Os efeitos da procrastinação na vida profissional

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A procrastinação é uma característica inerente ao ser humano, e todos somos propensos a adiar tarefas que consideramos complexas, demoradas, tediosas ou desconhecidas. Christian Barbosa, CEO da XGrow, argumenta que "aquelas pessoas que mostram mais coragem e obstinação são capazes de superar essa tendência, pois conseguem vencer o medo do desconhecido que leva à procrastinação".

Não se trata apenas de uma questão comportamental, mas também física e biológica. A maneira como nosso cérebro é estruturado tem um grande papel no nosso hábito de procrastinar. O cérebro humano é dividido em diversas partes, duas das quais são particularmente relevantes neste contexto: o córtex pré-frontal e o sistema límbico.

O córtex pré-frontal é a parte do cérebro que lida com o planejamento e a organização. É aqui que são concebidos nossos planos de longo prazo. Já o sistema límbico, por outro lado, está ligado à busca por prazeres instantâneos. Este sistema muitas vezes supera o córtex pré-frontal, nos levando a concluir tarefas rápidas que proporcionam satisfação imediata e a procrastinar aquelas que demandam mais tempo e esforço.

Portanto, compreender a dinâmica dessas duas partes do cérebro pode ser fundamental para entender e lidar com a procrastinação. Ao mesmo tempo, é importante lembrar que a procrastinação não é algo que pode ser completamente eliminado, mas um aspecto com o qual devemos aprender a lidar.

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Como lidar?

Se a procrastinação é uma tendência humana que não pode ser completamente eliminada, as empresas precisam aprender a lidar com ela — direcionando seus esforços para maximizar a produtividade. 

Por exemplo, agendar uma reunião de planejamento para segunda-feira pode ser menos produtivo do que na sexta-feira, devido a vários fatores, incluindo a forma como nosso cérebro lida com tarefas no início e no final da semana. Além disso, as reuniões muito longas, como as de uma ou duas horas, podem esgotar a energia cognitiva de uma pessoa. "Depois de usar toda a sua energia em uma reunião ou em uma sequência de reuniões, essa pessoa provavelmente irá procrastinar porque está cansada", explica Christian.

"Você fica em reunião o dia inteiro e parece que não trabalhou", complementa Vitor Silvério, gerente de Parcerias Estratégicas da Robert Half. Isso ressalta a necessidade de equilibrar a carga de trabalho para evitar a sobrecarga mental, que geralmente leva à procrastinação.

Do ponto de vista individual, o primeiro passo para enfrentar a procrastinação é reconhecer que ela existe — e atrapalha. Ao tomar consciência dessa tendência, torna-se possível procurar soluções, como treinamentos ou coaching, para ajudar a superar essa barreira.

"Temos 4 mil semanas de vida, em média", calcula Christian. "Imagina se você desperdiçar 3 mil semanas com coisas inúteis". Esta reflexão destaca a importância de valorizarmos nosso tempo, utilizando-o de maneira produtiva e significativa.

Muitas vezes, um procrastinador pode ser alguém bastante produtivo, que se concentra em tarefas específicas, mas adia outras. Não é uma característica exclusiva das pessoas desorganizadas.

Existem vários métodos que as empresas podem adotar para ajudar os funcionários a lidar com a procrastinação. Um deles é o Método Pomodoro, técnica de gerenciamento de tempo desenvolvida por Francesco Cirillo no final dos anos 1980.
Seu nome foi inspirado em um timer de cozinha com a forma de um tomate (pomodoro em italiano). Essa técnica foi projetada para melhorar a eficiência e a produtividade, principalmente para pessoas que precisam realizar tarefas que demandam foco e concentração.

O método é simples e consiste em dividir o trabalho em blocos de tempo, geralmente de 25 minutos, chamados "Pomodoros". Eles são seguidos por intervalos curtos de descanso — de 5 minutos. Cada "Pomodoro" é uma unidade de trabalho concentrado, e durante esse período, você se concentra exclusivamente na tarefa em questão, sem interrupções ou distrações.

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Responsabilidade da empresa

Ao falar sobre procrastinação, frequentemente nos concentramos no profissional que adia tarefas, mas raramente consideramos os gestores que também podem procrastinar. Durante a pandemia, por exemplo, alguns gestores foram forçados a assumir uma postura mais ativa, apoiando suas equipes no ambiente de trabalho remoto, o que os ajudou a evoluir como líderes. Em contrapartida, aqueles gestores que insistiram em um rápido retorno ao trabalho presencial podem ter, de certa forma, procrastinado no desenvolvimento de suas habilidades de liderança à distância.

Existe um termo conhecido como "procrastiworking", que se refere ao adiamento de tarefas familiares em favor de outras mais estimulantes. Esta é uma outra faceta da procrastinação que pode ser abordada em um ambiente profissional para ajudar a aumentar a produtividade e o engajamento dos colaboradores.

A pandemia trouxe uma série de mudanças em nosso dia a dia, incluindo a fusão da vida profissional com a pessoal em um novo nível. Isto, por sua vez, levou a um aumento na procrastinação, já que agora temos um acesso mais fácil a elementos que normalmente nos desviam de nossas obrigações de trabalho, como o lazer, a família, ou mesmo os cuidados com os pets.

Uma pesquisa realizada com 2.100 CFOs revelou que 32% deles admitiram procrastinar devido ao uso da internet para fins não relacionados ao trabalho. Isto reflete como o prazer instantâneo pode levar ao adiamento das tarefas profissionais, um desafio que se tornou ainda mais presente com o advento do trabalho remoto.

"Não significa que antes da pandemia não houvesse procrastinação, mas a pandemia trouxe elementos novos de distração", explica Vitor. "Ela não apenas introduziu novos desafios, mas também intensificou a necessidade de um maior autocontrole e gestão do tempo", completa Christian.

Em casa, o nível de produtividade precisa ser mais alto. Precisa de organização para priorizar as tarefas importantes. Isso indica a importância de estabelecer rotinas de trabalho eficazes e estratégias de gerenciamento de tempo para combater a procrastinação no ambiente de trabalho remoto. Nesse cenário, a organização se torna uma ferramenta crucial para equilibrar as demandas do trabalho e da vida pessoal e para garantir que as tarefas essenciais sejam concluídas de maneira oportuna.

Liderança

Quando discutimos o conceito de procrastinação, muitas vezes focamos nos subordinados e negligenciamos a posição do líder. No entanto, esta é uma visão equivocada. O líder, mais do que ninguém, deve ser um exemplo de como evitar a procrastinação e manter um alto nível de produtividade.

"O líder precisa pensar no que ele quer de comportamento da sua equipe e adotar esse comportamento", afirma Christian. Ele acredita que a equipe é um reflexo do líder e, portanto, a liderança deve espelhar as atitudes que deseja ver em seus subordinados.

A pandemia trouxe desafios sem precedentes também para os líderes. Com a implementação do trabalho remoto, seja integral ou parcialmente, o papel da liderança foi significativamente ampliado e mais demandado do que antes. Isso forçou muitos líderes a saírem de suas zonas de conforto.

Este cenário exigiu uma mudança na abordagem da liderança: a transição da gestão por controle e comando para a gestão por desempenho. Desta forma, o papel da procrastinação na liderança foi desafiado. O líder que procrastina na transição para novas abordagens de gestão acaba por afetar a produtividade e o desempenho de toda a equipe. Portanto, é fundamental para os líderes reconhecerem e lidarem com a própria procrastinação para garantir a eficácia de suas equipes.

Ouça abaixo o episódio na íntegra.

Robert Half Talks

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