A entrevista de desligamento é um momento delicado tanto para a empresa quanto para profissionais. Ao mesmo tempo, não podemos ignorar o valor de um momento como esse. Trata-se de uma prática que deve ser feita com todo cuidado pela companhia, além de proporcionar uma chance para o crescimento do negócio na totalidade.
Pensando na relevância desta prática, escrevemos este guia com instruções para fazê-la da melhor forma possível. Listamos também alguns motivos para entender a importância dessa entrevista. Por fim, daremos dicas de como aproveitar essa conversa para melhorar a instituição e auxiliar a pessoa colaboradora nesse momento complexo.
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“Ainda que indesejável, o desligamento de profissionais faz parte da realidade de qualquer ambiente de trabalho. A diferença está na forma como as equipes de RH realizam o processo”, comenta Marcela Esteves, diretora de recrutamento permanente na Robert Half.
A entrevista de desligamento é uma última conversa entre a pessoa colaboradora que sairá e um ou mais pessoas da equipe responsável pelo gerenciamento de pessoas. Um momento para dar o retorno sobre como se deu a participação desta pessoa durante o tempo em que esteve vinculada ao time.
Ao mesmo tempo, é uma oportunidade de ouvir o que essa pessoa também tem a dizer sobre sua experiência no local de trabalho. Trata-se de um espaço franco de fala e escuta, que vai muito além de uma formalidade empresarial.
Seja qual for o motivo da saída, é altamente recomendado que a entrevista de desligamento seja realizada com qualquer profissional que deixe a instituição. Ainda que o processo de demissão seja conflituoso, não existe justificativa plausível para simplesmente virar as costas e ignorar quem já participou ativamente de um contexto de trabalho.
“Todos sabem que a saída de profissionais costuma ser desagradável para pelo menos uma das partes, mas a entrevista de desligamento pode ser a última chance de fazer com que essa despedida ocorra da melhor forma possível”, ressalta Marcela.
“É a oportunidade de colocar alguns 'pingos nos is', conhecer melhor o contexto de trabalho e levar um pouco de conforto para quem passará por uma mudança delicada como um processo demissional.”
Muito mais do que uma formalidade, a entrevista de desligamento cumpre uma função importante tanto para o empregador quanto para a pessoa ex-colaboradora. É o momento de ser franco, onde ambas as partes podem compartilhar com maior liberdade suas impressões sobre a experiência de trabalho.
Sendo assim, destacamos aqui três funções principais da entrevista de desligamento. Por um lado, ela serve para a empresa absorver as críticas e pontos de vista de alguém que não estará mais presente para expressá-las.
Por outro lado, é de suma importância para auxiliar a pessoa que possivelmente está passando por um momento difícil e de luto. E, por fim, é uma chance também de transmitir para a pessoa ex-colaboradora críticas construtivas sobre sua passagem pela corporação, uma ação que realmente pode ajudá-la a crescer profissionalmente.
Ouça o que a pessoa desligada tem a dizer
Ao contrário de outras formas de feedback, a entrevista de desligamento se diferencia por ser uma situação onde a honestidade e clareza podem ser usadas mais livremente. Não podemos negar que, por melhor que seja o clima no ambiente de trabalho, ele acaba por inibir algumas opiniões por receio de represálias ou até mesmo por falta de tempo para manifestá-las.
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Propicie um processo de desligamento humanizado
Além dos benefícios para o crescimento do negócio, existe um aspecto da entrevista de desligamento que é tão ou mais importante: a humanização do processo demissional. Existem inúmeras razões para uma pessoa sair de uma companhia, algumas mais complexas de serem abordadas do que outras, principalmente quando é uma decisão tomada pela gestão.
Possivelmente essa pessoa enfrentará momentos difíceis pela frente, seja pelo desemprego iminente, desapontamento com as expectativas criadas sobre seu futuro na empresa ou até mesmo com o próprio desempenho. Podemos perceber então que se trata de uma situação muito mais penosa para quem está saindo do que para a instituição, que provavelmente continuará existindo mesmo com a perda de algumas pessoas colaboradoras.
Sendo assim, é extremamente necessário que a organização em questão saiba acolher essa pessoa nesse momento delicado, ao invés de torná-lo ainda mais doloroso. É essencial que a equipe de RH consiga ouvir todas as suas reclamações e sentimentos com muita atenção e respeito, demonstrando uma preocupação não apenas mercadológica, mas também com os direitos e a dignidade de quem um dia já contribuiu com o espaço.
