L’un des risques de la vie de manager est de vouloir tout faire soi-même. Pour garder le contrôle sur l’ensemble des tâches dont ils sont responsables, beaucoup de managers refusent en effet de déléguer ou ne le font que si ils y sont contraints. Pourtant, déléguer intelligemment des tâches est l’une des fonctions essentielles du manager et est l’une des conditions de sa performance. Déléguer permet en effet de se concentrer sur les tâches où l’on est réellement utile et de responsabiliser ses collaborateurs. Mais pour que la délégation d’une tâche soit réellement utile, il existe certaines étapes à respecter. En voici cinq.
1- Choisissez la bonne personne
L’un des savoir-faire indispensables pour bien déléguer une tâche consiste à déterminer quelle personne est la mieux indiquée pour réaliser chaque tâche. Pour choisir la bonne personne, vous devrez tenir compte de trois critères principaux :
- La capacité à exécuter la tâche : la personne a-t-elle les compétences nécessaires ?
- La charge de travail : la personne est-elle disponible ?
- L’intérêt dans la réalisation de la tâche : la personne sera-t-elle motivée par la tâche ?
-> La personne idéale à qui déléguer répond bien sûr à ces trois critères.
2- Fixez un objectif précis
La définition précise de la tâche est la part la plus importante de la délégation d’une tâche. Le collaborateur que vous avez choisi ne peut connaître en détail l’objectif de la mission que si vous l’exprimez clairement.
-> Pour évitez tout malentendu, assurez-vous qu’une version écrite de brief soit établie.
3- Conférez l’autorité nécessaire à la réalisation de la tâche
Si vous déléguez l’une de vos tâches à un collaborateur, celui-ci ne pourra la réaliser efficacement que s’il dispose également de l’autorité et des attributions nécessaire.
-> Prenez donc le temps de communiquer avec le reste de votre équipe pour rendre publique l’attribution de cette tâche et de l’autorité associée.
4- Limitez le micro-management
L’un des principaux pièges de la délégation de tâches réside dans l’excès de micro-management. Si vous déléguez une mission mais que vous cherchez à contrôler chacune des tâches intermédiaires nécessaires à sa réalisation, vous ne gagnez en réalité pas de temps puisque deux personnes sont mobilisées sur la même mission au lieu d’une. L’excès de micro-management est par ailleurs un facteur de tension entre vous et vos équipes. Une attention précise à chaque tâche de la mission est par ailleurs inutile si vous avez choisi la bonne personne.
-> Il vous faut donc faire confiance à vos collaborateurs.
5- Déléguez la tâche mais pas la responsabilité
Si vous déléguez une tâche, le fait qu’elle soit réalisée correctement reste de votre responsabilité en tant que manager. Votre capacité à choisir le bon collaborateur, à lui fixer clairement un objectif et à l’accompagner déterminent en grande partie la réussite de la mission.
-> En cas d’échec ou d’obstacle, il vous faudra donc endosser la responsabilité face à votre hiérarchie ou à un client.
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