Os efeitos da procrastinação na vida profissional
A procrastinação é uma característica inerente ao ser humano, e todos somos propensos a adiar tarefas que consideramos complexas, demoradas, tediosas ou desconhecidas. Christian Barbosa, CEO da XGrow, argumenta que "aquelas pessoas que mostram mais coragem e obstinação são capazes de superar essa tendência, pois conseguem vencer o medo do desconhecido que leva à procrastinação".
Não se trata apenas de uma questão comportamental, mas também física e biológica. A maneira como nosso cérebro é estruturado tem um grande papel no nosso hábito de procrastinar. O cérebro humano é dividido em diversas partes, duas das quais são particularmente relevantes neste contexto: o córtex pré-frontal e o sistema límbico.
O córtex pré-frontal é a parte do cérebro que lida com o planejamento e a organização. É aqui que são concebidos nossos planos de longo prazo. Já o sistema límbico, por outro lado, está ligado à busca por prazeres instantâneos. Este sistema muitas vezes supera o córtex pré-frontal, nos levando a concluir tarefas rápidas que proporcionam satisfação imediata e a procrastinar aquelas que demandam mais tempo e esforço.
Portanto, compreender a dinâmica dessas duas partes do cérebro pode ser fundamental para entender e lidar com a procrastinação. Ao mesmo tempo, é importante lembrar que a procrastinação não é algo que pode ser completamente eliminado, mas um aspecto com o qual devemos aprender a lidar.
Como lidar?
Se a procrastinação é uma tendência humana que não pode ser completamente eliminada, as empresas precisam aprender a lidar com ela — direcionando seus esforços para maximizar a produtividade.
Por exemplo, agendar uma reunião de planejamento para segunda-feira pode ser menos produtivo do que na sexta-feira, devido a vários fatores, incluindo a forma como nosso cérebro lida com tarefas no início e no final da semana. Além disso, as reuniões muito longas, como as de uma ou duas horas, podem esgotar a energia cognitiva de uma pessoa. "Depois de usar toda a sua energia em uma reunião ou em uma sequência de reuniões, essa pessoa provavelmente irá procrastinar porque está cansada", explica Christian.
"Você fica em reunião o dia inteiro e parece que não trabalhou", complementa Vitor Silvério, gerente de Parcerias Estratégicas da Robert Half. Isso ressalta a necessidade de equilibrar a carga de trabalho para evitar a sobrecarga mental, que geralmente leva à procrastinação.
Do ponto de vista individual, o primeiro passo para enfrentar a procrastinação é reconhecer que ela existe — e atrapalha. Ao tomar consciência dessa tendência, torna-se possível procurar soluções, como treinamentos ou coaching, para ajudar a superar essa barreira.
"Temos 4 mil semanas de vida, em média", calcula Christian. "Imagina se você desperdiçar 3 mil semanas com coisas inúteis". Esta reflexão destaca a importância de valorizarmos nosso tempo, utilizando-o de maneira produtiva e significativa.
Muitas vezes, um procrastinador pode ser alguém bastante produtivo, que se concentra em tarefas específicas, mas adia outras. Não é uma característica exclusiva das pessoas desorganizadas.
Existem vários métodos que as empresas podem adotar para ajudar os funcionários a lidar com a procrastinação. Um deles é o Método Pomodoro, técnica de gerenciamento de tempo desenvolvida por Francesco Cirillo no final dos anos 1980.
Seu nome foi inspirado em um timer de cozinha com a forma de um tomate (pomodoro em italiano). Essa técnica foi projetada para melhorar a eficiência e a produtividade, principalmente para pessoas que precisam realizar tarefas que demandam foco e concentração.
O método é simples e consiste em dividir o trabalho em blocos de tempo, geralmente de 25 minutos, chamados "Pomodoros". Eles são seguidos por intervalos curtos de descanso — de 5 minutos. Cada "Pomodoro" é uma unidade de trabalho concentrado, e durante esse período, você se concentra exclusivamente na tarefa em questão, sem interrupções ou distrações.