Transmita à pessoa ex-colaboradora uma avaliação crítica construtiva
Ainda nesse contexto de auxiliar aquela que está sendo desligada, a entrevista é o momento para gestores comunicarem, de maneira honesta e respeitosa, todas as impressões deixadas enquanto trabalhava na empresa.
Aqui, vale ressaltar a importância de que esse encontro seja realmente frutífero, despido de confrontos diretos e acusações. Procure ser claro e sintético, retornando à pessoa uma avaliação sobre as habilidades ou competências técnicas que lhe faltam, ou que podem ser melhoradas.
Provavelmente, algumas dessas observações já tenham sido transmitidas antes, portanto não é necessário se estender sobre um assunto que já foi discutido e pode apenas gerar divergências inoportunas. Também é possível que a pessoa em questão não esteja tão disposta a ouvir, ou esteja ainda em uma postura agressiva, podendo até mesmo se recusar a participar desta última reunião.
Em qualquer um dos casos, o importante é que a equipe de RH jamais assuma uma postura agressiva ou de embate com a pessoa que está sendo desligada. Mesmo que as razões sejam justas, o papel de bons gestores é demonstrar tranquilidade e manter uma escuta profissional e cortês.
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A saída de uma pessoa colaboradora pode ocorrer por diversos motivos, seja por uma necessidade da gestão ou por iniciativa própria. Em qualquer caso, é recomendado que essa pessoa participe de uma entrevista antes de seu desligamento definitivo da corporação, seguindo diretrizes técnicas e éticas adequadas.
A seguir, listamos alguns dos principais motivos que justificam a manutenção desse método pela equipe responsável. Se sua companhia ainda não tem essa prática em sua rotina, pode ser uma boa hora para conhecer os princípios que a regem.
Do ponto de vista da empresa
Oportunidade de identificar problemas organizacionais ainda não observados;
Demonstra o valor que a companhia dá para suas pessoas, colaboradoras e ex-colaboradoras;
Melhora a imagem da companhia como um espaço de trabalho humanizado;
Facilita o processo de desligamento e contratação de novas pessoas;
Evita conflitos posteriores por questões trabalhistas mal resolvidas;
Esclarece para ambas as partes os motivos para o desligamento em questão;
Evita a propagação de mentiras e boatos sobre a empresa;
Alinha a instituição às normas e preceitos éticos esperados por qualquer organização de qualidade;
Ajuda a evitar a alta rotatividade de pessoal;
Do ponto de vista da pessoa colaboradora
Tem o potencial de transmitir conforto para quem provavelmente enfrentará um processo de luto;
Gera um sentimento de respeito e de que a pessoa não está sendo simplesmente abandonada pela empresa, agora que não estará mais lá;
Possibilita crescimento profissional por meio de um retorno construtivo sobre sua participação;
Elimina dúvidas ou confusões sobre os eventuais motivos da saída;
Dá à pessoa colaboradora uma boa impressão da organização em que já trabalhou;
Propicia uma chance de ser ouvida, onde pode expressar honestamente seus sentimentos e observações sobre a experiência de trabalho.
Antes de tudo, é necessário que sua empresa garanta que esse procedimento efetivamente ocorra! Nem sempre é possível ter esse momento com a pessoa colaboradora a ser desligada, mas isso deve ser a exceção, e não a regra. Infelizmente, algumas companhias desprezam o valor de uma conversa franca com quem está se retirando do negócio, o que pode ser bastante prejudicial tanto em termos de crescimento quanto na imagem pública da instituição.
Ao mesmo tempo, também é bastante comum que a organização tenha o procedimento como prática, mas que o faça de modo equivocado ou até mesmo desrespeitoso. Pensando nisso, aqui estão algumas dicas essenciais para que a entrevista de desligamento seja feita de modo satisfatório.
Garanta que ela ocorra em um espaço privativo e confortável
Parece óbvio, mas vale ressaltar a importância de escolher bem o espaço físico onde a conversa ocorrerá. Nem sempre as empresas têm salas próprias para o feedback nas relações de trabalho, o que por si só já pode ser um problema. Ao mesmo tempo, alguns negócios menores não conseguem deixar uma sala reservada unicamente para as entrevistas.
Assim sendo, o mais importante é que a conversa ocorra em um espaço isolado, preferencialmente em uma sala fechada. Desligar uma pessoa colaboradora já é uma situação difícil o suficiente para ainda torná-la mais desconfortável.
Escolha um lugar arejado se possível, mas com isolamento sonoro o suficiente para que o que for dito ali dentro não seja ouvido nos ambientes próximos. Como a conversa pode se alongar por um tempo, pode ser uma gentileza interessante disponibilizar água ou café.
