14 consejos sobre formalidades para reuniones virtuales

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Aumentó el uso de videoconferencias en las comunicaciones empresariales, lo que destaca la importancia de ciertas formalidades en las reuniones virtuales. Entre problemas técnicos, retrasos de audio y otros aspectos de las reuniones con colegas en plataformas como Zoom y Microsoft Teams, hay muchas oportunidades para contratiempos. Algunos pueden ser inevitables, pero otros pueden hacer que los colegas, clientes o jefes cuestionen tu habilidad técnica o incluso tu profesionalismo.

Por lo tanto, mantenerse actualizado sobre las mejores prácticas en torno a las formalidades en videoconferencias puede ser vital para tu carrera. Tenemos 14 consejos para reuniones virtuales que pueden ayudarte a evitar problemas:

1. Asegúrate de que todo funcione con anticipación

Lidiar con dificultades técnicas es una queja común en las videoconferencias. Para evitar este problema en la medida de lo posible, realiza una prueba de tu tecnología: computadora, aplicaciones, cámara y micrófono, para asegurarte de que todo funcione correctamente antes de comenzar la reunión virtual. No querrás retrasar el inicio de la reunión porque nadie puede verte u oírte.

2. Organízate

Si estás liderando una reunión por videoconferencia, sigue la agenda. Es fácil perder el enfoque en una reunión en línea, ya que pueden parecer más informales, dado que las personas que trabajan de forma remota a menudo participan desde sus hogares o salas de estar. Para mantener la productividad y el enfoque, intenta limitar los puntos de la agenda y enviarlos con anticipación a los participantes.

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3. Prepárate para aparecer en la pantalla

Para aquellos que trabajan desde casa, ya sea a tiempo completo o algunos días a la semana, una de las mejores cosas es poder vestirse de manera más informal. Pero la formalidad en las reuniones virtuales no debe tomarse a la ligera. Es probable que no sea necesario usar traje (a menos que seas un ejecutivo o te reúnas con uno), pero viste ropa profesional y limpia y verifica tu apariencia en el espejo antes de comenzar la videoconferencia.

No querrás que nada distraiga la atención de lo que estás diciendo. Además, prepararte para el trabajo por la mañana, como lo harías para un día de trabajo presencial, puede ayudarte a poner tu mente en un estado productivo. Y la formalidad en las videoconferencias requiere que te vistas profesionalmente de pies a cabeza, pero si llevas una camisa profesional y un pantalón deportivo, asegúrate de salir completamente de la reunión antes de levantarte.

4. Verifica tu fondo

El mejor fondo para las videoconferencias es un entorno relativamente neutro que no sea distractor. Comprueba que no haya montones de platos sucios o ropa en el fondo. Muchas plataformas de videoconferencia permiten cambiar o desenfocar el fondo, si es necesario. Además, revisa que la iluminación sea adecuada para que las personas puedan verte con claridad.

5. Habla claramente

Articula tus palabras y habla despacio durante las reuniones en línea. La calidad de la conexión a Internet en casa puede variar, al igual que la confiabilidad de los dispositivos. Recuerda que generalmente hay un pequeño retraso cuando alguien habla, así que haz una pausa después de hacer una pregunta o escuchar la respuesta de alguien. Es muy fácil interrumpir involuntariamente a otros participantes.

6. Mira a la cámara

Durante las reuniones virtuales, hay mucho que ver en la pantalla: imágenes tuyas y de tus colegas, la presentación principal o la transcripción del chat entre los participantes. Fuera de la pantalla, tu pareja o hijos quizás se muevan por la casa. No te distraigas. Establece “contacto visual» con los demás en la reunión, mirando a la cámara cuando estés hablando y escuchando.

7. Intenta conectarte a un nivel personal

Es importante demostrar empatía y conectarse como seres humanos y no solo como colegas de negocios. Los gerentes que lideran reuniones virtuales pueden querer reservar un tiempo al principio (o al final) para verificar cómo se sienten todos.

8. Encuentra un lugar tranquilo (si es posible)

Idealmente, debes estar en un entorno con poco tráfico donde puedas cerrar la puerta. Si no puedes tener total privacidad para tu videoconferencia, elige un área de tu casa donde sea menos probable que haya otras personas. Explícales a tus compañeros de habitación, pareja o hijos que estarás participando en una reunión de trabajo y que no podrás hablar con ellos durante ese tiempo. Si es posible, coloca a las mascotas en una habitación aparte. Y recuerda desactivar las notificaciones en tu computadora y dispositivos personales.

9. Utiliza el botón de silencio

¿No puedes encontrar un lugar tranquilo? Entra a las reuniones en modo de silencio. Y cuando no estés hablando, silencia el micrófono para que las personas puedan hablar sin escuchar a tu perro ladrar cada vez que algo suceda en tu casa.

10. Presta atención al compartir tu pantalla

Si estás compartiendo tu pantalla durante una reunión virtual, minimiza el número de ventanas y pestañas abiertas para que sea fácil para los participantes ver sobre qué estás hablando. Asegúrate de cerrar documentos que no deseas compartir y desactiva temporalmente cualquier notificación de mensajes recibidos mientras estés presentando. Algunas plataformas de videoconferencia permiten compartir solo una ventana específica en lugar de todo en tu pantalla, así que utiliza esta opción, si es posible.

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11. Limita la lista de participantes

La fatiga de las videollamadas es real. Si estás organizando la reunión, invita solo a aquellos que realmente necesitan participar. Los grupos más pequeños a menudo son más comprometidos y productivos en las videollamadas.

12. Mensajea con cuidado

Ten cuidado al enviar mensajes a participantes individuales durante las reuniones en línea. Si estás quejándote de alguien durante la reunión (lo cual no deberías arriesgarte a hacer de todos modos) y tu comentario se envía accidentalmente a la persona equivocada o a todo el grupo, puedes dañar relaciones y también tu reputación profesional.

13. No hagas múltiples tareas al mismo tiempo

Resistir la tentación de revisar noticias, redes sociales, correos electrónicos, mensajes de texto o cualquier otra cosa que no sea una emergencia también significa mantener un buen nivel de formalidad en las videollamadas. Es bastante obvio cuando un participante no presta atención durante una reunión por videoconferencia. Además, es una verdad universal que nadie quiere verte u oírte comer. Incluso si es hora del almuerzo, guarda el sándwich o los bocadillos para después.

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14. Mantente quieto

Si participas en la reunión desde un dispositivo móvil, evita caminar o moverte demasiado, lo cual puede hacer más ruido de lo que imaginas y ser desconcertante para los demás. Coloca tu dispositivo en algo estable y evita estar inquieto.

Un último consejo sobre la formalidad en las videoconferencias: recuerda ser amable y paciente con tus colegas durante las reuniones en línea. Las personas tienen diferentes niveles de comodidad y experiencia cuando se trata de estar en video. Ofrecer asistencia técnica o tranquilidad, según sea necesario, puede ayudar a que todos se sientan apoyados y parte del equipo, incluso cuando no están en el mismo lugar.