14 Dicas de Etiqueta para reuniões virtuais

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Aumentou o uso de videoconferências nas comunicações empresariais, o que destaca a importância da etiqueta em reuniões virtuais. Entre problemas técnicos, atrasos de áudio e outros aspectos de reuniões com colegas em plataformas como Zoom e Microsoft Teams, há muitas oportunidades para contratempos. Alguns podem ser inevitáveis, mas outros podem levar colegas, clientes ou chefes a questionar sua habilidade técnica ou até mesmo seu profissionalismo.​

Portanto, manter-se atualizado sobre as melhores práticas em torno da etiqueta em videoconferências pode ser vital para sua carreira. Temos 14 dicas para reuniões virtuais que podem ajudar você a evitar problemas:

1. Certifique-se de que tudo funcione antecipadamente

Lidar com dificuldades técnicas é uma reclamação comum em videoconferências. Para evitar ao máximo esse problema, faça um teste de sua tecnologia - computador, aplicativos, câmera e microfone - para garantir que tudo esteja funcionando corretamente antes do início da reunião virtual. Você não quer atrasar o início da reunião porque ninguém consegue ver ou ouvir você.

2. Organize-se

Se você está liderando uma reunião por videoconferência, siga a agenda. É fácil perder o foco em uma reunião online, pois elas podem parecer mais informais, já que as pessoas que trabalham remotamente costumam participar de suas casas ou salas de estar. Para manter a produtividade e o foco, tente limitar os itens da agenda e enviá-los antecipadamente para os participantes.

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3. Esteja pronto para aparecer na tela

Para aqueles que trabalham em casa, em período integral ou alguns dias por semana, uma das melhores coisas é poder se vestir de forma mais casual. Mas a etiqueta em reuniões virtuais não deve ser levada tão levemente. Provavelmente, não é necessário usar terno (a menos que você seja um executivo ou esteja se reunindo com um), mas vista roupas profissionais e limpas e verifique sua aparência no espelho antes de iniciar a videoconferência. Você não quer que nada desvie a atenção do que você está dizendo. Além disso, se preparar para o trabalho pela manhã, como faria para um dia de trabalho presencial, pode ajudar a colocar você em um estado mental produtivo. E a etiqueta em videoconferências pede que você se vista profissionalmente da cabeça aos pés, mas se você estiver usando uma camisa profissional com calças de moletom, não se esqueça de sair completamente da reunião antes de se levantar.

4. Verifique seu fundo

O melhor fundo para reuniões virtuais é um ambiente relativamente neutro que não seja distrativo. Verifique se não há pilhas de louça suja ou roupas no fundo. Muitas plataformas de videoconferência permitem que você mude ou desfoque o fundo, se necessário. Além disso, verifique se a iluminação é adequada para que as pessoas possam vê-lo com clareza.

5. Fale claramente

Enuncie suas palavras e fale devagar durante as reuniões online. A qualidade da conexão à internet em casa pode variar, assim como a confiabilidade dos dispositivos. Lembre-se de que geralmente há um pequeno atraso quando alguém fala, então pause após fazer uma pergunta ou ouvir a resposta de alguém. É muito fácil interromper inadvertidamente outros participantes.

6. Olhe para a câmera

Durante as reuniões virtuais, há muita coisa para ver na tela: imagens de você e seus colegas, a apresentação principal ou a transcrição do bate-papo entre os participantes. Fora da tela, pode haver seu parceiro ou filhos andando pela casa. Mas não se distraia. Faça "contato visual" com os outros na reunião olhando para a câmera quando você estiver falando e ouvindo.

7. Tente se conectar em um nível pessoal

É importante demonstrar empatia e se conectar como seres humanos e não apenas como colegas de negócios. Os gerentes que lideram reuniões virtuais podem querer reservar um tempo no início (ou no final) para verificar como todos estão se sentindo.

8. Encontre um local tranquilo (se possível)

Idealmente, você estará em um ambiente com pouco tráfego onde possa fechar a porta. Se você não conseguir ter total privacidade para sua videoconferência, opte por uma área de sua casa onde é menos provável que haja outras pessoas. Explique aos colegas de quarto, parceiros ou filhos que você estará participando de uma reunião de trabalho e não poderá conversar com eles durante esse período. Se possível, coloque os animais de estimação em um quarto separado. E lembre-se de desativar as notificações em seu computador e dispositivos pessoais.

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9. Use the mute button

Não consegue encontrar um local tranquilo? Entre nas reuniões em modo de silenciar. E quando você não estiver falando, silencie o microfone para que as pessoas possam conversar sem ouvir seu cachorro latir sempre que um esquilo passar pelo quintal.

10. Preste atenção ao compartilhar sua tela

Se você está compartilhando sua tela durante uma reunião virtual, minimize o número de janelas e abas abertas para que seja fácil para os participantes verem sobre o que você está falando. Certifique-se de fechar documentos que você não deseja compartilhar e desative temporariamente quaisquer notificações de mensagens recebidas enquanto estiver apresentando. Algumas plataformas de videoconferência permitem que você compartilhe apenas uma janela específica em vez de tudo em sua tela, então use essa opção, se possível.

11. Limite a lista de participantes

O cansaço de chamadas de vídeo é real. Se você está organizando a reunião, convide apenas aqueles que realmente precisam participar. Grupos menores muitas vezes são mais engajados e produtivos em chamadas de vídeo.

12. Mensageie com cuidado

Esteja ciente ao enviar mensagens para participantes individuais durante as reuniões online. Se você estiver reclamando sobre alguém durante a reunião (o que você não deve arriscar fazer de qualquer maneira) e seu comentário for enviado acidentalmente para a pessoa errada ou para todo o grupo, você pode prejudicar relacionamentos e também sua reputação profissional.

13. Não faça várias tarefas ao mesmo tempo

Boa etiqueta em chamadas de vídeo significa resistir à tentação de verificar notícias, redes sociais, e-mails, mensagens de texto ou qualquer outra coisa que não seja uma emergência. É bastante claro quando um participante não está prestando atenção durante uma reunião por videoconferência. Além disso, é uma verdade universal que ninguém quer ver ou ouvir você comendo. Mesmo que seja hora do almoço, guarde o sanduíche ou petiscos para mais tarde.

14. Fique parado

Se você participar da reunião em um dispositivo móvel, evite caminhar ou se mover demais, o que pode fazer mais barulho do que você imagina e ser desorientador para os outros. Coloque seu dispositivo em algo estável e evite ficar mexendo.

Uma última dica sobre etiqueta em videoconferências: lembre-se de ser gentil e paciente com seus colegas durante as reuniões online. As pessoas têm diferentes níveis de conforto e habilidades quando se trata de estar em vídeo. Oferecer alguma assistência técnica ou tranquilidade, se necessário, pode ajudar todos a se sentirem apoiados e parte da equipe, mesmo quando não estão todos no mesmo local.