Deixe a pessoa falar livremente
Ainda que seja muito importante que a gestão também tenha espaço para expressar suas impressões, o foco daquele momento é a pessoa colaboradora que será desligada. Portanto, ela deve ter a oportunidade e o tempo necessários para dizer tudo o que considerar necessário.
Do ponto de vista de alguém que veste a camisa da empresa, nem sempre é fácil ouvir algumas “verdades” sobre o que está acontecendo ali dentro. Ao mesmo tempo, um princípio básico da pessoa profissional de recursos humanos é conseguir manter-se isenta e neutra naquele momento, transmitindo segurança para que a outra parte consiga se manifestar.
Para facilitar seu aprendizado, fizemos este pequeno apanhado com orientações relevantes e perguntas comuns sobre o processo de desligamento. Caso tenha sugestões ou outras dúvidas, você pode comentar neste post, nos ajudando a fomentar uma discussão tão importante.
Quem deve estar presente no momento da entrevista?
Além da pessoa colaboradora desligada, o ideal é que esteja presente o menor número de indivíduos possível. Uma entrevista de desligamento em que vários profissionais e gestores estão presentes pode ser muito intimidadora para alguém que provavelmente já está em uma posição fragilizada.
Lembre-se de que se trata de uma entrevista de desligamento, não uma reunião de desligamento. Sendo assim, o formato mais comumente utilizado é o de duas pessoas presentes: a pessoa do RH ou gestora responsável e a pessoa que está saindo da empresa.
Caso julgue necessário, é possível ter também a presença de um profissional que seja indispensável para auxiliar no momento ou mesmo para registrar pontos importantes da conversa. Mas evite colocar frente a frente pessoas que tiveram problemas ou participaram de alguma forma da questão que gerou o afastamento. Não é responsabilidade da empresa, e até mesmo arriscado, promover conciliações dessa forma.
Qual o tempo de duração deste momento?
Não existe um padrão estipulado sobre o tempo de duração das entrevistas. Dependendo do caso e da disposição da pessoa colaboradora, elas podem ser mais curtas ou mais longas. Em média, espera-se que seja uma conversa que dure entre trinta e cinquenta minutos. De qualquer forma, é fundamental deixar bem claro para a pessoa ex-colaboradora que ela pode utilizar o espaço para dizer tudo o que quiser, e com franqueza.
Vale ressaltar que uma entrevista de desligamento é um processo inteiramente diferente de uma comunicação de demissão. É muito comum que o momento da comunicação seja inesperado e desagradável para quem recebe a notícia. Portanto, também é natural que a pessoa fique triste, abalada ou até mesmo com raiva nessa ocasião.
Em que momento a entrevista de desligamento deve ser realizada?
Sobre isso, vale ressaltar que uma entrevista de desligamento é um processo inteiramente diferente de uma comunicação de demissão. É muito comum que o momento da comunicação seja inesperado e desagradável para quem recebe a notícia. Portanto, também é natural que a pessoa fique triste, abalada ou até mesmo com raiva nessa ocasião.
Sendo assim, seria até desrespeitoso com a pessoa fazê-la conversar sobre o assunto nessa circunstância. Por isso, recomenda-se que a entrevista de desligamento seja feita em outro dia, preferencialmente em uma data em que ele já tenha tido algum tempo para acalmar seus ânimos e refletir sobre sua experiência e possa, então, se manifestar de maneira madura e mais organizada.
Salientamos também que em hipótese alguma a pessoa deve ser obrigada ou se sentir coagida a participar de uma entrevista de desligamento. A decisão de comparecer a esse momento é inteiramente dela, cabendo à empresa apenas o papel de convidá-lo cordialmente.
De que forma o anonimato deve ser mantido?
De modo geral, o sigilo e o anonimato devem ser preservados de todas as formas. É importante informar à pessoa colaboradora que o que será dito não será transmitido para o restante da empresa. A confidencialidade é um elemento básico da ética de profissionais de RH; qualquer indiscrição nesse sentido pode prejudicar a empresa.
Ao mesmo tempo, é essencial que o que for aprendido com a experiência da entrevista de desligamento seja aproveitado para melhorar o ambiente de trabalho. Portanto, cabe aos profissionais de RH manter em segredo informações como nomes de pessoas e situações comprometedoras relatadas pela pessoa que está saindo e pela equipe que permanece.
Além de um processo respeitoso com a pessoa colaboradora que está saindo, a entrevista de desligamento oferece uma oportunidade valiosa para corrigir falhas e criar soluções para problemas enfrentados pela empresa.
