistados consideró que la compañía no cumplía con las expectativas iniciales. Los comentarios negativos sobre esta podrían afectar negativamente su capacidad para atraer y retener a los mejores talentos en el futuro.
  3. Pérdida del nuevo empleado. De acuerdo a un estudio reciente de la división australiana de PwC y LinkedIn, el 23% de los nuevos empleados deja su empleo en los primeros 12 meses.
  4. Impacto en la cultura de la compañía. Tenga en consideración el impacto que podría suponer para sus empleados si un nuevo miembro se va demasiado pronto. Una encuesta reciente elaborada por AHRI (Australian Human Resources Institute) arrojó que más de la mitad (58,5%) de los consultados considera que un alto nivel de rotación tiene un efecto negativo sobre el desempeño del resto de trabajadores.  

Es crucial que su nuevo empleado sea formado para lograr el éxito a largo plazo, mediante un buen proceso de inducción. Invertir tiempo en esta etapa ayudará a asegurar que la persona no solo se conecte más rápido, sino también que avance a mejor ritmo en beneficio de la compañía.

Prepararse para la incorporación de un nuevo empleado

  • Contacto previo. Llame o escriba a su nuevo empleado antes de que se incorpore y comparta con él información clave que le ayude a sentirse más preparado antes de empezar -horario de entrada y de salida en el primer día de trabajo, vestimenta recomendada, instrucciones de estacionamiento, entre otros detalles-.
  • Conecte la tecnología. Póngase en contacto con RR.HH. o TI para que configuren la cuenta de correo electrónico, la línea telefónica y todos los aspectos técnicos que el nuevo miembro de su equipo necesitará. Tenga preparada toda la información de acceso al sistema, la tarjeta de la compañía y las tarjetas de seguridad para que su empleado pueda acceder al edificio sin inconvenientes y empezar a trabajar.
  • Prepare el espacio de trabajo. Asegúrese de que el espacio de trabajo del nuevo empleado está limpio y cuenta con las herramientas básicas como teléfono, computador, silla y material de oficina. Personalice el espacio de trabajo colocando un cartel con el nombre del nuevo trabajador para que se sienta bienvenido y acogido.

Día uno: enfrentar los miedos del primer día

  • Presentaciones. Envíe un e-mail a todo el equipo y/o a la compañía para presentar y dar la bienvenida al nuevo profesional. Asegúrese de que en la recepción estén al tanto de la nueva persona que se va a incorporar. Presente a su nuevo empleado personalmente a las personas clave de los diferentes departamentos. Reúna al equipo para almorzar o tomar un café en una instancia de relacionamiento.
  • Orientación. Entregue las indicaciones oportunas al nuevo empleado. Desde dónde puede encontrar material de oficina o las salas de reuniones, hasta dónde comprar el mejor café.

Semana uno: aspectos clave para lograr el éxito

  • Revise objetivos y responsabilidades. Puede que ya haya hablado sobre ello con su nuevo empleado en el proceso de contratación. Sin embargo, es oportuno que entre en el detalle de las responsabilidades y expectativas. Asimismo, converse sobre el proceso de evaluación y las fechas en las que se llevan a cabo las evaluaciones de desempeño.
  • Realice una inducción a la compañía. Puede que su empresa cuente con una presentación formal. Si no, cree una. Entréguele al nuevo empleado una visión general de la empresa: su visión, misión y valores, productos, servicios, estructura organizacional y funciones de los diferentes departamentos.
  • Sesiones de formación. Según una encuesta realizada por Robert Half, el 27% de los trabajadores de oficina de Australia señala que la formación y los programas de entrenamiento son uno de los beneficios adicionales más importantes que reciben los empleados. Como parte del proceso de adaptación, averigüe con el nuevo miembro de su equipo qué herramientas o habilidades considera que tendría que mejorar. Agende sesiones de formación interna, conferencias, webinars. Establecer la formación del empleado como una prioridad para el negocio no solo le ayudará a preparar al candidato, sino también a retenerlo.

Desde el primer mes en adelante

  • Recuerde que para lograr la exitosa inducción y adaptación de un nuevo empleado se necesitan varios meses. Asegúrese de preguntarle a menudo cómo se siente y de fijar reuniones periódicas de seguimiento para que tenga la oportunidad de compartir sus consultas o preocupaciones con usted. Tómese el tiempo de analizar las preguntas para saber si entendió su rol y las tareas asignadas. Facilítele formación adicional en sistemas o procesos y esté preparado para entregar feedback extra.
  • Considere la asignación de un mentor. Designar a un mentor que acompañe al nuevo empleado podría ayudarle a tener a una persona a la que dirigirse en caso de dudas y podría tener una influencia positiva sobre el nuevo profesional.
  • Reconocimiento. Mantenga la motivación e implicación del nuevo empleado reconociendo sus logros. Puede ser tan simple como manifestar su aprobación en una reunión de equipo o fijar un sistema de premiación para los empleados que cumplan con los objetivos definidos.

Las primeras impresiones cuentan. En lugar de pensar únicamente en la primera impresión que le causó el nuevo empleado, piense en la primera impresión que le gustaría proyectar a su empresa. Invierta tiempo en llevar a cabo un proceso de inducción efectivo,  ya que contribuirá a retener y motivar a los nuevos profesionales. 

* El contenido fue traducido del original When onboarding new employee goes wrong and how to avoid it.