Resolver um problema, divulgar uma informação ou 'brifar' a equipe: seja qual for o propósito, é essencial que uma reunião seja produtiva e ajude a consolidar o grupo. Daí a importância de organizar este tempo coletivo com atenção e rigor.
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Vai organizar uma reunião de equipe? Comece respondendo as seguintes questões:
Qual o motivo da reunião?
Por que a mobilização da equipe é necessária?
Depois desta primeira reflexão, você pode priorizar os temas e definir a ordem do dia, os principais pontos e o tempo da reunião.
Os membros do seu time são os primeiros interessados. Além de informá-los sobre o tema em geral, solicite a eles alguns dias antes da reunião:
Se querem abordar ou aprofundar alguns temas.
Se deveriam refletir sobre alguma questão específica.
Se deveriam preparar um resumo das atividades recentes ou dos resultados obtidos.
Uma reunião de equipe deve ser eficaz. Jeff Bezos, fundador da Amazon, possui o que chama a "regra das duas pizzas". Quando mais participantes tiver, menos uma reunião será produtiva e criativa. Duas pizzas devem ser suficientes para saciar todo o grupo.
Controle a evolução da reunião, para que os participantes não se dispersem e o encontro não dure mais do que deveria.
Introdução: comece falando sobre o contexto do encontro, temas a serem abordados e como a reunião será realizada.
O gestor precisa encorajar os membros da equipe a tomarem a palavra e adotarem iniciativas.
Lembre-se de fazer pausas eventuais se a reunião durar mais de uma hora e meia ou duas horas.
Ao concluir, retome os grandes temas e decisões que foram tomadas. Finalize com lembretes sobre prazos e datas de novas reuniões, por exemplo..
Para ganhar tempo durante a reunião, junte e analise todos os documentos que irão te apoiar: dados do marketing, resultados comerciais e amostras de produtos, por exemplo. A apresentação no Power Point, por exemplo, deve ser sucinta e clara e poderá servir de apoio.
Quando a reunião acontecerá? O planejamento de reuniões também deve ser bem-sucedido: escolha um momento em que há menos atividade e em que os membros da equipe estão focados e dispostos. O melhor seria entre 8h30 e 9h30.
Mas, sobretudo, evite ao máximo marcar o horário após o almoço. Em relação ao local, uma sala de reuniões é o mais adequado. Da mesma forma, uma configuração U clássica é favorável ao intercâmbio, visibilidade e interação. A preparação eficaz prepara o caminho para uma reunião participativa bem-sucedida e ações produtivas.
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