De fato, é uma chance de ouro para ouvir um ponto de vista muito sincero sobre os processos internos da companhia. No entanto, para isso acontecer, a entrevista precisa estar aberta tanto para ouvir com atenção quanto para transformar o que foi ouvido em melhorias organizacionais.
Implemente o que foi aprendido com as entrevistas de desligamento
O dia a dia no ambiente empresarial pode ser muito agitado e inconstante. Existe uma tendência de que os processos cotidianos sejam tão intensos que isso acabe impedindo que os gestores desenvolvam mudanças importantes nas práticas de trabalho.
Essa tendência deve ser veementemente combatida. Por exemplo, questões importantes apontadas nas entrevistas de desligamento podem ser simplesmente arquivadas na documentação da pessoa colaboradora e nunca mais consultadas. De que adianta ter todo o trabalho de fazer uma entrevista se não aproveitamos em nada seu potencial?
Portanto, é primordial que a empresa estabeleça um trabalho em rede eficaz, para as informações absorvidas serem filtradas e direcionadas para os gestores responsáveis pelas decisões organizacionais.
Apesar de ser um momento de escuta, é interessante também desenvolver um olhar para perceber o que há de mais relevante na fala da pessoa que está saindo. Do ponto de vista da organização, alguns aspectos são constantes em todos os casos e devem ser identificados e avaliados a fundo. Podemos citar:
A percepção da pessoa sobre os relacionamentos interpessoais vivenciados e como se estabeleciam os processos de comunicação;
Sua avaliação sobre a qualidade do serviço oferecido pela empresa;
O nível de satisfação e acolhimento experimentados enquanto trabalhava na organização.
É responsabilidade da liderança conduzir a entrevista, conduzir a entrevista, direcionando as perguntas conforme os assuntos que devem ser abordados. Uma dica útil nesse sentido é estabelecer um questionário a ser utilizado mais como referência pelo entrevistador.
A entrevista de desligamento não deve ser uma simples avaliação baseada em uma lista de perguntas padrão. O questionário deve ficar nas mãos do gestor, ou apenas ser lido por ele antes de iniciar o atendimento, servindo apenas como orientação para que os pontos mais importantes sejam tocados na conversa.
Aqui está uma lista de perguntas que podem ser adaptadas na hora da entrevista de desligamento:
Como você avalia a organização em termos gerais?
Como enxerga a equipe ou time em que estava inserido?
Quais foram os problemas enfrentados por você durante sua passagem pela empresa?
Que falhas e críticas observadas você gostaria de pontuar?
Quais foram os pontos positivos da companhia observados por você nessa trajetória?
Como avalia as relações interpessoais e o clima do seu ambiente de trabalho?
O que você tem a dizer sobre o trabalho dos seus gestores diretos e indiretos?
Você classificaria sua experiência geral aqui como satisfatória ou insatisfatória?
Recomendaria outra pessoa, amigos ou familiares, para trabalhar aqui?
As perguntas podem variar muito em cada caso, sendo válido evitar uma padronização para todas as entrevistas de desligamento. Durante a conversa, podem surgir novas perguntas ou até mesmo algumas que não caberiam no caso específico daquela pessoa colaboradora.
Agora que você já tem clareza da importância desse procedimento e das orientações gerais de como realizá-lo, vamos destacar alguns benefícios que podem ser gerados para a empresa com a execução adequada da entrevista de desligamento:
Conhecimento aprofundado sobre questões internas que poderiam estar passando despercebidas e promovendo a não retenção de talentos no futuro;
Subsídios para transformar o que foi aprendido em políticas de trabalho que efetivamente melhorem a qualidade de vida das pessoas colaboradoras;
Possibilidade de amenizar uma situação conflituosa tanto para o empregador quanto para a pessoa demitida;
Demonstração de respeito com os princípios éticos e de dignidade humana;
Otimização do processo de recrutamento de novos colaboradores a partir da identificação do que precisa ser melhorado nas equipes.
Com a conclusão da leitura, você já sabe tudo o que precisa para desenvolver uma entrevista impecável e que gere retornos positivos para todos os envolvidos no processo de desligamento. Basta agora implementar o que foi aprendido no seu ambiente de trabalho.
Como ressaltado durante o texto, cada situação exigirá um manejo diferente do profissional de recursos humanos para realizar a conversa, mas existem alguns princípios éticos e de formatação que sempre devem ser observados. Ao mesmo tempo, cada contexto de trabalho tem suas particularidades e desafios próprios, portanto sempre será necessário adaptar o que foi aprendido para a realidade específica.
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