Ao falar sobre procrastinação, frequentemente nos concentramos no profissional que adia tarefas, mas raramente consideramos os gestores que também podem procrastinar. Durante a pandemia, por exemplo, alguns gestores foram forçados a assumir uma postura mais ativa, apoiando suas equipes no ambiente de trabalho remoto, o que os ajudou a evoluir como líderes. Em contrapartida, aqueles gestores que insistiram em um rápido retorno ao trabalho presencial podem ter, de certa forma, procrastinado no desenvolvimento de suas habilidades de liderança à distância.
Existe um termo conhecido como "procrastiworking", que se refere ao adiamento de tarefas familiares em favor de outras mais estimulantes. Esta é uma outra faceta da procrastinação que pode ser abordada em um ambiente profissional para ajudar a aumentar a produtividade e o engajamento dos colaboradores.
A pandemia trouxe uma série de mudanças em nosso dia a dia, incluindo a fusão da vida profissional com a pessoal em um novo nível. Isto, por sua vez, levou a um aumento na procrastinação, já que agora temos um acesso mais fácil a elementos que normalmente nos desviam de nossas obrigações de trabalho, como o lazer, a família, ou mesmo os cuidados com os pets.
Uma pesquisa realizada com 2.100 CFOs revelou que 32% deles admitiram procrastinar devido ao uso da internet para fins não relacionados ao trabalho. Isto reflete como o prazer instantâneo pode levar ao adiamento das tarefas profissionais, um desafio que se tornou ainda mais presente com o advento do trabalho remoto.
"Não significa que antes da pandemia não houvesse procrastinação, mas a pandemia trouxe elementos novos de distração", explica Vitor. "Ela não apenas introduziu novos desafios, mas também intensificou a necessidade de um maior autocontrole e gestão do tempo", completa Christian.
Em casa, o nível de produtividade precisa ser mais alto. Precisa de organização para priorizar as tarefas importantes. Isso indica a importância de estabelecer rotinas de trabalho eficazes e estratégias de gerenciamento de tempo para combater a procrastinação no ambiente de trabalho remoto. Nesse cenário, a organização se torna uma ferramenta crucial para equilibrar as demandas do trabalho e da vida pessoal e para garantir que as tarefas essenciais sejam concluídas de maneira oportuna.
Liderança
Quando discutimos o conceito de procrastinação, muitas vezes focamos nos subordinados e negligenciamos a posição do líder. No entanto, esta é uma visão equivocada. O líder, mais do que ninguém, deve ser um exemplo de como evitar a procrastinação e manter um alto nível de produtividade.
"O líder precisa pensar no que ele quer de comportamento da sua equipe e adotar esse comportamento", afirma Christian. Ele acredita que a equipe é um reflexo do líder e, portanto, a liderança deve espelhar as atitudes que deseja ver em seus subordinados.
A pandemia trouxe desafios sem precedentes também para os líderes. Com a implementação do trabalho remoto, seja integral ou parcialmente, o papel da liderança foi significativamente ampliado e mais demandado do que antes. Isso forçou muitos líderes a saírem de suas zonas de conforto.
Este cenário exigiu uma mudança na abordagem da liderança: a transição da gestão por controle e comando para a gestão por desempenho. Desta forma, o papel da procrastinação na liderança foi desafiado. O líder que procrastina na transição para novas abordagens de gestão acaba por afetar a produtividade e o desempenho de toda a equipe. Portanto, é fundamental para os líderes reconhecerem e lidarem com a própria procrastinação para garantir a eficácia de suas equipes.
Lançado em outubro de 2021, o Robert Half Talks está disponível nas principais plataformas de áudio e agregadores de podcasts. Em um bate-papo inteligente e descontraído entre headhunters da companhia e grandes nomes do mercado, o Robert Half Talks será uma atração quinzenal, com o objetivo de levar aos ouvintes discussões relevantes sobre o futuro do trabalho e dicas de como se adaptar a um mundo em constante transformação.
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